郑明彪

ERP环境下企业财务内部控制的改革和完善

郑明彪

随着ERP技术在企业中的广泛运用，既为企业带来了诸多的利好——经营管理的效率和效益，但也对企业自身特别是财务的内部控制提出了更高的要求，对于在ERP环境下衍生出来的诸多企业财务管理问题，急需通过组织架构调整、内控制度监管、新型人才培养、绩效审计完善、企业文化塑造等方面进行改革和完善，保证企业财务管理健康运行，切实提高企业生产效益。

ERP；企业财务；内部控制

一、引言

随着ERP系统的广泛应用，企业的运营管理更加科学有效了，进而很大程度上提升了企业的效益和效率。然而，同时它又是一把双刃剑，在为企业带来诸多利好的同时，不仅对企业的运作管理提出了更高的要求，也会因为系统局限、与企业融合、运作管理给企业带来巨大的风险。因此，如何用好ERP系统，让它真正成为企业营利与内部稳定的重要武器；如何规避ERP系统可能给企业带来的各种风险，保证企业健康运作，是一个重要的课题。

二、当前ERP环境下企业财务内部控制存在问题

（一）ERP系统与企业原有财务管理体系不匹配

作为一个“嵌入式”的服务平台，ERP系统存在与原有财务管理体系不匹配的问题，包括：首先，观念上的不匹配，ERP的信息化管理理念对传统的企业财务管理理念带了非常大的冲击，企业固有的管理者要转变观念、接受新事物需要一个过程；其次是组织架构的不匹配，作为一个“新事物”，原有的组织架构并没有为它预留位置，它的进入必须重整原有的组织架构；最后，执行上的不匹配，企业财务管理涉及企业方方面面，在理论上ERP系统是切实可行的，但是真正实施起来，他需要和各个部门、各个操作流程相结合，匹配难度大，尤其是在与集团公司的匹配上难度更大。集团公司因为企业规模庞大、经营管理方式复杂多样、组织架构体系庞杂、辐射地域跨度大等特点，这种复杂性、多样性，对ERP的匹配性提出了更高的要求。

（二）企业对ERP系统下的财务管控不严密

在ERP系统操作过程中，对企业财务管理提出了更高的要求，特别是在企业的财务管控存在管控不严密的：一是职务安排上的不严密，企业职务的安排存在“不相容的职务”，即如果只由一个人来担任（比如会计、财务和审核人员），存在出现错误和作假行为的职务，这在财务管控上尤为明显，很多企业为了节省人力成本在财务管理上并没考虑到这部分；二是在权限管控上的不严密，在ERP系统中不同岗位有不同的操作权限，用于控制会计信息化健康运作，但是往往在权限开通上没有执行“职责分离”的原则。

（三）企业缺少ERP系统下的财务风险预防意识

当前部分运用ERP系统的企业，认为ERP系统设计合理，对企业非常有用，觉得这种信息化的技术管理比人工管理科学多了，不容易出现问题，乃至于很多企业只愿意进行第一次的系统开发，没有及时的针对系统进行更新换代，一旦发生事故，就会不可控制。

（四）企业员工在ERP系统管理、应用上能力不足

刨除ERP系统本身的局限性和操作流程管控的问题，在企业财务管理内部控制上的另一个大问题是“人”，这个“人”包括两类，一是ERP系统专门管理人员，二是ERP系统管理下的企业员工，都存在能力不足的问题。一方面，企业财务管理的ERP业务人员大部分并不能全部运用ERP的强大功能，也没有跟上系统更新的脚步，无法操控庞大的企业财务体系（比如之前提到的集团公司）；另外一方面，大部分企业员工更多关注地是自己手上的业务，认为ERP系统管理、财务管理、内控制度是财务人员、管理人员的事情，对ERP系统根本不了解，导致内控制度不管多么完善，都无法实施并发挥作用。

三、完善ERP环境下企业财务内部控制的对策和建议

（一）加强企业改革，提高ERP系统和企业财务管理的匹配度

要通过改革在执行中提高匹配度。一般来说，很难通过一次性的改革就能够彻底解决ERP系统与原有财务管理体系的不匹配问题，特别是庞大复杂的集团公司，需要再“实践——改革——实践”这样一个循环往复的过程里不断增进彼此的融合，进而提高双方的匹配度，最后达到企业员工、组织架构、ERP系统、财务管理多方契合。

（二）严把流程管理，增强ERP系统财务管控严密性

1.多方监督，促进相互制衡。要加强ERP财务管理的职务安排调整，特别是对“不相容性职务”，就不能只有1人担任，必须设置“操作者”、“监督者”两个角色，不能完全依靠企业员工的自觉性；除此之外，还要构建起部门之间沟通、合作、监督的机制，不能只是部门内不同人员的相互监督，需要建立起跨部门的监督体系，形成部门之间、部门之内多方监督、相互制衡的局面。

2.职责分离，明确权限管理。ERP系统的应用，其实要求的是更加精细化的分工与管理，特别是在财务管理上，更需要注意“职责分离”，简单的说就是，如果一名员工请求开通某功能的权限，那么使用这个功能的对象只有这名员工，而不是与这名员工扮演相同角色、相同职位的所有员工，只有这样才能最大程度上限定相关权限不会被轻易泄露或者更改，更不能出现密码人人知道、权限人人可用的局面，必须严格把控。

（三）培育风险意识，做好ERP系统财务管理风险防控

1.开展风险讲座，做好风险预防工作。做好ERP系统财务管理的风险防控，必须做在前头，不能够等发生事故了再去挽救，那样对企业的伤害是巨大的，因此需要可以通过讲座、比赛等方式不断提高ERP系统操作人员的专业技能，传输风险意识。另外，需要针对ERP系统进行及时的更新，减少因为系统漏洞带来的相关风险，让企业员工树立警惕ERP系统风险的意识。

2.关注技术风险，制度应对计划。企业在实施ERP系统过程中，面临的一个很大的风险是来自于计算机的硬件和软件破坏，因此对于这种可预见的、概率性的风险，需要提前做好预防工作，包括通讯、水电、网络、病毒等方方面面的预防工作，并做好相关备份。另外，需要制定灾害应对计划，当灾害发生时，如何最大程度上降低灾害带来的损失。

（四）开展专门培训，提升企业员工ERP系统管理、应用能力

要开展针对ERP系统操作的培训。分别针对ERP系统专门管理人员、ERP系统管理下的企业员工这两个人群开展针对性的ERP系统操作培训。针对前者，需要开展最新的ERP系统操作技能培训，建立一个高素质的ERP操作管理人才，指导整个企业的ERP系统开展；针对后者，开展普及性的ERP应用培训，把ERP财务管理系统和企业员工的业务板块相结合，真正意义上把两者结合起来，避免相互脱离。

四、结语

毫无疑问，ERP环境下的财务管理更加高效率，也为企业发展发挥了非常大的作用，但是如果运用不好就会适得其反，只有一开始就思考如何让ERP系统与财务内部控制相结合、在实施中严格控制操作流程、梳理防微杜渐的风险意识、建立一支高素质的ERP操作人才，才能让ERP系统真正为财务管理服务，为企业服务。一言概之，ERP环境下企业财务内部控制的改革和完善值得每一个企业去研究、去总结。

[1]赵娜.胜利油田ERP环境下的财务内部控制评价研究[D].中国石油大学,2013.

[2]马志娟,朱瑜慧.如何完善ERP环境下的企业内部控制——以盛威尔青岛分公司为例[J].财务与会计：理财版,2013(1).

（作者单位：泉州工艺美术职业学院）