摘要：相对于纸质文件来说，电子文件极大地提高了我们的查询速度和工作效率。然而，伴随着网络化的出现，电子文件自身的优势也变成了它的弊端，并影响着电子文件的发展，保护电子文件的安全显得尤为重要。

关键词：电子文件； 管理问题； 保护对策

中图分类号：G648 文献标识码：B 文章编号：1672-1578（2016）05-0002-01

1.网络安全对策

网络化环境中系统的安全问题，必须从技术上着手，采取多种专业技术来防止电子文件信息的泄密，保护电子文件信息安全的策略主要有防黑客技术、防病毒技术、数据备份加密等技术。

1.1防黑客技术。

1.1.1身份认证。身份认证是一种保障电子文件信息真实性的重要手段。它是某一用户进入系统后的第一道防线。身份验证就是系统可以密码或特征信息等对用户的真实身份进行确认，它只会对确认了身份的用户给予相应的访问权限，如增加、删除、修改等，否则予以拒绝，这在一定程度上会限制了黑客的随意入侵，同时对操作权限的限制也避免了操作人员的泄密或者不规范的操作。

1.1.2数字签名。数字签名采用的是公开密钥体制下的加密措施，发方利用自己不公开的密钥对发出的电子文件进行加密处理，生成一个数字签名，与电子文件一起发出，以此来保证信息的安全性，而收方会用一个公开的密钥运用公开的算法解码检验数字签名是否与传输的一致，从而提高电子文件的真实性和信息的安全。

1.1.3设置防火墙。防火墙技术实为一项隔离技术，其任务是防止外部未经授权的用户进入内部网或专用网，当防火墙成为内外部网络的唯一信息通道时，即它可以为这一信息通道发挥最大的防护功能，因此防火墙的位置非常特殊，它会成为内外部网络间所有的网络信息流的必经之地，所以设置防火墙既可以隔离风险区域与安全区域的连接，同时也会阻碍用户对风险区域的访问。

1.2防病毒技术。在计算机中存在的一种具有破坏性的程序，可以通过克隆自身将破坏性程序传染给更多的计算机，该程序即为网络病毒。对计算机病毒应采取先进的防病毒技术，同时配置防病毒卡和查杀病毒的软件，严禁使用来历不明的软件进入操作系统，为电子文件的使用营造一个良好的机房环境。

1.3数据备份，并加密。

1.3.1备份技术。缩微和光盘技术是文件资料进行备份的重要技术措施。缩微技术是采用专门的设备、材料和工艺把文件资料以缩小影像的形式拍摄记录在胶片上，经加工制作成缩微品保存和使用的技术。缩微技术的明显特征是标准化程度高，缩微胶片使用保存寿命长，缩微胶片存储文献资料的安全性也非常高，许多国家已开始使用并确立了缩微胶片的法律地位。光盘技术是指将文件资料以缩小影像的形式刻录在光盘上，它与缩微技术的应用有很多相似之处，相对于缩微技术：它的优点在于设备费用比较低，检索速度快，存储量较大，同时还可以还原色彩，但它也有明显的缺点即发展太快导致稳定性差，读取信息对软硬件依赖性强，保存期限短，特别是光盘系统的可编辑性差，使其法律凭证效力还无法认定。

1.3.2加密技术。采用加密技术可以保证电子文件内容的保密性。电子文件的加密方法有很多种，如在传输过程中采用"双密钥码"进行加密。网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥：一个是可以公开的加密密钥，一个是严格保密的解密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方只用自己知道的解密密钥解密，这样任何人都可以利用公开密钥向收方发文，而只有收方才能获得这些加密的文件。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从截获的密文中解出原文来，这对于传输中的电子文件具有很好的保密效果。

2.管理安全对策

七分管理，三分技术，文件的管理贯穿整个安全防范体系，是安全防范体系的核心，管理是单位网络安全的核心，技术是安全管理的保证。只有制定完整的规章制度、行为准则并和安全技术手段合理结合，电子文件管理的安全才会有最大的保障。

2.1管理人员对策。

2.1.1加强安全管理力度，健全管理制度。每个单位都应建立一套科学、合理、严密的电子文件全过程的管理制度，做到有章可循、有据可查，使电子文件的管理如同纸质文件一样，达到标准化、制度化、规范化。如：制订机房管理制度、各类人员职责分工明确、安全保密规定、安全防护记录等一系列的制度，保证各部门安全、高效地运作。

2.1.2加强安全防范意识，提高相关人员素质。培养或培训一支精通网络技术和管理的队伍，来保证网络化管理安全、平稳、正常地运行，同时加强对电子文件的制作者和管理人员的教育，使他们增强对信息的主体意识、获取意识、更新意识，培养他们忠于职守的品质、认真负责的精神、一丝不苟的工作作风、精益求精的技术水平，引导他们自觉安装防病毒软件，定期自动更新操作系统，对不熟悉的软件不要轻易安装。

2.2电子文件管理对策。

2.2.1保证环境的安全性。一般情况下，电子文件是单独存贮在磁、光介质上的，因此要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，如环境温度应严格控制在14℃～24℃之间，相对湿度控制在45%～60%之间；存放载体的柜架及库房也应达到有关标准，如：载体应置于盒中，直立排放，避免大量堆叠、相互挤压，并存放在避光、防尘、防霉、防虫、防雷电、防变形的地方；使用时要正确拿放光盘，保持读写面的清洁，软磁盘、磁带亦要轻拿轻放，不要在载体读写面留下指纹，避免各种划伤。

2.2.2保证操作的规范性。不规范的操作会损害电子文件的使用寿命，因此在使用的过程中必须规范操作程序，如防止随意关机和频繁启动计算机，保持电源稳定，避免因操作不当而造成计算机上的电子文件信息丢失等。以上这些措施，对于证实电子文件内容的真实、可靠，保证电子文件在存贮、传输过程中的安全性、保密性，防范对电子文件的非法访问和随意改动，都具有良好的效果。

3.电子文件自身对策

3.1保护载体的安全。在对电子文件进行整理和因软硬件平台发生改变而对电子文件实行格式转换时，要特别注意防止转换过程中的信息失真。对电子文件要定期进行安全性、有效性检查，发现载体或信息有损伤时，要及时采取维护措施，进行修复或拷贝。

3.2防止改动的措施。在许多软件中我们都可以将文件设置为"只读"状态，在这种状态下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。这种记录方法可以有效地防止用户更改电子文件的内容，从而保持电子文件的原始性和真实性。

总之，伴随着社会的进步，计算机技术日新月异的发展，电子文件会变得越来越重要，而其信息的安全问题也显得尤为重要。在这个开放的网络环境，面对技术挑战，我们只有不断提高自身的技术水平来防止各种可能出现的技术问题，同时不断强化内部的管理体制，提高自身素质，以保障电子文件的信息安全和长期的有效使用。

参考文献：

[1]安琪：电子文件及其管理[J].中国档案，1998（2）.

[2]李桂兰，王少先：计算机网络安全问题初探[J].辽宁工程技术大学学报（社会科学版），2004（4）.

[3]邱晓威：电子文件与电子档案的管理问题与对策[J].中国档案，1992（2）.

[4]吴雁平：电子政务环境下的电子文件管理[J].办公室业务，2003（3）.

作者简介：

张德艳（1995.03-），女，西北师范大学文学院，甘肃省民勤人，大学本科学历，语言文学方向。