王芹海阳市环境卫生管理处

探析实现环境档案管理电子化与信息化的必要性

王芹
海阳市环境卫生管理处

摘要：实现环境档案管理的电子化与信息化是社会发展、拓展服务领域、提高工作效率、与办公自动化系统接轨以及实现信息资源共享的必然要求，需要多措并举：树立创新理念，提高工作人员的素质和技术水平，完善制度体系。

关键词：环境档案；电子化；信息化；必要性

传统的环境档案管理存在诸多不足，面对信息技术不断更新的形势，其必将向电子化、信息化的方向发展。本文将结合实际工作经验，对环境档案管理电子化与信息化的必要性这一问题进行探究。

一、档案管理面临的问题

1.1对档案管理信息化、电子化的认识水平低

也许在很多人看来，档案的电子化、信息化只是将各种文档存储于网络平台及电子设备中，这种想法是再简单不过的浅层次认识；甚至还有人认识程度不够，对档案管理的电子化、信息化持怀疑态度，不觉得这种做法能起到便利作用；大家习惯于以往的纸质档案管理，并不太接受新时期的档案管理的电子化、信息化。由于以上问题的长期存在，人们的思想认识得不到更新，从而滞后了档案管理的电子化发展。

1.2档案管理人员的工作水平不够

在环境档案的管理工作中，要想实现电子化、信息化的程度，就必须具备高水平的技术人员。只会简单的计算机操作，是远远不够的，还应同时具备高层次的知识水平与超强的技术水平。就目前的社会现状来看，在档案管理方面，技术人员的素质能力是达不到高水平标准的，更缺乏档案、信息处理方面的复合型人才。可以说，技术人员水平的参差不齐，直接导致了环境档案管理的电子化、信息化水平较为低下。

1.3缺乏规范性的管理

任何一个部门的管理都离不开规范的标准条例，就档案管理而言，为了促进电子化、信息化的管理，需要具备规范、标准的管理工作。在历史原因的影响下，分门别类的档案在著录细则上存在着不能相容的特点，系统软件的移植性不强，档案的管理电子化缺乏管理的标准，这就制约了环境档案管理的电子化建设。

二、环境档案管理电子化、信息化的必要性

2.1社会发展的需要

随着当今社会的发展，科学技术也得到空前的进步，办公自动化的进程也在加快，环境档案管理迎合发展，也要提高电子化、信息化的进程。传统的手工操作和人工管理，纸质存档的形式不再适合社会的发展，现代化的管理模式、查询系统在信息技术的发展下，其存在性具有很大的意义。信息技术的覆盖面越来越广，环境档案管理的电子化、信息化符合社会发展的趋势。

2.2拓宽服务领域

环境档案管理的电子化、信息化，可以为信息社会提供大量、可靠的基础性公共原生信息。在这个信息共享的社会，满足了人们对信息的需求，促进了信息的社会化。在对信息技术的开发利用条件下，环境档案管理产生了巨大的社会效益，拓宽了档案工作的服务领域。

2.3提高工作效率

在信息化社会的发展下，原来传统的档案管理方式太过于繁琐，而且很不方便，但是在环境档案电子化、信息化管理后，大大的提高了管理工作的效率，促进了工作的有序进行。环境档案管理的工作人员，运用现代化的技术，直接通过电子设备将信息录入到档案库当中，其自动生成的时间相对与传统的手工录入减少了很大的工作量，缩短了档案形成和利用的周期，在提高工作效率的同时，也能促进环境档案管理的电子化与现代化发展。

2.4与办公自动化系统接轨

数字时代下，信息技术在不断的发展。在现代社会运用网络技术，实现环境管理档案的信息化、电子化，可以促进与办公自动化系统的全面接轨。在接受了办公自动化工程中形成的信息后，直接储存为数字档案，这样环境档案对其进行有效的管理，达到优化档案信息资源的作用。

2.5实现信息资源共享

电子化、信息化的环境档案管理，可以使档案跨越时间、地点、空间的限制，使得信息无缝的进行传播，信息的利用也更为便利，这样就实现了信息的资源共享，在技术的发展层面上，发挥自身的优势，降低了档案信息管理的成本，以及方便了大家对档案信息的查阅和使用。

三、环境档案管理的电子化、信息化的完善工作

3.1树立创新理念

在信息化不断发展的当今社会，环境档案管理工作也要投入到数字化的发展队伍中。运用智能的数据采集技术，以档案管理系统的为基础，发展电子化、信息化的环境档案管理制度。与此同时，最重要的是加强对档案管理电子化、信息化的重视程度，提高认识水平，改变传统的思维方式，树立创新意识，将信息技术应用于档案管理中，增强自身的使命感和责任感，提高环境档案管理的水平。

3.2提高工作人员的素质和技术水平

在环境档案的管理过程中，工作人员的技术水平具有很大的重要性，只有具备现代化的管理理念，超强的技术水平才能保证环境档案管理的顺利进行。因此一定要提高工作人员的素质，提升技术水平。在环境档案管理人员的招聘过程中，首先选择那些具备高素质高技能的管理人才，这样可以为档案管理队伍注入新鲜的血液，带来新的技术和思想。当然在已经在职的工作人员上，要注重培训工作，深入贯彻落实管理层面的新思想，增强他们的技术水平，促进发展。

3.3完善制度体系

一个优秀的档案管理团队，必须具备完善的管理制度体系，以此来规范档案管理的日常工作。虽然我们现在的档案管理方式不再是传统的，而是信息化、电子化的管理方式，其规范性还是占重要地位的。在档案的制作、收集和归档方面都要做到遵守规范。要妥善保管，不得暴露档案的任何信息，更不能擅自利用档案信息。另外，要将档案信息整合到办公自动化的体系当中，整合资源实现信息的共享性。最后，要对环境档案的管理在电子化、信息化发展进行深入的探究，研究出最合适的发展模式和管理方式。

总之，环境档案的电子化、信息化是迎合时代发展进行的改善，这是一项重要的管理工作，是实现数字化的档案管理的重要举措。因此，我们一定要立足当前的形势，结合相应的现代化技术，大力发展档案管理工作，实现其电子化及信息化发展。

参考文献:

[1]徐雁.环境档案管理实现电子化信息化的必要性[J].人力资源管理，2015(12).

[2]李敏仙.环保档案管理实现电子化信息化的重要性研究[J].北京农业,2015(09).

[3]陈红新.浅谈环境档案管理实现电子化信息化的必要性[J].中国集体经济,2013(13).

作者简介：王芹（1978-），女，山东海阳人，本科，馆员，现在海阳市环境卫生管理处工作，研究方向：城建、环卫档案管理。