现代商务英语信函撰写方式之研究

2016-07-01贾黎丽

梧州学院学报 2016年2期

关键词：信函语言特点

贾黎丽

(黄淮学院,河南　驻马店　463000)

现代商务英语信函撰写方式之研究

贾黎丽

(黄淮学院,河南驻马店463000)

[摘要]自从中国加入WTO后，国家之间贸易往来逐渐增加，商务英语在其中起到了高效的沟通作用。商务英语能够促进国家的经济发展的同时也能形成良好的国际贸易形象，这一点离不开商务英语的特点和撰写方式，商务英语具有简洁、准确、专业化的特点，因此在商务英语信函的撰写方式中需注意延续商务英语的特点，使商务英语信函整体表达委婉、注重礼节、用辞简明，以便于提高国际贸易工作效率。

[关键词]现代商务英语；信函；语言特点；撰写方式

加入WTO组织后，深入地对外开放经济，使我国在国际贸易中得到了发展的机会。在全球贸易逐渐一体化的情况下[1]，外资企业开始进入中国市场发展投资和开拓企业市场，中国企业在全球贸易的浪潮中也开始利用相关的对外投资优惠政策扩展海外市场。这种不同国家之间的市场进入，语言交流就成为了首先应面对的问题，国际通用语言英语成为了在语言不同的贸易交流中首先使用的工具[2]，这种与一般英语语言有特殊差异的贸易语言被称为现代商务英语，现代商务英语在国际经济贸易往来中起着十分关键的作用，在国际经济一体化的趋势下，现代商务英语的重要性也逐渐显现。

一、现代商务英语概述

现代商务英语是一门在国际商务往来中所使用的英语，通常是指以英语为媒介进行商务往来活动。以往商务英语多以信件和口头的方式运用，运用范围多为票据往来、货物海关通报等。而如今随着时代发展，电子商务也逐渐兴起，所包含的内容也涉及商务活动的各个方面，主要是以在职场生活中有关的场景中使用为主体[3]。如今商务英语的使用结合当下的信息通讯方式，使商务英语使用范围拓展更广，如电子邮件形式的商务英语信函等。现代商务英语在国际贸易中以及各个行业中都有十分广泛的运用[4]。

在这种全球贸易背景下使用的英语由于其有一定的特点，因此定义为以商务活动为目的使用的英语，通常称为现代商务英语。从现代商务英语的构造成分来说，现代商务英语主要是由商务相关的背景和知识组成，同时组成现代商务英语的还有商务活动中的交流技巧和商务活动中的专用语言。现代商务英语和普通英语相比较，它的基本语法和词汇的使用仍然是以普通英语为基础，但由于其在商务活动中的运用具有某些独特性，例如一些专用的商务用语词汇和使用方式。现代商务英语在总体上和普通英语相比较，其拥有较强的专业性。现代商务英语在运用过程中需要更多贸易方面的知识，通常需要对管理、商务、金融、会计等都有了解。商务英语信函是商务活动的组成部分，因此在现代商务英语信函写作中，延续了商务英语所具有的特点，比如使用的词汇多与商务知识相关或以商务英语知识为背景。所以，两者是相互联系，相互依存的。

二、现代商务英语信函语言特点

现代商务英语信函是现代商务英语应用中最为常见的一种形式。从现代商务英语信函基本格式方面分析，商务信函与一般英语书信基本格式相同。现代商务英语信函在国际贸易中常用的有4种类型。第一，信息类。发盘、还盘、询盘、订单通知等。第二，劝说类信件。如推销、求职、推荐信件等。第三，处理问题类信件。索赔、仲裁、谢绝信件等。第四，表示友好意。如祝贺信等。因此可从现代商务英语信函的类别中看出，现代商务英语主要是强调内容完整、准确，从而简洁有效地传递信息，具体特点如下。

(一)简洁

现代商务英语信函中一般不需多余的修饰性表达，语言内容一般要让读者可以尽快地了解其内容，从而迅速地做出反应。如信函中常用的订单回函模式：In reply to your letter of July 15，we are gald to book your order for shoes.(应您方七月十五号来函，我方欣然接受您方所要求的鞋类订单。)该句可体现出商务信函开门见山直奔主题的语言特点[5]。

商务人士业务繁多，非常注重实效性，因此商务信函语言需尽可能的简练，使商务人士可一目了然，提高工作效率。在信函中通常应用省略句、简短并列句和简洁句等。比如Your invoice No.200 has been received.(您方200号发票已收到。)在信函中语言的使用需要尽量做到一个词能表达一个完整的意思，your是您方，invoice发票，received表示已经收到，具有一目了然的效果。在一般的现代商务英语信函写作中，为了行文简洁易懂，通常会将可用简单词汇进行表达的意思通过短语书写。比如使用consider(考虑)替代take into consideration(再三考虑)；用solve(解决)替代arrive at a solution(找到一个解决方案)。在发送样品的信函书写中，如As what you have requested，we are sending your our new catalog(如您所要求的，我们将发送您的新产品目录)中what you have requested的意思可以直接使用as requested的动词短语进行表达[6]。

(二)准确

现代商务英语信函的写作必须用词精准，内容清晰，说明详细具体，整个叙述必须完整。如用词含糊不清，整体叙述词不达意将会引起误会，导致商务活动事务遭受损失。

现代商务英语信函写作用词精准化主要是因为现代商务英语信函具有世界通用性，每个地区不同的商务人员的英语水平存在差异化，因此，自选词方面必须选择那些歧义少、解释简单、较为常用的词句，避免使用那些复杂、生僻和歧义多的词句，以免造成不必要的麻烦。例如hegemony可以使用leadership替代等。

在现代商务英语信函中所运用的词句都要围绕所谈论的重点而展开，尤其是时间、地点、价格等关键信息，避免由于信息不清重复询问而降低工作效率。如Your order No.1000 will be shipped this afternoon and should reach you by the end of July.(你方1000号订单，我方将于今天下午发货，货物在七月底前到达。)从这句话中可以清楚的知道是几号订单什么时候发货和什么时候到达，解决对方有关订单发货时间以及到达时间的疑问[7]。

(三)表达专业化

和普通英语信函文件不一样，现代商务英语信函在涉及相关商贸活动时，会大量使用缩略语和专业术语以及标准商务术语，目的在于使商务人士对信件内容一目了然。比如约定俗成的FOB=离岸价free on board、CIF=到岸价cost，insurance and freight、L/C=信用证letter of credit、BL=提单bill of landing、CIF=成本、保险加运费价cost、insurance and freight、AS=即期at sight、EAT=预计达到时间estimated arrival time等。

按照国际惯例和约定，国际商务活动会产生一些约定俗称的商务术语，这些商务术语多建立在长期的国际贸易时间基础上，如有些普通英语单词在现代商务英语领域中使用时具有不同的含义。如claim=索赔、firm offer=实盘、quote=叫价、discount=折扣、draft=汇票、market price=市场价、promotional price=促销价、royalty=提成费等。

在现代商务英语信函写作中有一些固定句式。如If you’re any questions please let me know.(如有任何问题，请告诉我)；Please refer tentative schedule as follow(请参照下面的暂定划)；We are following your instruction on the basis of your confirmation.(我们在您确认的基础上按您的指示行事)

三、现代商务英语信函撰写方式研究

由于商务英语具有简洁、准确、专业化的特点，因此在商务英语信函的撰写方式中需注意延续商务英语的特点，主要在商务英语信函撰写方式中体现注重礼节、用辞简明，表达委婉。

(一)注重礼节

现代商务英语信函撰写时需注意礼节，比如常使用you attitude(收信人的态度)，要具体明了，符合对方利益。如In reply to your letter of July 15，we are gald to book your order for shoes.(应您方七月十五号来来函，我方欣然接受您方所要求的鞋类订单)和we are shipping your order of July 15 this afternoon.前者在时间和货号等方面做出了补充说明，完全为对方考虑，因此前一句的效果优于后一句。

出于礼节，商务信函要从积极的一面商谈问题，而不是从负面入手。读者在一般情况下都比较喜欢事务积极的方面。比如He bank will not allow you to charge more than $ 1,000 on your VISA account.(银行不允许您方信用卡支付超过1000美元额度)和you can charge $ 1,000 on your VISA (银行允许你支出1000美元额度)，从中可以看出，后一句的允许更加符合读者利益，且简洁，基于人性偏喜欢允许的字眼，因此在现代商务英语信函中应委婉的表达[8]。

图1　现代商务英语信函一般写作格式

(二)用辞简明

图1为现代商务英语一般写作格式，可从中看出整体给人十分简洁明了之感，便于阅读、记录。因此现代商务英语信函也同样要简明扼要，首先用词方面需要杜绝使用意义相近甚至重复的词汇。如new和original意义十分相近，如在句式中同时运用会显得多余和繁琐。

(三)表达委婉

当现代商务英语信函中需要表达一些消极意义的信息，比如干涉方面、限制方面、规定方面等，可使用委婉且得体的表达方式。如You should never use this kind of paper in the copy machine.(你不应该在这种复印机了使用这种纸张)和That type of paper doesn’t work well in the copy machine.(这台复印机使用这种纸张会无法顺利工作。)从这两句话中可以看出，第一句使用you显得很强势，从对方身上出发，显得问题较为尖锐，有命令和责怪的意味，而第二句则是从客观事物角度出发，讲述事物客观允许情况，则不存在冲突。消极色彩和否定意义的词句可以转换为积极色彩的词句，可使意思表达效果较好。

1.避免使用带有消极含义的表达方式

在现代商务英语信函撰写过程中，通常会避免使用带有消极意义的英语单词，除了否定副词外，另外还包括带有否定含义的前后缀式的派生词。否定含义的前后缀式的派生词如disapprove、indifferent、unresolved、loveless等。比如It’s impossible to repair the vacuum cleaner today.(今天真空吸尘器怕是无法修好了呢)可以改成Your vacuum cleaner will be ready by Friday.(你的真空吸尘器星期五可以修好)

另外在现代商务英语信函撰写中，有一些本身并没有消极色彩的单词运用起来也会带来消极效果。比如The magic shows that now Liu takes better.(这个刘的魔术表演需要更好=现在刘的魔术表演很糟糕)可以换成The magic shows that now Liu takes even better.(这个刘的魔术表演比以前好多了)

2.对消极信息进行解释

如果无法避免消极信息的传达可以加上合理的解释使读者更容易接受，避免产生排斥心理。比如They would not sell shoes less than 10.(他们少于10的价格不会卖)可以换成To keep down packaging costs and to help customers save on handling expenditures, they sell shoes only in lots of 10 or more.(为了降低包装成本，帮助客户节省开支，他们销售鞋子只卖10及以上)

综上所述，现代商务英语是国际贸易中必不可少的交际工具，由于国际贸易工作的高效率要求，现代商务英语信函以简洁、准确、表达专业化为原则，要求在撰写过程中需要注意：礼节性，从积极的一面商谈问题；简明性，便于阅读、记录；表达委婉。避免使用带有消极含义的表达方式或者对其进行合理解释。遵循以上原则特性和使用以上商务英语信函撰写方法，能使国际贸易商务人士更为快速、准确地读写商务信函，从而达到提高工作效率的现代需求。

参考文献：

[1]张英,满屹.浅议现代商务英语信函的语言特点[J].中国商贸,2011(3):238-239.

[2]赵越.现代商务英语信函中的模糊语言研究[J].现代交际,2014(5):38-39.

[3]钟莲英.浅析现代商务英语信函的语言特点及其翻译技巧[J].网络财富,2010(21):203-204.

[4]郭菲菲.词块理论对现代商务英语信函写作的启示[J].现代企业教育,2014(12):353-353.

[5]刘晶晶,徐赛颖.现代商务英语报忧类信函的文本特征及其汉译策略研究——以礼貌原则为视角[J].现代语文：语言研究,2014(7):156-158.

[6]方筱婧.简洁性在现代商务英语信函词汇中的体现[J].教育界,2014(36):124-124,125.

[7]洪芳.现代商务英语信函的特点及礼貌原则的体现[J].物流工程与管理,2015(1):242-243.

[8]黄燕妮.大学现代商务英语信函写作中礼貌性原则的体现[J].产业与科技论坛,2012(6):172-173.

(责任编辑：高坚)

收稿日期：2016-01-20

[中图分类号]H313