蔡时连

【摘 要】本文结合本人工作实践，以汇文图书采访系统为例，介绍了有关图书采访数据的处理技巧。

【关键词】图书；采访；数据处理

Book Interview Data Processing

CAI Shi-lian

（Beijing University of Civil Engineering and Architecture， Beijing 102612， China）

【Abstract】Combined with my practice， the paper tintroduced techniques of Book Interview Data Processing as an example of Huiwen Books interview systew .

【Key words】Book； Interview； Data Proceessing

0 引言

提高纸质资源的利用率，使之与电子图书优势互补，是当前图书采访工作思考的问题。馆藏文献资源建设的关键主要取决于文献采访质量，只有根据图书馆性质和任务、经费、读者需求、馆藏状况、服务功能、管理制度等方面实际，采选符合学校教学与科研活动需要图书，才能广泛地吸引读者。在图书馆自动化管理系统下，图书采购首先进行数据处理，将MARC征订数据和非MARC征订数据转入系统，然后查重、圈选、发订生成订单。把订单通过邮件或QQ发给书商配书。笔者根据自己图书采访实践，以汇文采访系统为例，浅谈关于图书采访数据的处理技巧。

1 图书采访模块介绍

图1是图书采访模块所包括的主要内容。

1.1 书商代码设定

1）在“汇文文献信息系统服务系统Libsys5.5-采访”里点击“系统”菜单“书商代码”按钮，将出现“书商代码管理”页面，点击“新增”按钮，出现“代码新增”页面如图2。填写界面的各项信息，点击“确定”按钮，完成“书商代码”设定。注意：新增三位数与前面系统里不能重复，新增有问题可修改，不再操作了可删除。

图2

2）回到“系统”菜单“我的书商”出现页面（这个是双击右侧后的结果），选中右侧“北京百万庄图书大厦有限公司”双击移到左侧，点击“确定”，点击“征订目录”按钮征订目录下显示“北京百万庄图书大厦有限公司”，如图3所示。

1.2 数据转入

数据转入包括MARC征订数据转入和非MARC征订数据转入。

1）MARC征订数据转入

在“汇文文献信息系统服务系统Libsys5.5-采访”里点击 “征订”，点击“MARC征订数据转入”按钮，在弹出的MARC征订数据转入页面，点击“新增批次”按钮，填写页面信息，批次是随意的。点击“浏览”按钮，出现“MARC浏览页面”将书商发来的数据在机器上存放的位置找出来，“选中”弹出页面如图4，点击“打开”，点击“确定”，出现要转入“MARC数据”预览页面，检查准确无误后，点击“转入”按钮出现页面图5。

认真填写图5所示“征订转入设置”页面信息。注意：征订目录号BWZ20160307是之前拟定的，不是随意的，长度在14位之内，征订截止期在转入数据之时往后推一点。点击“确定”，回到“征订目录”下“百万庄图书大厦有限公司”双击“BWZ20160307”，所有数据显示在系统的右侧。

2）非MARC征订数据的转入

在点击“征订”菜单，点击“非MARC征订数据的转入”按钮，首先设定一个格式，通过设定格式，将表格转入汇文系统，选择“书商”，点击“新增转换格式”，给出数据转换类别名，选择“读取格式”按钮，将书商发来的数据在机器上存放的位置找出来，“选中”如图6所示，点击“打开”，点击“确定”按钮，格式设定完成，excel第一行接入“外部字段名”（注意：excel第一行里每一项前面不能有空格，中间不能空格，每一行不能超过4个字），把要转入的“外部字段名”打“√”填写它“对应MARC数据段”和子字段，将数据转入，点击“源文件选择”，有一个MARC预览页面，如图7-8所示，检查准确无误后，点击图8中“确认转入”按钮，接着与上面操作一样，完成转入。

1.3 查重

查重包括订前查重和订后查重。

1）订前查重

把书商给的外部数据转入征订目录中形成征订目录，目标是征订目录，可以对它批查重。批查重是对征订目录数据和书目数据的数据比较，看哪些是订购的，哪些是有馆藏的，书目数据库的数据包括订购、待编、馆藏。可以将重复记录删除。点击“全选”按钮、“批查重”按钮，选择某个书商，某一批次，根据情况选择“前方一致”或“完全匹配”按钮，限定相同文献类型查重如图9，查重结果返回页面如图10，有两种颜色：黑色和红色，黑色记录表示征订目录记录，红色记录表示书目数据库的记录，可当前页面选中记录查看，通过全屏列表显示页面，可以批量删除，即点击“全屏列表显示”，点击“全选重复记录”按钮，点击删除。我馆对征订目录进行两次查重，一次按图书标准号查重，另一次按题名和责任者查重，注意：一定要选校区、总馆如图9。

2）订后查重

如果图书馆有几位老师订购，可能有重复，对订购目录批查重，让工作万无一失，与订前查重不同的是查重目标不是征订目录，而是订购目录。

1.4 圈选并订购

可以单条圈选并订购，也可批量订购。要在征订目录里选中523到536书目，要用多选书目按钮，即把征订目录切换到多选模式，就是图11中按钮。批量订购时，选中要订购的书目，点击“批量自动订购”按钮如图11。

1.5 发订并导出订单（如图12）

2 关于采访数据处理有关问题及解决的问题技巧

2.1 删除退订和删除未到书

采购人员一般要根据书商给的书目信息圈书，没有见到实物，由于书目信息不完整的原因，有时会出现不符合馆藏和读者需求的图书，图书馆会对书商提出确认返回书要求，我馆要求确认返回书：300元以上高码洋、英文版、大字版、高职高专（TU除外）、大开本、线装本、散装试卷、POD定价的书高于原价书请返回确认。书商在配书过程中遇到这种书要返回采访人员，采访人员要在系统做退订处理。订购图书作退订处理后，在批查重中仍显示在订，这时采访人员应该在退订与催缺模块，对退订数据进行批删除。已订图书因故逾期未到，采访人员利用采访模块的催缺与退订功能检索未到（未到全）订购信息，对这些记录进行批量退订、批量删除。

2.2 批量删除批查重结果中的重复记录

批查重结果窗口中，点击“全屏列表”按钮，通过“全选重复记录”、“全选馆藏重复记录”按钮或手工选择相应重复记录进行删除（征订目录查重及订购目录查重都一样处理

2.3 上次退订过书，在下次订购的时候提醒采访员

在做征订目录的时候我们可以把书的isbn号添加到一个筛选列表里，下次导入征订目录做订购的时候可以按照这个列表去掉一部分图书。

2.4 采访人员必须对采访系统显示的查重结果仔细核对

批查重有三种情况各有区别，第一，征订目录批查重——查重目标：某征订目录；查重范围：指定的某个书商征订目录或其他征订目录数据。第二，订前查重——查重目标：征订目录；查重范围：馆藏记录+待编记录+订购记录（即所有正式库记录）。第三，订后查重——查重目标：订购目录；查重范围：馆藏记录+待编记录+其他订购。我馆由于图书采访安排一个采访人员，一般就是订前查重。从2015年9月我馆采访系统由北邮系统换成了汇文系统后，为了更好地去重，除了按标准号查重外，要求按照“题名与责任者”，以“完全匹配”查重，按“题名与责任者”系统查重后，查重结果显示重书情况有三种：一是，出版年相同，出版社不同，如《中西法律传统》两本书，陈景良主编，2014年，分别是北京大学出版社和中国政法大学出版社且分别是第九卷和第十卷，这两本不是重书。二是，出版年不同，出版社相同，如：国际服务贸易两本书，汪素芹主编，分别2011年和2016年，都是机械工业出版社，还有如年刊、年报、年评、年表、年历、年鉴和按辑、按卷出版等，这些书为重书的可能小。三是，出版年不同，出版社不同，如《老人与海》两本书，[美]欧内斯特·海明威著，一本书2007年出版，广州出版社，另一本2009年出版，译林出版社，这类书为重书的可能性要大。采访人员必须对采访系统显示的查重结果仔细核对，不能简单地用“全选重复记录”按钮去删除。

2.5 修改订购目录

如订购目录20160314改成rt20160314，全选被修改的订购目录20160314的订单，点击“改订”按钮，在弹出的页面“订购目录”栏填写“rt20160314”，点击“确定”按钮（如图13）。

【参考文献】

[1]杨守芳.对利用汇文软件统计功能辅助图书采访工作的思考[J].情报探索，2006（12）：126-128.

[2]周 伟.汇文系统中采访模块的应用[J].盐城工学院学报（社会科学版），2002（4）：65-66.

[3]曲智斌.浅谈基于汇文 LIBSYS的图书采访信息组织[J].河北科技图苑，2010， 23（1）：41-43.

[责任编辑：杨玉洁]