刘利娟

摘 要： 当前已经进入了互联网时代，信息化高速发展，档案管理工作也更加重要，档案管理信息化已经成为一种发展趋势，因此加强档案管理的基础工作，实现档案的高效、便捷管理至关重要，为此本文主要研究了加强档案管理基础工作的重要性以及相关策略，以达到加强档案管理，提高档案管理质量的目的。

关键词：档案 管理 基础工作 重要性

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）07-0068-01

前言

档案记录了每一个群众的相关信息数据，具有重要的作用，关系到学生的学业成绩，职工的职位评定，以及居民的养老、医疗，由此可见，加强档案管理工作至关重要，但目前，档案管理工作存在一些不足，档案编号未统一，档案标题不科学，缺乏规范性等问题大大增加了档案查阅难度，降低了档案的重要作用，因此研究档案管理基础工作的策略，具有重要意义，有助于使档案管理能够发挥出更大的作用，更好的为民众服务。

一、加强档案管理基础工作的重要性

档案管理基础工作的有效实施能够提高档案管理质量，实现档案的规范化，因此加强档案管理基础工作十分重要，其重要性主要表现为三点，一有利于保证检索的查准率，加强档案管理基础工作能够有效实现档案信息的规范化，降低档案查阅的难度，使档案检索的查准率更高。二有利于提高档案的利用率，发挥出档案的价值，档案管理的目的就是储存档案信息，充分利用档案资源，更好的为民众服务，加强档案管理基础工作能够较好的实现此目的，通过题名的科学化，采用统一分类等方式增强档案管理的规范化，提高档案的利用率[1]。三有利于规范档案管理的著录工作，实现档案管理的规范化，保证档案管理的高效，便捷的实施，从而提高档案管理的质量。由此可见，加强档案管理基础工作至关重要，具有重要的研究价值。

二、档案管理基础工作的现状

档案管理基础工作的现状不容乐观，存在的一些问题严重影响了档案管理的质量，降低了档案管理人员的工作效率，其问题主要表现在三点，一部分档案没有统一的编码，档案缺乏统一的编码会存在较多的问题，例如档案管理过程中易出现疏漏，致使档案管理的科学性降低；易导致档案查阅困难，降低工作人员的工作效率；因此，档案缺乏统一编号是档案管理基础工作中存在的主要问题之一。二档案的编号不科学，在部分存在编号的档案中往往会出现一个档案多个编号的情况，致使检索困难，检索准率较低[2]。三档案的标题不科学，部分档案存在标题与卷宗不相符的情况，易导致工作人员在检索过程中检索困难，增加了查阅的难度，并降低了档案资源的利用率。由此可见，档案管理基础工作的现状不容乐观，需要研究加强档案管理基础工作的策略，实现高效的档案管理。

三、加强档案管理基础工作的策略分析

加强档案管理基础工作能够充分利用档案资源，实现档案价值，避免疏漏，提高档案数据的科学性，因此研究加强档案管理基础工作的策略具有重要意义，本文主要从以下三点实施研究，一统一分类号，二全面普查档案案宗，三规范档案题名，通过此三条策略的研究增强档案管理水平，提高档案管理质量，下面进行详细的阐述。

1.统一分类号

统一分类号的目的是提高档案管理的科学性与规范性，从而提高档案管理的质量，研究表明，统一分类号的注意事项主要有三个，一根据《中国档案分类法》的相关章则进行分类，做到有章可循，有法可依，增强档案分类的科学性，二需要增强校审力度，减少分类人员的失误，由于档案资源较多，统一分类编号较困难，出现失误在所难免，因此增强校审力度至关重要，能够有效提高档案资源的准确性，实现档案资源的准确化，科学化，与规范化，从而提高档案资源的检准率，实现档案资源的高效管理。三组织工作人员认识统一标准，做到前后一致，达到标准化管理，避免出现歧义等问题，以免影响档案资源的有效管理，增加查阅难度。由此可见，统一分类号具有重要的作用，能够有效提高档案管理的水平。

2.全面普查档案案卷

全面普查档案案卷的重要作用是保证档案资源的有效性，减少工作人员不必要的工作，降低工作人员的工作难度，全面普查档案案卷具体步骤如下，首先对数据进行全面的分析与整理，其次剔除无效的，失去价值的以及重复的档案资源，取其精华，去其糟粕，最后进行全面的检查校审，减少疏漏，保证全面普查档案案卷的有效性。通过以上的步骤，能够较好的实施档案案卷的全面普查，减少无效档案数据以及重复档案数据的数量，从而减少工作人员的工作量，降低工作人员的工作难度。

3.规范档案题名

规范档案题名也是提高档案资源科学性，保证档案资源标准化的有效手段之一，对档案资源管理具有重要的影响，规范档案题名的重点在于细节的处理[3]。因此在规范档案题名过程中具有较多的注意事项，一按照国家的相关条例，进行系统的规范的题名，提高检索的准确率，二对档案中涉及的机构简称进行规范，避免产生含糊不清，存在歧义等情况，三对档案中不完整的责任者、事由进行补充规范，保证档案资源的完整性，提高档案资源的科学性。三对档案资源中没有完整名称的题名，需要进行补充规范，补充的原则是按照当前的实际情况进行规范，四对于复杂的冗长的题名进行精简，根据实际内容概括恰当的题名，使题名规范化。五对文件的实质作用进行区分，对含义不清的文种进行规范化，以请示报告为例，报告与请示是两种不同的文种，请示需要批复，而报告作为陈述性的告知性的文种不需要批复，在档案管理中同时出现请示报告时就出现了歧义，使文种的含义不清，检索时易出现困难，因此需要对文种进行规范化，保证检索的准确率。由此可知规范题名具有重要的作用，能够提高档案管理的质量。

结语

综上所述，加强档案管理基础工作十分重要，有助于提高档案管理工作人员的工作效率，降低档案检索的难度，保证档案检索的准确率，从而提高档案管理的质量，实现档案资源的有效利用，因此研究加强档案资源管理基础工作的重要性以及策略至关重要，研究表明，通过全面普查档案案卷，统一分类编号，规范档案题名等手段能够有效增强档案管理基础工作水平，实现档案管理的有效利用，具有重要的研究价值。

参考文献

[1]杨冬葳.现代档案管理基础工作的对策探析[J]. 黑龙江档案. 2015（04）

[2]张红文.新时期档案管理工作浅谈[J]. 长江师范学院学报. 2016（02）

[3]段士鸿.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].黑龙江史志. 2014（11）