吴建维

【摘 要】本文概要地阐述了作者在工作实践中对办公室职能定位和所起作用的思考，提出了发挥参谋助手作用、综合协调作用、督促检查作用等的方法和途径，并就加强办公室自身建设的问题进行了简要探索，阐述了服务决策、承办事务、监督执行等3个方面的工作模式。

【关键词】办公室工作；参谋助手；调查研究；综合协调；督促检查

办公室是单位形象的窗口，办公室工作效率的高低直接反映出整个单位工作水平的高低，也影响着整个单位对外交往的形象。提高办公室处理各项工作事务的能力，创造性地做好办公室的工作，是所有办公室工作人员应该思考的重要问题。

一、调查研究，发挥参谋助手作用，为领导决策提供科学依据

首先是要在调查研究上下足功夫。办公室工作的核心内容是为领导当参谋、当智囊，我们必须在调查研究上下足功夫，既要广泛地搜集信息，又要深入地进行研究，做到在工作中见微知著、举一反三，既要关注当前的实际情况，又要探索今后的发展趋势。把编制信息、撰写材料的过程做为研究工作的过程，适时适当地为领导当好参谋。在这方面，办公室工作人员要牢固树立信息收集意识和全局观念，无论是工作调研、督查督办，还是政务值班、后勤接待等，只要大家关心单位的发展，从单位整体利益角度思考事情，办公室的工作没有做不好的道理。在具体工作中，要紧紧围绕单位的中心工作以及热点、难点问题，有针对性地开展调查研究，忠实地反映基层的情况和群众的呼声，撰写出高质量、高档次的调查研究报告，为领导决策提供依据，每个调研报告都要力求成为精品，力求体现到领导的决策中，树立优质、高效的参谋形象。

其次是要在情况综合上动足脑筋。一般来说，办公室许多工作面对的是单位领导，他们随时都需要掌握整体情况，了解最新信息。针对这种情况，办公室工作必须在信息的综合整理上动脑筋，把大量的、繁杂的信息进行归纳提炼、综合整理，建立专门文档，做到领导随时需要、随时提供。这方面，要注意做好跟踪整理工作，形成连续的信息报告流程。还要注意不断探索和总结与新形势、新任务相适应的工作程序和方法，配备必要的设备，建立内部网络，发挥联网优势，利用互联网、局域网进行信息的传递和共享，实现办公自动化和信息网络化，以适应新形势下办公室工作的需要，提高公文和数据的网上传输速度，提高工作效率，使办公室的工作领域越来越宽。

二、统筹考虑，发挥综合协调作用，提高承办事务工作的能力

办公室处在沟通上下、联系左右的枢纽位置，不论办文、办事、办会，都包含着协调的内容。协调出凝聚力、协调出积极性、协调出战斗力。要做好协调工作，就办公室来说，应讲求“三个原则”，加强“四方面协调”。

讲求“三个原则”，首先是要讲求周密的原则。做每一项工作，都要着眼全局，顾全大局，注意协调好方方面面的关系，善于调动各方面的积极性。要坚持原则，环环相扣，搞好衔接，真正做到周全细致，不出纰漏。特别是对重要会议和重大活动，要提前介入，做好预案，周密安排，精心组织，狠抓落实，保证各项议程、各项活动顺利进行。对各种大型接待活动，要从各个方面考虑周全，做到内外有别，既热情又节俭。

其次是要讲求高效的原则。在保证质量的前提下，要注重时效，尽量减少不必要的环节，实现工作的高效运转。通过加强协调、严格把关，精简会议和文件，改进会风和文风，确保领导同志和领导机关从“文山”、“会海”和一般性事务中解脱出来，集中精力抓大事、抓落实。尤其要注意转变工作方式方法，善于运用现代科技手段提高工作效率。

加强“三方面协调”，一是加强领导之间的协调。要端正服务观念，对单位每一位领导要尽可能地实行等距离服务，避免孰重孰轻的现象出现。并注意搞好与每个班子领导的协调，多请示、多汇报，避免造成领导之间不必要的矛盾。

二是加强对上级单位和部门的协调。加强与上级单位、部门的经常联系，建立畅通渠道，及时沟通情况，反馈工作信息，为本单位的工作开展寻求支持和帮助。

三是加强对本单位内部各部门之间的协调。要充分发挥中枢系统的作用，协调各部门心往一处想、劲往一处使，形成抓落实的工作合力。

三、严细认真，发挥督促检查作用，提高贯彻执行监督工作的能力

办公室的职能很大一部分是抓督查、抓落实。要做到这一点，必须发挥办公室的作用，创新方法，创新机制，形成良好的抓落实的工作局面。

一要拓宽督查范围。要打破固有的督查思维，放宽视野，由分领域、低档次督查向全方位、高层次督查转变，使督查工作无处不在，督查项目应列尽列，保证各项工作落实到位。

二要转变督查方式。改变过去那种以电话催问情况，以文件落实文件、以会议落实会议的工作方法，对大的工作、复杂的事项要深入一线现场督办，必要时每日催问跟踪督办，时刻检查工作进展和落实情况。对妨碍工作落实的各种问题要敢于讲实话，不怕得罪人，一督到底。积极给被督导单位和部门提出解决问题和完善措施的建议，帮助化解矛盾，解决疑难问题。

三要提高督查效率。对督查工作要及时分解立项，强化时效性，规定办理期限、目标和责任人。一般情况下，凡需督办的事项，都应及时提出拟办意见、承办单位和完成时限。在督查件发出后，要及时着手进行催促。对无正当理由推脱不办的，要予以通报批评，确保督查工作做到事事有结果、件件有回音。

四要完善督查机制。对督办者要建立首督责任制，细化目标管理，完善奖惩措施，既给压力，又给动力，对督办事项及被督者，即承办人，要建立起阳光督查机制，广而告之，主动置于各方监督之下，改变督办部门单枪匹马抓督办的局面，汇聚各方面的力量进行督查和落实，堵塞督办不力和落实不力的漏洞。