李霞

摘 要 国际贸易通常是以商务单证为媒介，通过商务单证的交接和传递实现的，商务单证工作贯穿于外贸合同履行的全过程。本文分析了商务单证在国际贸易中的地位和作用，以及如何提高商务单证员的业务素质，从而保证外贸企业的经营和发展。

关键词 商务单证 地位和作用 单证员 业务素质

中国于2001年正式成为世贸组织成员，历经15年，中国的对外贸易得到了全面高速发展，经济全球化则对我国的经济发展产生了深远的影响。众所周知，现今的国际贸易，主要是通过处理各种各样的国际商务单证才能完成。基本上国贸交易的具体操作都与商务单证的交换密切相关，所以商务单证在整个贸易过程中扮演着举足轻重的角色。不了解和不熟悉商务单证知识就意味着不懂国际贸易，就无法与业务、财务及相关部门的人员进行准确和有效的沟通，同时意味着不能履行和完成国际贸易的约定和交易，极有可能导致旷日持久的官司和永远无法取得的货款和收不到货物。既然国际贸易商务单证工作如此重要，那么任何一位从事国际贸易的人员必须认真学习和高度重视商务单证的制作和流转。

国际贸易商务单证是国贸中使用的各种单据、文件与证书的统称。商务单证是国际贸易合同履行的基础，其流转环节构成了国际贸易程序，使买卖双方的各部门通过商务单证即可进行准确的衔接。商务单证工作贯穿于外贸企业的销售、订单、进货、生产、包装、运输、收付汇等全程，工作量大、时间性强、精确性高、涉及面广，除了企业内部各部门之间的协调外，还必须和物流运输公司、保险公司、银行、海关、商检部门、外汇管理等有关行政管理机构发生多方面的联系。商务单证的流转程序环环相扣，相互影响，互为条件，是交易中办理货物交接和货款收支的一种有力依据。单证可以证明出口商是否履约和履约的程度，进口商以单证作为提取货物物权凭证，有了单证，就表明拥有了货物。

国际贸易单证是外贸商业活动的重要文件资料，是商品流通的原始凭证，它反映了商品的整个流转过程，是国际贸易中不可或缺的部分，起着十分重要的作用。

一、国际贸易单证是国际贸易合同履约的首要基础

国际贸易是跨国的商品买卖，由于买卖双方分处不同国家，相距遥远，在绝大多数情况下，货物与货款不能进行简单的直接交换，而只能以单证作为交换的媒介和手段。国际贸易合同订立后，履行阶段可概括为“货、证、船、款”四环节，无论是哪个环节，进出口商及合同有关的相应各方只有在履行了约定义务的情况下才能取得相关单据，没有提交应交付的单据就意味着没有按规定履约。

二、国际贸易单证是外贸企业经营管理的关键环节

从国家角度看，国际贸易单证作为一种涉外商务及法律文件，体现了一国的外贸易政策，反映了一国的外贸易相关的法律法规和规章制度。国际贸易单证是由外贸企业和相关国家政府管理机构签发的，从外贸企业角度看，国际贸易单证工作是国际贸易的一个关键环节。在实际的交易中，不论合同内容、单据条款、组织货源，还是安排运输、购买保险、申报货物、办理收付汇等各种业务的经营管理环节，最后都会通过单证工作集中反映出来。

三、国际贸易单证是外贸企业确保经济效益的重要保障

国际贸易工作与外贸企业的经济效益密切相关，规范单证管理工作，提高单证质量，不仅能够有效制止各种差错，还可以加速资金回流，提高资金使用率，在无形之中确保外贸企业经济效益。外贸企业对整个贸易环节都应进行全面的监管，单证管理又是最后一个环节，如果业务人员在缮制单证和提交单证方面出了问题，就可能导致不能正常收到货款，进而给企业带来风险和损失。

四、国际贸易单证是解决国际贸易争议的主要依据

由于从事国际贸易活动的人分处异国，市场经常发生变化，有利和不利因素在不断转换，新情况时有出现，贸易活动中发生争议、矛盾也是正常的。因为国际贸易是通过单据交换来实现的，在合同订立之前、之中和之后都要对所提供的单据严格把关，根据合同规定严格制作单据。一旦发生合同纠纷或争议，可以通过符合合同要求的单据据理力争，保护自己的合法权益。

五、国际贸易单证是外贸企业形象的展示平台

能否做好国际贸易单证工作，对国家、外贸企业和从业人员的形象和利益都有重大影响。国际贸易单证虽然是商务和法律文件，但可以起到塑造外贸企业的良好形象，并起到对外扩大宣传的作用。正确、完整、及时、整洁、清晰的单证，能够展示外贸企业的业务素质。国际水准的管理规范，精确严谨的工作能力，为外贸企业树立优质形象，有利于业务拓展。反之，粗劣、杂乱、错误的单证则必然给企业带来负面效应。

伴随我国外贸企业大幅增长，对外贸单证员的需求量也在激增。为此，培养和招聘经验丰富、能力娴熟、知识全面的单证人员，已成为企业对外贸易中的首要工作。

从事国际商务单证工作的人员，不仅应掌握专业的国际贸易知识、准确的商务单证知识、熟练的外贸英语知识，同时还要善于在工作中学习各种更新的知识。此外，还要熟知外贸方针政策、国际法规和贸易惯例等相关知识。从事商务单证工作的人员有要较强的沟通协调能力，对内须与工厂销售人员和生产人员、财务部门、商业客户关系融洽，从容应对、及时化解和消除工作中的各种矛盾；对外要与海关、商检、外汇管理局、保险公司、银行等有关部门紧密联系，积极沟通、主动获取和掌握各种政策和信息。从事商务单证工作的人员应具备多种技能，包括计算机操作和使用有关应用软件的能力，同时还要掌握电子报关、电子报检、网上申报、申领单证和利用INTERNET进行电子商务活动的知识和技能。从事商务单证工作的人员必须拥有严谨、耐心、细致、负责的工作态度，制单过程中最忌粗心大意，急于求成。此外，单证工作烦琐，要养成善于管理时间，勤于记录备案，甘于脚踏实地的工作习惯。

总之，由于商务单证在国际贸易工作中与外贸企业的经济效益密切相关，所以具有更为重要的现实意义，其在对外贸易中的地位是不容忽视的。因此，外贸企业要切实提高和重视商务单证工作者的业务素质，以确保企业的有效经营和长久发展。

（作者单位为山西省大同煤矿集团外经贸公司）

参考文献

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[2] 王雪.新编国际贸易单证实务[M].化学工业出版社.

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