翟玉芳

摘 要：近年来，随着我国经济和信息技术的不断进步。档案信息化建设也在不断的加强和完善。档案管理理论也在不断地创新与发展，档案信息化建设成为档案发展的总趋势。本文从档案信息化建设发展的必要性着手，来探讨档案信息化建设，推动档案信息化建设的可持续发展。

关键词：档案；档案信息化建设；研究

1 档案信息化建设发展的必要性

“十二五”期间，我国各级档案部门根据《全国档案信息化实施纲要》的要求，开展以档案信息资源建设为核心，以加强电子文件和电子档案管理为重点，以网络建设为基础的档案信息化建设。

一是开展档案信息的数字化，即档案目录信息的数字化和档案全文信息的数字化。二是建设档案部门联系社会的重要窗口，在公共信息服务网站上建立的档案网站。三是数字档案馆建设，全面推行电子文档一体化和馆室电子档案一体化管理，逐步实现档案信息资源共享，档案信息利用和服务网络化，为我国国民经济建设和社会发展提供有效的服务。

2 目前档案信息化现状

一是档案标准化、规范化滞后和应用软件又多又乱，不能满足各单位不同门类档案的管理需求，这些都严重影响了档案信息化建设整体水平的提高。

二是档案部门对于电子文件智能化管理功能还未深入研究，制约了电子档案的分类与整理自动化技术的应用，基层档案部门电子档案还在实行双套制管理，不但要整理纸质档案，还要整理电子档案，成倍地增加了档案整理人员的工作量。

三是档案信息化的硬件重复投资建设，在各级档案馆和基层机关、企业团体、企事业单位只要实施档案信息化建设，就形成了家家建设计算机房，家家均有服务器和计算机维护人员的小而全计算机维护与管理模式。要提高我国目前档案档案信息化管理水平，实施档案信息化建设的可持续发展，就是要求各级档案管理部门着眼点于档案信息化整个系统管理水平的提高，电子文档管理纵向和横向的各个环节都应达到一定水平，并通过网络加以联通，实现档案信息资源共享化、服务对象与需求扩大化，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。

通过制定档案信息化管理的有关标准，加强电子文件和电子档案的管理，促进文档管理向智能化方向发展；各级档案部门从单纯的文档管理发展为档案信息资源的集约化管理；同时致力于解决制约电子文件整理瓶颈双套制工作方式；在文档管理领域充分利用云计算机技术独特的服务理念和超强的计算能力和低成本、高可靠性和安全机制等技术优势，为我国档案信息化全面普及带来了新的发展契机。

3 促进电子文档管理向智能化方向发展

我国机关、团体、企事业单位目前运行的文档管理系统智能化水平还比较低，目前，不少名为“文档一体化管理信息系统”其功能也只是将文件管理和档案管理流程并列运行，而非真正实现自动分类、整理、编目，仅仅是将办公自动化系统产生的收文与发文数据，由档案立卷人员手工导入档案管理信息系统，这绝非真正意义上的文档一体化管理信息系统。随着社会信息化进程的加快，计算机在办公领域的普遍应用，政府机关和社会各行业都在积极的创造条件用电子计算机提高工作效率，加快现代化的进程，文档管理电子化向智能化方向发展是走向数字档案馆（室）的必经之路。

目前，计算机软件开发人员在电子档案的自动鉴定与编目课题研究方面已经明显滞后。促进文档管理向智能化方向发展，解决文档一体化管理的电子文件自动鉴定与编目、自动加盖档号章等技术问题，研究基于文件来源原则与计算机档案自动分类、编目技术相互融合，是文档信息处理领域中的一项重要研究课题。信息时代，通过电子文档管理智能化系统的设计与应用，能使电子文档管理向智能化方向发展成为现实。各单位应以电子文档形成文件生命周期、文件来源原则、前端控制思想的理论为指导，充分应用计算机软硬件功能，最大限度地发挥电子化加工设备能力。

电子文档智能化是“档案主题分类法”和“数字信息管理”两个概念的交集，因此其智能化管理也必须符合电子文件分类和数字信息管理的双重需求。电子文档管理的智能化基本思路就是在确定电子文件生命周期管理模式基础上，对电子文件管理部门、档案部门、信息技术部门在充分认识电子文件价值形态变化的基础上，对电子文件的运动规律达成共识，从实际出发，提出合理的软件需求分析。

同时，根据文件来源原则和前端控制思想，将原来电子文件管理系统中分类的后期阶段的控制手段提到了最前端。例如建立覆盖本单位文件归档范围的关键词分类词表，嵌入计算机档案分类、整理模块，计算机电子文档智能管理系统实时对每份文件内容信息进行鉴定、著录、标引等，并将采集的文件背景信息，以人员、流程和档案分类技术贯穿于数据库管理，建立高效、准确的档案信息自动分类、编目体系，使计算机实现文档信息自动分类功能，使智能化管理在实际得于应用。电子文档的智能化发展有利于加快推进简约高效的电子文档“单套制”，大踏步地推进电子档案管理步伐。目前，手工辅助电子文档的分类、整理已经不能适应电子文档数量增长和信息处理的需求。为此，文档管理部门要研究如何加快推进“单套制”，同时要进一步深入研究与“单套制”相关的法律、信息保全技术、管理、培训、软件设计等问题。

4 档案部门应注重档案信息化建设发展标准的制定以及人才的培养

首先，档案行政管理部门要把工作重点放在建立标准体系上面。应当清醒地认识到档案信息化标准规范建设已经滞后于电子档案管理的实际需要，特别是当今信息爆炸的时代，电子文件的分类整理和云计算技术的应用，要有完整的指导体系，不能由各单位再走摸着石头过河的档案信息化建设发展道路。因为，在目前的档案信息化建设阶段，各级档案行政管理部门已经积累了非常丰富的经验，可用于指导未来档案信息化建设发展标准的制定，如智能化档案分词、云计算云服务提供商数据保密等标准的制定，以确保档案信息化建设的顺利发展。

其次，要加快培养档案信息化建设所需各类专门人才，注重档案信息化建设经验的传承，构筑档案信息技术人才高地。各级档案部门注意档案信息技术人才的培养，注重对专业技术人员的业务培训、专业知识培训，只有档案工作者在档案信息化过程中发挥应该发挥的作用，档案信息化才能取得应有的效果。目前，参与档案信息化建设具有丰富工作经验的老一辈档案工作者，有些同志已届退休年龄，逐渐地退出档案信息化建设岗位。档案信息化建设经验的传承要采用以师带徒的方式，加快培养档案信息化人才。

同时要求参与档案信息化建设的老一辈档案工作者，将他们在档案信息化建设中取得的经验，用教材或论文的方式，用文字记载下来，传承给参与档案信息化建设发展的专业人员，避免他们在档案信息化建设发展中走弯路。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，建设具有强大功能档案信息共享平台，整合档案信息资源，才能高效获取有效信息服务，实现档案信息的社会化服务，以此推动档案事业实现跨越式发展。

参考文献

[1]企业档案信息化战略研究课题组.知识管理-企业档案信息化战略之选[R].广东省档案科技项目研究成果，2010年1月第一版.

[2]周珺.“智慧城市”中的档案信息资源建设[J].中国档案报，2012年5月28日总第2311期第二版