叶晓静

摘 要：档案事业是我们党和国家事业发展的一个不可缺少的重要方面，档案是在各种阶段中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会和经济活动的战略资源，档案作为一种原生的信息资源，其重要性日益凸显出来，因此作为档案工作者要不断学习知识，掌握信息技术为档案工作服务。

关键词：档案管理；重要性；科学规范

1 什么是档案

档案是指在各种工作中形成的，具有保存价值的各种具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，是领导决策的依据，是对工作查考的凭据，也是科学研究和基础设施，设备建设的可靠资料，因此做好档案管理工作，对于管好用好档案，充分开发利用资源起着重要的作用。

2 加强档案管理工作的意识

学习宣传和贯彻落实《档案法》及《档案实施办法》，是提高档案法治意识，实施依法治档的有效措施。普及档案法律知识，学会用《档案法》及《档案实施办法》的有关条文解决工作中的问题，用法律手段来规范档案管理工作。档案事业的发展，必须靠法治作保障，运用法制、法规保护档案工作。科学规范的管理档案，是衡量一个单位业绩与管理水平的重要尺度。档案记载着这个单位发展史上的优秀成果，对研究本单位的经营业绩和科学发展提供了第一手的资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。做好档案管理工作，不断地更新档案管理理念，勇敢探索和尝试新的档案管理工作，以全面、真实地反映本单位整体发展。

3 档案的收集归档工作

档案的收集管理工作，是进行档案工作整体建设最基本的保证。总体说，要做好“三定”、“三主动”，“三定”是布置工作要定人、工作内容定要求、完成工作定时限；“三主动”是明确归档范围要主动，业务联系要主动，服务指导要主动。具体讲，一是严格执行文件登记制度和立卷归档制度。加强与业务部门间的联系合作，落实档案归档管理规定，提高档案收集的完整率；二是加强对零散文件资料的收集，避免失控和遗漏；三是做好专门文件资料和专项活动资料的收集工作。四是加强档案人员自身建设，提高管理人员素质，提升资料归档整体工作质量。

4 做好档案的保密工作

所谓的秘密，是与公开相对而言的，是指企业或个人在一定的时间和范围内，为保护自身的安全和利益，需要加以隐蔽、保护、限制，不让外界客体获知的事项的总称，它具有隐蔽性、莫测性和时间性的特征。有秘密才会有保守秘密，档案保密工作既是档案管理的工作内容，也是保密工作的重要组成部分，更是现行文件、资料保密的延伸和拓展，档案保密强调在一定期限内对分级秘密档案安全保存的作用。档案管理人员要认真执行《档案法》与《保密法》，切实加强档案保密管理，严防在档案使用过程中出现丢失、泄密的保密。

首先，要确保档案室环境的保密性。档案室属保密要害部门，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的不能设在顶层与底层，还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。库房门窗应专门加固，以防盗窃，档案库房应指定专人负责管理，指定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内，钥匙要专人管理，档案管理人员在办公场所工作时要做到门开人在，人离门锁。杜绝因疏于防范而导致窃密、泄密事件的发生。要配备铁质档案密集柜，做好防火、防潮、防蛀等工作。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。

其次，要确保档案管理制度的科学性。维护好档案的完整与安全，这既是档案管理的基本任务，也是保管档案的根本目的。要制订与完善人事档案管理的各项制度，如阅览制度、外借制度、复制制度等，根据实际情况，对不同层次、级别的利用人员确定不同的利用权限，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循、有据可查。要做到对档案保管工作有条不絮、有章可循、有目可查，档案排架整齐规范，保管的档案不坏、不丢、不散、不乱。对已经破损的档案，要及时抢救。不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。

档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。 严格执行档案查阅、借阅、复印等规章制度，特别注意外单位人员查阅、借阅档案，必须有本单位出具的介绍信，经档案主管部门领导批准后才可以办理，所有涉密文件、资料不允许带离档案室。

档案管理工作的任务是艰巨的，也是光荣的，我们要在工作中不断地积累经验，根据本机关特点制定各种档案管理中的保密制度和监督措施，完善档案管理工作。