刘骁（陕西中医药大学计财处　陕西西安　712046）



办公软件使用技巧化的阶段分析

刘骁（陕西中医药大学计财处陕西西安712046）

摘 要：信息化是当今社会发展的风向标，对每一个工作岗位来说，信息环境下办公软件的有效使用已成为岗位效率提升的重要内驱力。事实上，这种内驱力的大小主要是由软件使用过程的技巧化决定的，技巧化的实现主要体现在表象化阶段、操作化阶段、应用化阶段、问题化阶段、打造化阶段、拓展化阶段的有机结合上，所以，理解和掌握办公软件技巧化形成的阶段特征显得尤为重要。

关键词：办公软件；技能技巧；阶段特征；最佳效果

【DOI】10.19312/j.cnki.61-1499/c.2016.04.016

众所周知，办公软件对我们出色的完成工作任务带来了极大的便利，在很大程度上提高了我们的工作效率，可以说，当今时代，凡是在工作岗位上取得重大成绩的优秀人才无不与自己高超的办公软件使用技巧息息相关。在信息化时代，几乎每天的工作都离不开办公软件的鼎力协助，比如教师的课堂辅助教学演示需要他、各行各业的数据统计需要他，专业活动完成的设计与分析需要他……，以至大大小小的会议记录也都需要他。因此，熟能生巧的办公软件使用技巧无疑成为专业人才和成功人士快速成长的护身符，也是一个部门或一个单位人际关系维系和个人形象提升的关键因素。虽然，办公软件种类繁多，比如微软Office系列、金山WPS系列、永中Office系列、红旗2000RedOffice等，但其共同的特点就是在文字处理、表格制作、幻灯片设计与制作、图形图像处理、简单数据库的处理等［1］方面具有强大的功能。这里我们仅就人们最常用的微软Office系列办公软件使用技巧化的形成阶段予以分析。

一、表象化阶段

心理学研究表明，在对事物的认识问题上，表象化的形成非常重要，这一阶段的关键就是认知事物或知觉事物，其最主要的任务就在于对学习任务的理解并形成目标意向和目标期望。换句话来说，目标意向主要指在头脑中形成一个表象，明确解决问题的目标模式；而目标期望则是明确自己的做事效果［2］。事实上，这两种期望对表象化的形成起着极其重要的定向作用。所以，在表象阶段，学习的最主要特点就是领会技能的基本要求，掌握技能的局部动作。相对于办公软件而言，在表象化阶段必须解决好这样几个问题：一是软件基本简介；二是软件介绍；三是功能简介；四是历史发展；五是特色功能；六是应用领域。以WORD文档介绍为例，主要包括软件的打开与退出、软件界面介绍、工具栏的调出与隐藏、退出软件、在空白区域输入文档、保存、处理文档、撤消与恢复、设置图片格式、表格的插入等。事实上，如果使用者对以上基本问题认识比较清晰，理清了表象化软件的来龙去脉，掌握了软件本身的基本架构，就从理论的角度解决了办公软件使用的基础问题，从而为办公软件使用技巧化的实现奠定了坚实的基础。

二、操作化阶段

信息化时代的重要标志之一就是活动过程的操作化，即具体化或分解化，在心理学上称为动作技能的形成，主要体现在初步学会到逐步掌握的有机结合过程，包括认知、分解、联系定位、自动化四个阶段。事实上，操作化主要是指在信息技术的学习或者获取过程中，将概念性的知识分解成可观察、可测量的具体操作，以促进学习者对概念性知识的识别、理解与掌握。透视整个学习过程，不难发现，操作化就是概念性知识与程序性知识学习方式的一种融合与互补，最基本的要求就在于与实际操作的紧密相结合，正是这一特殊方式的结合，才是一系列的实际操作活动保证了知识化向技能化再向技巧化的有效转化。如 WORD文档建立过程中的“A2”生成就是在输入“A2”之后，先选定2，点击“字体”对话框，再勾选“效果”栏目的“上标”，点击“确定”后“A2”就实现了。如果我们按照这个命题，反复进行操作或者完成B2、C6、D2……的实现过程，类似这类问题就会在以后的办公软件使用过程中通过自动化的方式予以实现。由此可见，办公软件任何一种技巧的使用都是不断操作、反复训练的结果。

三、应用化阶段

众所周知，信息化应用不是一朝一夕的工作，需要我们在平时的工作细节中去完成和实现。古人云：“熟能生巧”，当我们掌握了一种技能之后，如果不经常去应用的话，就不可能实现动作技能与智力技能的熟练化和自动化。因此，应用化的根本前提就在于运用技能不断解决现实生活和工作中现实存在的问题，只有这样，才能使掌握的技能从根本上实现自动化，也才能通过自动化努力提高工作效率。比如在powerpoint （2010）中，为了获得好的效果，往往要使用一些非常漂亮的字体，并且在演示时不发生变化，这就要进行科学化的操作。即打开演示文稿，在执行“文件-另存为”，在对话框中点击“工具”按钮，在下拉菜单中选择“保存选项”，在弹出其对话框中选中“将字体嵌入文件”项，然后根据需要选择“只嵌入所用字符”或“嵌入所有字符”项， 最后点击“确定”按钮保存该文件即可。透视优秀人才的成长过程，正因为工作过程中办公软件使用能力的出类拔萃以及对工作任务的高效处理与完成，才赢得了同行、领导的高度关注和表扬，也为自己的发展与升迁奠定了坚实的基础。所以，信息化时代，充分利用办公软件解决问题和实现工作任务的完成极其重要，不但要意识化，还要常态化，这是时代对现代社会成员的基本要求。

四、问题化阶段

问题化学习就是通过问题来建构自主学习过程的活动，它要求学习活动以问题的发现与提出为开端，用问题主线来贯穿学习过程和整合各种知识，并把对问题的思考与任务的解决紧密结合起来，通过一系列问题的解决不断提升办公软件的使用技巧，打造高质量高水平的工作产品。比如，WORD文档文件材料需要把“2016年4 月10日”改为 “二○一六年四月十日”时，一般情况下“0”改为“○”就成为问题，许多人都可能写成“二0一六年四月十日”，事实上，这是错误的。但要书写正确，一般情况下有两种办法，一是通过点击文档符号栏目中的“○”来完成，二是右键点击输入法智能ABC图标，左键点击软键盘上的字符“○”来实现。所以，在办公软件的使用过程中，几乎所有的操作活动都与各种形式的问题有关，可见问题化在实际的学习或任务完成中占有极其重要的地位，在很大程度上直接决定了问题化操作的实际效果。我们以计算机等级考试为例，这种考试实际上就是一个解决问题的过程，只有我们把考试中提出的所有的问题解决了，等级证也就到手了。正因如此，许多考生认为，做题就是一种模拟考试，只有做足一定数量的练习题，才能确保等级证书的万无一失。

五、打造化阶段

在现代生活中，打造已经成为一线领导和工作者出成绩、出亮点、树形象的焦点问题，也是成功人士升迁的魅力之所在。事实上，任何一种活动的技巧化和标志化，都与打造一词有着千丝万缕的联系，正因为对活动产品的精心打造，才使活动产品不断向精品化发展。比如在powerpoint 制作的演示文稿中，演示内容已经没有任何问题，但如果能在内容上插入一些漂亮的图片或剪贴画就可能为演示文稿增添不少色彩，这种情况下，就必须予以实施，努力提高演示的魅力与价值，达到增分与增值的作用。但怎样的图片或剪贴画最合适呢，当然色彩搭配最合理就是人们的期望。我们可以打开演示文稿，在工具栏左键点击插入，再点击图片模块按钮，在弹出的插入图片对话框中，选择并双击要插入的图片，这样图片就出现在要插入的幻灯片上，然后通过鼠标点击边框大小拖曳实现所需图片的使用效果，并插入到合适位置。诚然，如果要插入剪贴画和进行多种颜色的修饰等，同样按步骤均可实现理想目标，一般情况下，经过打造过的幻灯片，在对象与背景的呈现、文字字体与大小的选择、图片及剪贴画的设计、音频与视频的快速链接等都会实现有效的结合，充分发挥幻灯片作为辅助教学手段的最大优势作用。近年来，各行各业举办的网络课程、多媒体课件、微课、慕课、信息化等名目繁多的比赛，其最大的价值就在于给人们展现了一批运用计算机技术和现代化的软件系统而实现的精品佳作，如界面的设计、导航的运用、问题的互动、资源的检索等无一不是尽心打造的结果。

六、拓展化阶段

由于工作内容的丰富性和复杂性，往往一种活动产品完成之后，还需要从另外一种渠道进行强化或者重新利用，以便最大化的发挥劳动成果的潜在优势和作用。这就需要科学化的对活动产品进行必要的拓展。众所周知，拓是开辟、扩充的意思，展就是张开的意思。拓展就是开拓、扩展的意思。因此，对活动产品的开拓、扩展能力是办公软件使用过程技巧化的重要抓手，是充分挖掘活动产品和活动任务交叉资源再利用的关键，目前，许多跨学科的不断出现，尤其是跨学科标志性成果的不断涌现，充分说明了知识与技能技巧拓展的重要性。比如要把powerpoint（2010）制作完成的幻灯片内容转换为word 文档方式的操作就是一个典型。我们在花费一定的人力、物力、财力和时间的情况下，一部完整的幻灯片制作完成，那么怎样才能将幻灯片的内容变为word 文档方式呢？当然变换的最主要目的就是内容的再利用和拓展，一般情况下我们通过以下几个步骤可以实现。第一步，打开PPT演示文稿，在左侧栏目点击“大纲”，然后弹出的“幻灯片/大纲”任务窗格的“大纲”选项卡里单击一下鼠标；第二步，按“Ctrl+A”组合键选定全部内容，再按“Ctrl+C”进行“复制”命令；第三步，打开Word文档，按“Ctrl+V”进行粘贴，powerpoint转换Word文档任务完成。由此可见，办公软件技巧化的形成拓展阶段极为重要，不但能提高工作效率，更能在技巧化的形成中取得标志性的成果，为其他创新性的工作提供强大的动力支持。

总之，办公软件使用的技巧化不是一蹴而就的，它是一个由知识的获得，经过技能化的形成，再到技巧化的发展过程，整个过程都呈现出了一定的阶段性特征，每一个阶段呈现出来的特征就是技巧化实现的根本之所在。事实上，办公软件使用技巧形成的几个阶段是一个有机的结合体，相互联系，密不可分，各自在不同阶段所发挥的作用都是不可低估的。目前，越来越多的一线工作人员深深认识到办公软件使用的熟练化和自动化对自己职业成长的必要性和重要性，尤其是在一定程度上决定着自己的职业生涯和人生价值。所以，通过办公软件使用技巧化的阶段分析，在一定程度上可以为一线工作者的高效和高质量的工作提供重要的启示作用。

参考文献：

［1］ http://baike.so.com/doc/5001107-5225566.html

［2］ 丁俊武. 动作技能学习理论的演变及发展展望 ［J］. 北京体育大学学报，2007（03）:420-422

作者简介：

刘骁（1987--）男，陕西中医药大学助理工程师，研究方向为计算机应用技术。