■杨绿汀

中外档案管理活动的异同性对比

■杨绿汀

中外关于档案管理活动的发展各有千秋，各具特色。国外档案学的形成可以追溯至19世纪初，无论在理论或是实践上都经历了漫长的孕育和发展历程。而在我国，“档案学”一词于20世纪30年代才正式出现，但我国是档案管理方面是最悠久、取得成果最丰富的国家之一。

一、萌芽期：奴隶社会时期

我国档案界关于档案的起源共有三种观点：一是认为在原始社会，人们以结绳、刻契、编贝等原始记事方法形成的记录就是档案；二是认为在原始社会后期，人们发明了文字和符号用于记录社会活动所保存的记录就是档案；三是认为进入奴隶社会，当国家出现后需要用文书作为内部管理和对外交往的工具时，才产生了档案。在国外，大多数学者也认为国家的成立和文字的出现是档案产生的两个先决条件。意大利档案学者皮斯多莱兹曾指明：档案学历史源远流长，其演进历程与各国的政治组织形式和整体社会发展水平相适应。由此可见，在档案的起源时间上，国内外均将其大致确定在人类社会发展的第一个阶段——奴隶社会。

在中国，随着夏朝的建立，以及文字等记录符号的发明，档案和档案工作就已经开始萌芽。在这一时期，中外档案具有以下共性：

（一）因地制宜的档案载体与档案内容

奴隶社会生产力水平低下，科学技术不发达，国内外档案的记录载体和档案内容上具有相似性。在记录载体上，当时人们只能就地取材进行档案记载，如甲骨档案、石刻档案、纸草档案、羊皮纸档案、蜡板档案等粗加工载体被加以利用；在档案内容上，已产生如宗教档案、皇权王室档案、盟约、法典档案、经济档案等。但这一时期，档案的形成与研究并非源于档案学者的钻研所得，而是在史学家、文学思想家等群体不自觉的行为中孕育而生。

（二）“权利”的象征性

奴隶社会时期的档案管理活动已经萌发，但尚未形成系统、科学的管理制度。在奴隶社会，档案的利用具有明显的阶级特征，档案被视为维护统治阶级利益的有力“武器”，具有崇高的地位，被视为“权力”的象征。

（三）档案管理活动粗放、浮泛

奴隶制社会时期，中外档案的实际管理情况可以从档案收集、档案的整理和分类、保管和编目、鉴定和利用等方面进行评析：

1.档案收集。中外档案收集呈现出以下两个特点：第一，具有混合收集的特征，档案管理并未形成明确的专业界限。国家所收集的不仅包括档案，还有图书、印章、军旗、钱币、铜、陶等器物等。在国外，如古代罗马，国家档案库负责收藏和保管公民议会、元老院等机构以及执政官、监察官、审判官和财政官等行政长官形成的档案资料。第二，注重档案收集工作。如在中国，1936年出土了武丁时期甲骨1.7万余篇，它的大量出土可以证实殷商时期非常注重档案的收集工作。

2.档案整理和分类。此时已出现较为简单的记载方法，但缺乏系统的整理和分类标准。如在古代罗马，档案管理采用“二元主义”的分类方法；在我国，周代施行“官职分工式”管理模式，统治者设立以“五史”为基础的史官系统来分别司掌与之职责相应的文书典藏工作，以职官为标准的分工式是我国档案分类发展的重要标志。

3.档案的保管。档案保管者在奴隶社已有较高的地位，主要由高级官员兼任，为了方便保管，衍生了档案的简单编目，如古代印度的著名宗教档案汇集《吠陀》便编有索引，按照首字顺序排列；古罗马人按照时间顺序誊录发文副本而形成的发文誊录薄，可以说是现代档案检索工具的萌芽。在我国，商朝设立守藏史，掌记载和保管典籍作册，在我国西周时期，为了便于日常政务利用并更好地保存正本，创造性地设立了“档案副本”制度和“金藤之匮”制度。

二、发展期：封建社会时期

从世界范围来看，中国的封建社会从战国时期（公元前475年）一直延续至1912年辛亥革命推翻清王朝，成立中华民国。而欧洲却迟了1000多年，即公元475年在西罗马帝国灭亡后才步入封建社会。

在这一时期，中国造纸术的发明和运用引发了封建社会档案事业的一次新的变革。其次，由于封建社会封建制度的巩固和发展，部分国家开始积极对外侵略扩张；此外，这一时期社会生产力得以提升，出现商业和手工业经济，这些因素都促使档案产生大幅度的发展。这一时期国内外档案管理活动呈现以下异同性：

（一）国内外档案在发展期的相似性

纸张的出现和运用揭开世界档案史上的第一次变革。

1.纸张的出现与应用使档案数量急速膨胀。法国的统计数据显示，在1189年造纸术传入欧洲后的1180-1223年间，每年所产生文件数量约为2500件，而到了1285-1314年间，这一数量已经增长至每年15000件。显而易见，纸张的出现使国内外档案数量倍增。

2.纸张的使用对档案机构和档案工作人员带来了重大改变。第一，档案机构的增加。除了服务于统治阶层的机构，在国外还出现了庄园主档案馆、教会档案馆、殖民地档案馆等；第二，推动了档案管理人员的专职化。前文曾指出，奴隶社会档案具有混合收藏的特点，而随着档案数量增加，封建社会逐渐出现专职档案人员，不兼顾、负责其他管理工作。

3.注重档案的保管工作。国内外出现固定场所用于档案保管。欧洲各国从13世纪开始纷纷建立起国王档案馆，如西班牙、沙皇俄国和德国等。在我国，汉朝出现石渠阁、兰台和东观等档案保管场所。到了唐宋时期，诞生了我国古代第一个专门档案机构——甲库，用于收集并保管官员人事档案。

4.档案的利用功能延伸。第一，档案对外开放利用的思想已萌发。14-16世纪欧洲文艺复兴时期，欧洲的历史家们呼吁档案资料要服务于哲学、历史研究和思想复兴，在这样的社会思潮推动下，出现了少数档案馆允许历史学家使用的新景象。第二，档案用于教育、编史等。在我国古代，档案的利用功能延伸至：一是教育编史。代表人物是孔子，他撰写《春秋》时采用了逐年、月、日记载历史事件的编纂思想，为档案的编次顺序提供了统一格式规范。二是典章制度的汇编。体现在各朝代为维护皇权会沿用或借鉴前朝档案为本朝统治制度的建立提供参考。三是编史修志。最具代表性的是西汉司马迁的《史记》，收集大量档案材料进行汇总编纂。

（二）国内外档案发展期的差异性

1.档案的整理与分类。相较奴隶社会粗放式的实践方法，在封建社会呈现档案理论的跃进式发展。国外已逐渐形成档案工作的理论体系，但我国相对滞后，仅由统治阶级颁布档案的管理制度。封建社会后期，国外的观点主要有四个，“事由分类法”、“系统分类法”、“实用归类法”、“合理演绎分类法”，这四类方法，为“来源原则”的诞生奠定了基础，但也均存在一定的局限性。在我国，唐朝为加强封建统治、编修国史，明确了官修史书制度。可见，我国当时未形成普遍适用的体系性方法，但统治阶级注重档案整理和分类工作。

2.档案学家和档案学理论的萌芽。从上文可见，我国档案管理活动及思想并非来源于专职的档案学者的研究，而是来源于为统治阶级服务的史官。而欧洲是在全球范围内最早出现档案学者和学术成果，如德国的拉明根于1632年出版了首创性的理论论著《总结报告——怎样才算是一个完美的登记室》和《论登记室及其机构和管理》，是档案分类理论研究的先驱，被誉为欧洲档案学鼻祖；此外，被誉为意大利档案理论的先驱的波尼法西奥，于1632年出版了第一部系统论述档案工作的著作《论档案学》，对后世档案分类原则有很大启发。

三、变革期：近代时期

从世界范围来看，以1640年的英国资产阶级革命为标志，世界历史进入到近代。从档案史发展的角度来看，1789年的法国资产阶级革命的爆发不仅真正改变了档案工作的封建性质，也推动世界档案工作进入了一个崭新阶段。而近代中国档案学的发展与国外相比呈现诸多不足。

（一）档案学研究主体的界别性不同

辛亥革命后，我国档案学理论诞生于行政界、教育界、史学界的联合推动，而非真正的档案学者推动。发展历程如下：20世纪30年代，由政界开始了以文书档案改革为主要内容的“行政效率运动”，吸引政界加入到档案学研究的行列中，并出版专著。“五四运动”后，史学界对明清时期历史研究丰富了我国档案学研究内容。20世纪30至40年代，各类新式学校开办推动了档案学发展，而十三书档案学“旧著”的问世标志着我国近代档案学的诞生。“档案学”作为一个学界名词在1935年滕固《档案整理处的任务及其初步工作》一文中正式被提出。

在国外，理论与专家的诞生都来源于档案学专业界别，如影响最大的是1901年由德国国家机密档案馆馆长迈斯奈尔提出的“鉴定理论体系”，其中“高龄宗卷应当受到尊重”的观点，带动各国相继制定档案的“禁毁年限”。德国档案学家奥格出版的专著《档案学的理论思想》第一次使用了“档案学”概念。

相较而言，在当时，我国的档案学研究仍然属于副产品的知识输出。而欧洲多个国家已有档案学者就档案学进行专业研究，且学术成果对未来档案学发展具有非凡意义。

（二）档案管理的职业性不同

从职业角度出发，我国的档案事业只局限于机关档案室的管理，未形成独立的档案职业，未形成国家到地方两级建制的档案馆体系，也未立专门法。放眼国外，法国在1789年7月29日就颁布了《国民议会组织条理》，并成立了国民议会档案馆，议员阿曼·卡缪当选为国民议会档案馆馆长。1790年9月，成立第一个综合性档案馆，颁布《国家档案馆条理》。同年11月，建立地方档案馆体系，颁布《关于成立行政区档案馆的法令》，由此形成中央到地方两级建制的国家档案馆体系。同时颁布世界档案史上第一部专门的档案大法《法兰西共和历二年穑月七日档案法》，随后，意大利、荷兰、比利时等多国纷纷设立国家档案馆及地方档案馆。这些国家档案馆不仅是负责保存档案，还拥有对地方档案馆的领导和监督职权。

（三）档案馆的服务定位性不同

在当时，我国档案室仅可为学者使用提供查阅服务，并未对外开放。而国外的档案馆更多定位于服务普通民众，在1790年法国《国家档案馆条例》中既已提出了“档案开放原则”，规定国家档案馆每周需向公众开放三天，国家公民可免费查用档案。该原则被视为“档案的人权宣言”，且当时法国已编制各种检索工具，方便公众查阅档案。

国内外档案事业发展存在差异性的同时，还存有部分相似性，如档案专业教育均受到较大重视。1934年武昌文华图书馆专科学校在我国首开档案管理专业，1946年殷钟麒等人在重庆创办私立崇实档案学校。1821年2月12日法国建立档案学院，成为世界上第一所档案高等教育机构，与后来的奥地利维也纳历史研究学院和德国马尔堡档案学院并称为“三代档案学院”。

四、成熟与完善期：现当代时期

进入现当代时期，国外的档案管理活动已趋于成熟和完善时期，涌现了大批知名学者和著作，对于各国档案管理提供了充实完备的借鉴。在我国，新中国成立以来档案管理工作取得突飞猛进的发展，改革开放至今，是我国现代档案管理发展最快的阶段。

相对之前，现当代时期的档案管理既有维护国家利益和巩固国家政权的作用，同时又是经济和科学技术的发展的有力支撑，在繁荣文化事业、保存历史记忆和维护个人权益等方面也发挥积极作用。

（一）国内外档案管理工作的相似性

1.新型载体档案的出现。造纸术与印刷术的出现引发了档案载体的第一次变革，而随着现代科学技术应用于档案领域，新型档案的出现带来了档案载体的第二次变革。全球范围内出现的新型档案主要包括照片档案、影片档案、录音磁带档案、微缩胶片档案、电子文件档案、音像档案等多种非纸质多媒体档案，它们的出现对档案工作产生了深远的影响。

2.涌现大量档案学者及创新观点。国外方面，英国学者希拉里·詹金逊于1922年出版《档案管理手册》，在档案鉴定工作方面提出“行政官员决定论”，在档案分类和整理方面提出“档案组合”概念，并对档案人员的职责做了全面的论述。戴维·比尔曼的《电子证据——当代机构文件管理战略》，详细论述了电子档案文件管理的意义与方法。在国内方面，80年代末由何嘉荪和冯惠玲教授提出的“主客观全宗理论”，创新的把来源看作“同一社会活动过程”，与电子文件管理的来源思想相结合，解决了从布伦内克到谢伦博格在来源上的双重标准问题。刘新安、桑毓域教授等提出“档案二元结构理论”，认为档案是由文件的实体和文件之间的历史联系记录构成。但由于语言的不同，我国很多原创性理论没有及时走出国门，走向世界。

3.档案利用的多元化与丰富性。国内外均明确地将社会民众和政府机关视为服务对象主体，此外，不断完善服务形式和服务类型，除了阅览、咨询、复制、外借、展览、公布、出版等普遍用途外，各国还积极开展富有特色与创新的服务，如历史教育基地、文化创意产品研发、视频教学等休息利用，并注重法制保障和高科技技术支持，丰富民众的文化休闲生活。我国积极探索数字档案馆、公共档案馆均是对此的探索。

4.档案教育的发展呈体系化、专业化。国内外档案教育已形成形式丰富、结构完整、教育层次更高、教师队伍更大的档案教育体系，注重理论与实践相结合的特点更为突出，培养人才以综合性复合人才为主，且注重国际化交流合作。在我国大陆地区，共有33所高等院校开设档案学专业并招收学生，25所院校设立了档案学专业硕士，4所院校招收博士生。

（二）国内外档案事业发展的差异性

研究行为的集约化程度不同。在我国，档案学的研究集约化程度低，研究者多数各自为政，研究成果重复性多，忽略了实证研究方法，研究工作带有自发性和分散性。国外学者更注重学术的探究与协作。

通过以上梳理可以看出，可以说中国古代的档案管理活动整体领先于国外，但近代以来档案学的产生与发展大大落后于国外。他山之石，可以攻玉，通过对比借鉴，厘清不足，发挥长处，将“档案梦”汇入伟大的中国梦中。

（作者单位：福建师范大学社会历史学院）