制度改革背景下高校人事档案的管理

2016-02-04谭春霞

山西档案 2016年5期

文/谭春霞

制度改革背景下高校人事档案的管理

文/谭春霞

人事档案是高校管理工作的重要组成部分，是国家档案的重要组成部分，是全面考察了解教职工的重要依据。目前，随着人事改革制度不断深入，高校人事档案管理面临着新的情况，也存在着一系列新的问题。为了解决这些问题，高校需要加强档案管理人员队伍建设，适应人事改革制度，完善人事档案管理制度，更好地发挥人事档案的作用，实现人事档案网络化管理，丰富和完善人事档案的内容，从而最大限度地发挥人事档案凭证和参考作用。

人事制度改革；高校；人事档案管理

高校人事档案内容包括个人经历、思想品德等情况，具有现实性、动态性、真实性等特点，主要来源于一个乃至几个单位的人事管理活动，是以个人姓名为特征组成的专卷或专册，具有使用价值和保存价值。21世纪是知识经济时代，为了促进高校的人才资源管理，就要加强人事档案管理，提高人事档案管理的质量，做好高校人事档案管理工作，提高高校的教学科研整体水平。

一、高校人事档案管理面临的新情况

（一）人事档案管理工作面临的新要求

进入21世纪以来，为了适应社会发展的需求，我国对人事制度也进行了改革，其内容大致有以下几点：（1）要由传统的个人要素、个体绩效等评价，转向人力资源管理、组织绩效和团队绩效等考核评价。（2）高校人事管理更多的是要体现出一种道德行为，高校教职工都具有较高的文化水平，能够为高校提供生存动力，为高校发展提供重要支撑力量。（3）高校人事管理要以教学效果突出为薪酬的基础，注重薪酬的激励功能，强调团队绩效的回报与激励，以组织和个人绩效为支付薪酬的依据，构建以绩效为导向的薪酬回报体系，强化对成绩优秀者的长期激励。（4）职业化要素由知识结构与技能、职业精神、规则、道德、价值观等组成。[1]

人事制度改革背景下，人事档案管理工作具有了更多、更新的要求：首先，人事改革背景下，人事档案信息成了多层次全方位的评价信息，以往提供的人事信息是一种单一考核信息，而价值评价信息成了人事档案信息的重要来源，档案管理工作成了价值评价体系建立的基础。为了保持个人信息与组织团队信息的联系，在记录个人信息时，要注重组织、团队信息的记录。其次，作为高校管理工作的重要组成部分，人事档案工作应该为高校核心评价体系服务，体现出高校校园文化特色。另外，人事档案在提供分配信息的同时，作为价值分配体系的重要依据，要注意对价值分配结果反馈信息的记录和更新。

（二）人事制度改革赋予了高校人事档案管理新的契机

进入21世纪以来，高校人事制度管理改革转向了人力资源管理与开发，高校不但要增强教育力度，选优配强，还要充分调动职工积极性，才能吸引、保留住人才。高校招聘、培养、薪酬等环节都与人事档案信息化管理具有联系，（1）人才培养就是从知识、技能、心理素质等方面，对人才进行培训，高校是一个知识密集、人才济济的单位，其不但具有多元化的思想，还具有多样性的诉求。因此为了不断地促进发展，高校所采取的重要手段是通过强化培训的方式，来加强人才培养，并且培训的时候要兼顾学校发展和人才成长的需要。为了向制定长期培训计划提供依据，对于职工的培训内容和培训成绩等信息，人事档案要随时、真实地进行记录；（2）招聘人才的时候，对于某个人的人事档案，高校招聘部门进行调阅，并且还要对人才信息进行详细记录，根据这些信息建立人事档案；（3）绩效管理是职工在某个工作岗位上的业绩信息，能够为建立合理的薪酬管理制度提供帮助，包括绩效考核、绩效评价等收集、分析和传递。因此，在绩效管理的各个方面，人事档案管理是科学薪酬制定的重要依据，能够帮助管理者确定职工所属薪酬级别，能够提供完整的职工信息，如学历、职务、工龄、考核结果等。由此可见，为了增强高校人才队伍现代化发展，人事档案管理能够提供基础信息数据和丰富的第一手内容，能够促进人事档案管理信息化、公开化建设。

二、人事改革背景下高校人事档案发展现状及管理存在的问题

（一）高校人事档案发展现状

1998年，为了促进我国高等教育的发展，第九届全国人大常委会颁布了《中华人民共和国高等教育法》。随后，为了实现教师和学校的平等，全国各大高校开始实行了教师的聘任制。聘任制增强了各大高校的综合竞争力，提升了教师之间的竞争。但由于改革的深化，各大高校的合并、专升本等内容加大了高校之间的变动，增加了教师的调动、升职、辞退等。同时也增加了人事档案管理的难度，对教职工的个人能力及素质很难凭借档案进行正确的估量，造成了如今高校人事档案管理的混乱。如果不及时更新教职工的档案记录，就会导致教职工的档案不完善，并且在人才储备时，会导致高校没有客观的档案作为判断标准。另外，在很大程度上，人事档案关系到了相关人的经济利益，与个人的升职、加薪等有关。因此，在实际调查中，发现了很多虚假信息，如工龄越算越长，年龄越填越小等。[2]

（二）高校档案管理中存在的问题

1.投入不足，档案信息化管理程度较低。目前，由于档案信息化没有全面推行，人事档案管理投入资金有限，高校部分人事档案虽然已经形成了电子档案，但是仍处于手工操作状态，严重地制约了人事档案工作的进一步发展，如在归档、装订等方面，高校人事档案还没实现借用信息技术手段来进行管理，人事档案仍以手工为主，如在调档期间和查询自身档案的时候，新教师需要时刻打电话跟踪档案的进程，需要亲自跑到人事档案管理部门进行查阅，缺乏基本的管理设备和先进的管理手段。

2.管理制度不规范、不完善，导致材料的收集不完整。目前，为了适应人事改革的趋势，高校人事档案的管理虽然全面推行了公开招聘、普遍订立聘用合同等工作，但是高校人事档案管理工作制度相对不规范，在档案接收、资料传递、审核等程序上缺乏较为完备的制度；部分档案管理人员缺乏经验，在档案归档、查阅等方面缺乏相应的制度，导致入档材料没有及时归档、档案信息收集不全、对档案管理的规范性不够重视，以及档案材料丢失、不完整等。如调档函不规范、随意接受各种快递档案等。

3.人事档案资料不完整，不能满足改革的需要。人事档案的归档材料不但包括审计材料、政审材料、学历、处分材料、待遇、奖励材料等等，还包括履历材料、培训材料、鉴定、考核、出国审批等材料。随着人事制度改革的不断深入，人事档案的归档内容也要不断丰富，只有这样才能与改革相适应。现在高校人事档案管理中，教师的档案材料并不完整，引进人才的时候，高校存在着一些人才档案材料漏缺，导致在接收后，没有检查档案就直接归档。另外，部分教师进修博士等学历后，档案资料不完整，人事部门没有及时将学历和学位档案进行合档，这将对教师带来新的问题，对高校档案管理带来很大的困扰。

4.管理人员缺乏专业素质，“人档”分离现象严重。目前，部分高校人事档案管理人员缺乏专业素质，管理人员大多由人事部门工作人员兼职管理，导致高校人事档案管理很难完成人事档案收集、分类、鉴定等工作。另外，21世纪是人才竞争激烈的时代，高校人才流动加大。在这种情况下，会出现“人档分离”现象严重，传统的人与档案相互对应的规定被打破。一方面激烈的人才竞争导致高校人才流出现象严重，出现了“有档案无人”的问题，一些教师离职了但是档案仍在学校中；另一方面，高校急于求成，在引进人才时，制定了一些“不调入个人档案”的特殊政策。长期下去，这些现象会对高校人事档案正常管理产生严重影响。[3]

三、基于人事制度改革下提出高校人事档案管理的路径

（一）规范人事档案管理，实现人事档案信息化

高校要进一步优化人事档案管理，建立规范的人事档案管理制度，满足日益深化的人事制度改革需要。（1）在内容与形式上，高校要规范人事档案管理，按照人事档案的十个类别进行准确的甄别、分类、整理加工。在内容和形式两方面，高校的人事档案管理要形成一整套收集、鉴定、整理以及利用、定时归还等制度体系，从而确保人事档案的真实、完整、实用。（2）高校要在人事档案管理中运用计算机网络等现代科技手段，充分利用现代办公设备和加密等技术手段，通过局域网之间的相互联结，使人事档案数据化、信息化，建立人事档案信息传递、档案资源共享数据库。（3）在遵循《档案法》的基础上，人事档案工作要做到有章可循，严明管理制度，与人事管理工作实际相结合，逐步实行标准化管理，设立档案的查借阅制度、保管保密制度等。（4）高校要规范高效的档案管理，进一步规范档案调入与调出流程，改进档案室工作人员的值班制度，完善档案室办事日常规定，做好档案查询的登记工作。

（二）增强管理人员工作责任心，转变人事档案管理理念

人事制度改革要求高校人事档案管理人员要参加培训，不断加强人事档案从业人员的业务能力培训，要求管理人员具备良好的政治素质和极强的工作责任心，形成“一专多能”的综合素质。因此，高校人事档案管理要增强人事档案管理人员的创新意识以及服务意识，重新定位人事档案的功能，重视所有类别的人事档案资料，使档案从被动服务变为主动服务，转变人事档案管理理念。另外，在人事制度改革的推行下，为了提升工作效率，高校人事部门要做好职责分工，注重其他各方面认识材料的收集与整理，强化从业人员的工位意识，充分发挥档案在管理上的作用。如在档案管理方面，可以将本校档案工作分成四块，尽量避免同一个人负责所有档案。一工作人员要开好调档函，确保档案的调出、调入工作，对于新进的档案要做好登记工作；二工作人员要做好咨询与查询工作等。三工作人员对于高校教职工的档案出现新材料要做好归档和登记工作，做好整理、合档档案工作。

（三）注重档案内容的统筹与兼顾，完善收集分类

为了促进高校人事管理的规范化，高校人事档案管理必须要注意与高校人事制度改革的关联性、耦合性相衔接，建立人事工作业绩档案和保险档案等，使人事档案具有真实性和价值性，在收集档案基础材料的前提下，为领导全面掌握干部队伍提供第一手可靠资料，从而使人事档案得到丰富和完善，如干部队伍的整体状况和准确选人用人等。另外，人事档案资料是记录员工学习与工作经历的重要证明，作为高校人事处，要改进工作方法，重视人事档案管理工作，完善收集分类。学校要本着以人为本的理念，对员工的档案资料要进行认真的审查，督促员工及时完善漏缺的资料。同时，高校人事档案的收集、归档工作，要随着教师在工作期间的职称、学历、学位等的变化，及时完善、补充，对人事档案实行动态化的管理。如教师评上了高级经济师职称的话，档案室工作人员要提醒其将相应的资料归档，主动联系教师。[4]

（四）转变工作理念，树立人才自由流动的新观念

以往传统的工作理念已经不能适应人事制度的改革，因此，为了实现从“管理者”到“服务者”的转变，转变理念，增强服务意识。在平时的工作中，要耐心解答教师档案咨询的问题。同时人事档案部门要始终坚持全心全意为教职工服务，通过开通学校网上人事档案管理意见咨询等方式，以强烈的责任感与职业道德强化自身工作，欢迎教职员工积极提意见。另外，高校的活力之源就是积极引进人才、培养人才，而倡导开放和自由人事制度改革的实施，能够促使事业单位用人机制的转变，提升事业单位选人、用人方式的灵活性。传统的高校人事工作中，往往限制人员的流动。但是随着市场经济的不断发展，人事制度改革势在必行，人才流动成了必然。因此，高校人事档案工作人员要转变观念，积极配合人员调动工作，摒弃传统的方式和方法，以高度的职业责任感，做好每一份人事档案的传递和接收工作。