加强事业单位电子档案管理的分析与思考

2016-02-03姚卫星浙江省文化艺术研究院

浙江档案 2016年10期

姚卫星/浙江省文化艺术研究院

传统档案载体以纸质材料为主，其保存要求受外部条件影响，有较大局限性，且查阅利用较为不便，档案信息的价值不能得到充分体现。如，保存反映某特定业务工作的纸质档案，有可能需要十几个卷宗盒；档案工作依赖于人员手工操作，而这一过程往往工作繁杂、工作量大，工作水平和工作质量均比较低下。随着办公自动化系统的普及以及信息技术在档案管理工作中的运用，电子档案应运而生，与之相伴的电子档案管理工作也不断发展。与传统的纸质档案管理工作相比，电子档案管理的诸多优势十分明显。事业单位开展电子档案管理工作，可有效提高档案利用工作质量和效率，进而有效提升档案管理整体水平。具体来说，首先，开展电子档案管理工作，能够通过网络实现电子档案的在线收集、传输、整理等，并确保电子档案的利用借助信息系统快速而准确地完成，最终实现跨部门的资源共享。其次，档案信息网站建设已经成为电子档案管理工作中的一项重要内容，在网站建设过程中充分利用电子标签、无线条码阅读器等先进技术，可增强网络化服务能力、提高自动化管理水平，进而有效提升电子档案管理水平。随着事业单位“增量档案电子化”工作的不断深入，事业单位形成了一定规模的电子档案，要确保电子档案的稳定与安全，必须加强电子档案的规范管理。