文·林玲玲

做好“六化”工作推进直管公房档案建设转型升级

文·林玲玲

随着国家物质文明和精神文明的日益提高，人们对档案工作地位作用的认识发生了深刻转变。直管公房与广大人民群众的利益息息相关，其档案管理的重要性不言而喻，必须坚持以“四个全面”战略布局、“五大发展理念”为指导和引领，推动档案建设不断转型升级，更好地适应社会发展进步需要、满足人民群众利益需求。为此，应重点做好“六化”工作。

一、数字化

就是适应大数据时代发展趋势，积极创新，顺势而为，努力推动由传统建档向数字强档转变。这样，才能把握网络数字技术飞速发展新要求，开创档案工作新局面。2013年以前我市的直管公房档案全部是纸质档案，存在不易保管、不方便查阅等诸多问题。2013年之后逐步实行了数字化，但还存在不少亟待解决的问题。首先，要抓好应用系统建设，主要包括档案信息收集、档案信息管理、档案信息利用、档案信息安全等软件技术研发建设，即抓好平台保障，这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的基础。其次，要做好信息的采集和整理。直管公房管理涉及方方面面，需要完整采集和整理各个环节、各个要素的信息，不仅仅是公房资源状态，还要有职能部门履责有关情况。再次，要及时抓好电子文件的形成。对相关信息要及时搞好电子存储，分门别类形成数据库，便于及时进行网上查询、传输和管理。

二、专业化

档案建设在技术、设备和管理等方面都有很高的要求，没有一支专门的人才队伍是不行的。要始终把提高人的素质放在第一位，这是档案建设和管理转型升级的成功之本。档案工作人员除了应具备广博知识外，还要有一个结构合理的人才群体，不仅需要档案专业人才、计算机专业人才，更需要既懂档案业务、又熟悉信息技术的复合型人才。要切实舍得投入，从人力、物力、财力上给予真心关注和重视，综合采取骨干引进、送学培训、在职带训等方式，加强人才的培养，特别是要跟进当前人事改革的大背景，转变思想观念，改进工作方式，打造一专多能的人才队伍，不能因人少活多误情误事，努力通过提高人员素质、强化能力提高工作质量效益。

三、动态化

简而言之，就是必须使档案相关信息，随着事物本身的变化而随时变化。当前，有的单位虽然数据库比较完备齐全，但更新不及时，成为“老黄历”，有的甚至成了“僵尸网站”，给工作带来很大不便，人民群众意见也很大。档案信息管理本身是一个动态的过程，特别是公房管理信息，“动”与“不动”直接影响的是政府的诚信、百姓的利益。因此，必须随时保持数据信息的更新。要不定期对系统进行清理整理，安排专人负责，并形成一种自觉。要在公房信息发生变动的情况下，第一时间进行修订完善，确保信息的真实性准确性。相关业务部门要积极配合，不能推一推动一动，要切实形成合力、成为常态。

四、开放化

建档强档的最终目的是为了利用。公房管理是一个民生工程，档案建设和运用不能“唯我所有”，关起门来自己看，而是要服务大众，满足人民所需。为此，要坚持树立开放思维，由封闭向公开、由重保管向重服务转变，按照规定相关要求及时向领导机关、向社会提供有价值的信息，不断增强档案服务现实的能力，努力实现“死档案”向“活信息”转变。要克服“守摊”思想，强化服务意识，以更加开阔的视野、更加积极的心态，抓好档案的开发和利用，为区域经济社会发展工作大局服务、为广大人民群众服务。

五、延伸化

档案具有存凭、留史、资政、育人的作用。公房档案是党和政府加强公房管理的真实记录，是促进民生事业健康向前发展、维护人民群众根本利益的重要依据。要善于利用公房档案，分析、研究区域经济发展、人民生活等状况，及时向党和政府提出参考建议，做到由“档案库”向“思想库”转变。就服务区域经济社会发展而言，档案信息资源作为管理要素参与管理活动，通过档案信息研究利用，有效降低经济管理的再投入成本，引导资金流和入住户的合理流动，支持决策科学有序而减少失误，实现资源配置优化。就服务人民群众而言，可以通过研究档案资料，吸取正反两方面的经验教训，更好地提高公房管理服务水平，增加社会大众的获得感和幸福感。

六、法治化

档案建设、管理和运用离不开政策法规体系的支持。从大的层面讲，《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，是加强档案工作的基本法律依据。要牢固树立法治观念，依法管理档案、依法保护档案、依法利用档案，推动档案管理由重行政管理向依法管理转变。再落实到我们具体的行业，要研究细化相关规章制度。比如，直管公房档案管理，要建立健全直管公房档案的收集制度、直管公房档案的整理制度、直管公房档案的归档制度、直管公房档案的查阅制度、档案室管理的安全制度、档案管理人员的岗位责任制、档案管理人员的培训制度，等等。通过加强法治化管理，实现档案工作的规范化精细化标准化。

［1］厚华东，陈静.浅谈加快推进房产档案数字化管理［J］业务建设， 2013.21（3）52-53

［2］张英奎，王妃，房彦君.大数据时代的企业档案信息化建设［J］北京化工大学报（社会科学版），2014，（3）

（作者单位：烟台市住建局房产经营与物业服务中心）