摘 要：在当前的信息时代下要充分认识医院文书档案电子化管理工作的重要性，采取科学有效的管理手段，提高医院文书档案电子化管理水平。文章结合自己对医院档案管理工作的实际感受，提出了一些看法和建议。

关键词：医院 文书档案 电子化管理

中图分类号：G275

文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2015）-12-281-02

随着社会科技网络的迅猛发展，电子信息化不断普及，电子文件已成为医院信息资源必不可少的组成部分，档案电子化管理是医院信息化建设的一项非常重要的内容。当前医院文书档案管理现状已不能满足人们对档案使用的要求，管理水平与档案使用需求之间矛盾日益突显，文书档案管理水平亟待进一步提高。

一、医院电子文件归档管理的现状及重要性

（一）目前大多数医院电子文件归档管理工作的现状

1.领导层面不够重视。大部分领导对新形势下档案管理工作的认识不足，文书档案工作基本停留在纸质文档保管状态，对于电子档案的管理任其自然，仅满足于能应付查档，而没有认识到医院文书档案在医院的管理、运作中贯穿始终的重要作用。意识不到纸质文档保存管理已不适应新形势下的管理需求，在资金投入、人员配备上同样体现出重视不够。

2.当前文书档案的管理。当前文书档案管理大多还只是停留在纸质的档案管理，将材料整理后装订成册归档，如需调阅档案资料，首先要翻阅卷宗目录，还要逐柜逐本查找，极为繁琐，费时费力。需要复印时还得将装订线拆掉，印完再装订回去。这样重复的折腾不仅对原始资料造成损伤，影响档案资料的美观、整洁及完整，而且极易变为孤本。

3.文书档案管理水平与手段跟不上新形势的发展与要求。比较突出的问题是管理工作人员素质参差不齐，除年龄老化外，还有技能老化问题，有的甚至不会使用计算机，即便是勉强会用也只是简单地操作，因素质所限而力不从心，对电子档案进行科学的分类、提取、分析、加工、排列、索引等深层次的管理无法胜任，严重影响了档案电子信息化的建设、使用质量和管理水平，使工作效率严重滞后。

（二）充分认识医院文书档案电子化管理的重要性

医院文书档案包括党群类、行政类、业务类的档案，包含大量信息，这些档案可以为追溯、查找和解决医院日常行政管理活动中遇到的问题提供依据或线索，这些档案的信息量庞大，查找费时费力，仅靠传统人工处理，几乎无法完成，只有使用档案电子化管理，才可以快速地从中找出各种有用信息，制定可选对策和应急预案，妥善解决已出现的问题并杜绝类似问题再次发生。可见，文书档案的电子化管理对医院的运作、发展有着至关重要的作用。

二、实现医院文书档案电子化管理要狠抓两个关键

（一）提高认识

档案的现代化管理意识要加强，要与时俱进，随着社会科学进步而不断变化发展。医院要加强对文书档案管理利用，提高管理水平，从领导到具体管理人员，都要树立明确的目标，从思想到行动，从硬件到软件，从制度到技能都必须为实现科学的文书档案电子化管理服务，以适应文书档案管理工作的新常态。

（二）实行现代化管理

医院文书档案的重要性仅从认识上提高还不够，如何提高文书档案的管理水平，妥善保管、有效地利用档案，为当前的工作提供帮助，才是医院文书档案管理的重要内容和目的。随着信息技术的发展，办公自动化系统的普及和使用已是必然趋势，日常办公逐步向无纸化方向发展，不仅可以节省文件用纸、文件分发等过程的物质消耗，降低碳排放，保护生态环境，而且通过建立信息共享的统一格式的数据库系统，把文书档案的各种资料逐步电子化，按统一格式录入管理系统，实现文书档案电子化管理，从而实现智能化管理。

三、开展和做好医院文书档案电子化管理的几点建议

（一）建立文书电子档案管理制度

建立合理的电子档案管理制度，必须体现合理化、科学化。建立起来的规章制度必须根据医院工作实际情况，结合工作实际要求，制订出的电子档案管理制度既简明扼要又实用，同时具有可操作性，便于更好地发挥医院文书电子文件档案的作用及规范。坚持执行制度的规范性、严肃性、保密性，充分体现制度的权威性。

（二）加强档案人员队伍建设，推动信息化管理

电子文件的形成、处理，都是在电子计算机软、硬件平台支持下完成的，因此除了配备电子文件管理所需设备外，电子文件的整理、保管、鉴定、统计和提供利用都要由电子文件管理人员负责实施完成。因此应加强档案人员队伍建设，对档案管理人员要进行定期培训，除档案业务知识和电子信息技术方面的培训，还要重视外语水平的提高，这样才能使管理水平始终跟上形势的发展和需要。

（三）统一电子文件归档格式

没有标准的制约，任何工作都会带有随意性。电子文件管理系统应建立一系列标准，构成档案信息资源有文本文件、数据库文件、图形、图像文件和视频文件等。这些种类的文件又有多种不同的格式，仅文本型文件就有诸如DOC、TXT、PDF等格式。多种格式的存在对各个立档单位电子文件的归档工作造成了很多的困扰，也使档案室对所接收电子文件因格式不同而造成混乱，如内容重复、缺失或不一致等问题。因此，应统一电子文件归档格式。电子文件的数据类型、种类、编号、著录，电子文件光盘的信息组织、刻录、标识等都应尽力保证归档的电子文件齐全、完整、真实、有效，便于长久利用。

（四）建立医院文书档案电子数据库

将医院档案集中统一管理，对原有的纸质档案数字化，现有的电子档案规范化，建立一个高效实用的电子档案库。首先，要实行档案综合管理，设置专门的档案储存室，依照档案管理相关规定的文件分类组卷办法将各类档案统一保管；其次，要在档案室配备除湿机和空调及驱虫药、消防装备，保证档案不出现损坏；最后，要开发行政档案管理信息系统，把所有纸质资料，全部扫描进入计算机服务器的数据库。自定义电子档案库，对各档案建立文件夹，文件夹对应卷库和案卷的名称、属性、档案编号等分门归类，还可以添加备注说明信息，以及档案调阅情况管理。努力做好电子文件档案科学的管理，积极探索新形势下的管理模式，使电子档案管理工作更加科学化、实用化，实现档案信息化的跨越发展。

（五）文书电子档案资料的及时收集入库

规范医院电子文件档案资料的管理工作好与坏，在一定程度上取决于档案工作人员的责任与素质。作为医院档案工作人员，不仅要注重自身专业水平的素质提高，而且更加要通过参加专业知识培训、自学等渠道，提高电子文件档案管理工作水平，使档案工作有更加科学的管理方法。进一步丰富医院电子文件档案的内涵，多方收集电子文件档案资料，主动加强与各职能科室互动，不烦不燥，及时收集资料，而不是等别人交档案，使其记录内容动态、客观、准确、全面。这样才能提高电子文件档案的质量，提高收集电子文件档案工作效率。作为档案管理者，还要不断探索新的管理理念与模式，促使电子档案能在日常工作中，更好发挥其有效作用。

（六）要加强网络的安全管理，及时做好数据备份恢复工作

通过验证用户信息、输入调阅口令和限制访问、阅读权限，安装先进的防毒杀毒软件、建立防火墙来防止病毒和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改。备份技术也是确保电子档案信息安全的一个非常重要的安全策略和技术手段。针对网络的不安全性，要建立数据备份和恢复系统，确保关键信息能在计算机和网络发生灾难性故障后得以及时恢复。

（七）电子文件档案的开发与利用

新形势下档案部门职能应从纯粹保管档案转变为档案综合信息服务，利用档案信息化手段，为社会提供有价值的信息资源。因此，对档案信息资源不能仅限于收集、保管，更重要的是利用好这些档案信息资源，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工、管理，做好对档案的科学分类、排列、索引和编研等基础工作，利用档案信息资源服务于大众，从而达到档案信息资源的共享和有效利用。拓展档案信息的深层次加工，做好信息检索、汇总分析和专题跟踪等编研工作，对档案信息资源按专题和类别进行二次甚至三次加工、提炼和深层开发，拓宽提供信息资源服务的渠道，实现医院内部各部门之间的资源共享和综合利用。同时使与患者密切相关的信息通过医院档案信息管理系统的服务渠道向大众公开，做到公正、透明，成为人民满意的医院。

参考文献：

[1] 杨巧芬.试论电子文件的管理与归档工作.煤炭企业档案管理优秀论文集（2010），2011.5

[2] 卿华.CAD电子文件归档管理的几点建议.湖北职业技术学院学报，2014（12）

[3] 龙红.对电子文件归档的思考.广西电业，2011（11）

（作者单位：福建省漳州市医院 福建漳州 363000）

[作者简介：孙秀贞（1976—），女，福建省漳州市人，大学本科毕业，现任福建省漳州市医院办公室助理馆员，从事档案管理工作。]

（责编：若佳）