文/胡忠辉

研究生教育信息化：从迎新到毕业

文/胡忠辉

编者按：

目前，国内很多学校已经实现了从研究生招生、复试、入学、选课、培养，到研究生答辩、毕业进行信息化的管理，构建了符合自己学校办学理念的信息化系统，并开发了先进的管理信息系统平台进行支撑。上期本刊刊出了关于我国研究生教育信息化发展状况以及高校在研究生招生中的案例，本期将展示从研究生迎新、学籍管理、奖助到毕业整个过程中信息化的参与。

迎新

中国科学技术大学: 数字迎新系统

为提高管理的信息化水平，构筑校园信息化高速通道，为新入学研究生提供更加优质的服务，中国科学技术大学研究生院已经开发了研究生迎新系统。“数字迎新系统”由迎新联络员系统、网络数据库系统、即时通讯平台、研究生新生论坛系统、网络视频系统等五大子系统组成。5大子系统相互协作，为新生提供优质个性化服务。

学校在研究生迎新工作中，为全校研究生新生配备了50多位迎新联络员，为各个研究生新生提供一对一的个性化服务。联络员通过即时通讯平台、手机、电子邮件、网络数据库系统、研究生新生论坛系统等，与新生直接联系，解答他们提出的各类问题，协助新生报到，帮助他们熟悉校园学习和生活环境。

研究生新生只需根据录取通知书内附带的系统信息，输入户名和密码，即可登录中国科大数字迎新系统，轻松准确地查询到：导师信息、学费奖学金情况、迎新志愿者联系方式、报到手续的办理情况和报到流程。系统帮助新生在入学前的暑假期间就可以了解科大，与在校师生互动，提前融入科大，更快地熟悉校园环境，投入科研工作。中国科大2011年研究生迎新工作期间，累计发送短信5万多条，邮件1万多封，各研究生新生累计访问新生论坛1万余次，学校组织部、财务处、学工部、社区办、户籍办、校医院及研究生院等各部门在论坛系统中回答各类提问四百余条。新生可通过网络视频系统实时查看迎新现场，并可通过网络直播向远在千里之外的家长报平安。研究生迎新系统为新生、各管理部门以及在校师生搭起一条方便快捷的沟通桥梁，促进了研究生迎新工作的顺利开展。

研究生相关管理部门通过系统中的“迎新手续办理”和“迎新查询统计”等模块，可同步查询到新生报到的实时信息和整体统计结果，掌握新生报到情况，避免了迎新拥堵。相关管理部门可根据系统提供的实时数据统计，调整工作安排，提高工作效率。

同时，系统还提供“档案信息管理”、“请假管理”以及“学历学位信息验证管理”等迎新工作相关管理功能和数据集成及共享服务。此外，系统提供的关于科大精神、校园文化的内容以及重要校园部门网站的链接，可以帮助新生深入了解科大，提前融入科大，有利于其入校后更快地投入学习和科研工作。

西安交通大学:掌上迎新网站，数字移动校园

西安交通大学建立了掌上迎新网站及数字移动校园来帮助研究生新生迅速了解学校。

掌上迎新网站是一个专门为新生准备的网站，包括地图、查找建筑/地标、查询路径、新生信息查询、报名流程、校内住宿、常见问题、常用站点等栏目。在这里，同学们可以浏览校园地图；查看迎新地点、流程；查找建筑、院处办公室地点；查询建筑物间的最快路径；通过准考证号和录取通知书号查询学号、班级、宿舍；查看校内衣食住行介绍、校园住宿信息等等。常见问题一栏还为新生们解答了关于校园卡、教室、图书馆、食堂等方面的问题。在常用站点中，同学们则可以直接打开交大主页、教务处、招生办公室、校内信息门户等网站链接，操作方便快捷。

掌上校园还有课表查询的功能，通过这个选项，新生可以更加方便的找到自己的专业课课表，从而购买到合适的教材。

图1 西北工业大学“瓜大生活圈”手机微信平台

数字移动校园。数字移动校园主要链接交大新闻网、BBS、交大实景地图、图书馆、邮件系统、掌上迎新、离校状态查询、空闲教室和交大宣传片《追梦》等模块，这些涵盖了交大学生各方面的服务需求和社交平台，新生可以第一时间了解交大的新闻动态，也可以与老生进行必要的交流。通过新闻版块链接，新生可以访问西安交通大学新闻网的全部内容，系统还会在图标上显示每天的新闻数目，并增加了今日新闻栏目,可以一键浏览当天发生的所有新闻。校园地图基于Google MAP API提供了兴庆、雁塔、曲江三个校区的地图，并详细绘制了三个校区的覆盖范围，建筑物名称，以及办公单位地址，并增加了书院，圈存机，生活必备等新的图层，点击建筑物名称就可以浏览建筑物的照片，还提供查询和导航功能。其使用方法也非常简便，打开手机上的浏览器，在地址栏输入(m.xjtu.edu.cn)，服务器会自动侦测设备类型，并把最优化的访问界面传送到用户的手机上，新生就可以畅游移动数字校园了。

西北工业大学:手机微信平台

西北工业大学在2013年为该校研究生新生准备了《“研”途启航，逐梦工大---新生入学漫画手册》和“瓜大生活圈”手机微信平台（图1），以帮助他们更加轻松、愉悦地了解学校、熟悉学校的研究生培养特点，更加方便、高效地接受学习、生活等信息服务。

“瓜大生活圈”手机微信平台由研究生软件俱乐部开发，将定期推送研究生关注的校内外学术、科研、生活、就业等信息，发送哲理、励志小故事，为研究生提供各类校内信息查询服务，调查了解研究生的学习生活意见和建议。2013年开学短短两天，微信的关注已经达到1500余人，其公众账号是：npulife。

学籍管理

福建医科大学:研究生教育信息管理系统

福建医科大学研究生教育信息管理系统可分为学生管理、导师互选管理、培养管理三个子系统。

1.学生管理。实现各类研究生 (包括学术型和应用型硕士研究生、博士研究生)的基本信息登记和学习成绩记录。

2.导师互选管理。学生通过网页登录信息管理系统，查看导师的基本信息和招生情况来选择导师；导师通过信息系统查看选择自己的学生列表并予以确认，在预先设定的人数范围内选择学生；未被选中的学生经专业学院统一协调后由研究生管理员通过手工指派的方式分配导师；最后学生与导师登录网页终端查看最终导师遴选情况，以便安排学生个人培养计划制定。

3.培养管理。导师遴选结束后，由指导教师指导已最终确认的学生制定个人培养计划，相应的培养方案在管理信息系统中提供相关的文件规定；培养计划确定后由学生登录信息平台，将所选课程录入到数据库中保存。课程由研究生学院提前选定；选课工作结束后，可能有部分选修课程因选课人数过少而不予开设，学生须登录系统查阅个人培养计划反馈信息，及时更改个人培养计划。导师遴选和制定培养计划的过程均采用信息化管理。

复旦大学:毕业、离校及校友管理系统

就业信息服务系统：2008年正式运行，为毕业生提供招聘宣讲会、用人单位职位信息，并提供毕业去向登记等服务功能。

离校服务管理系统：2009年正式上线服务，以网上跨部门协同工作的方式办理离校手续；通过与学校各业务系统信息进行数据集成，加快各环节的办理与审核速度，将办理还贷款或延期还贷、组织关系转接、费用缴清确认、户政、图书借阅清缴、退宿、报到证、毕业证书、学位证书、研究生学位论文提交、医学类研究生提交科研档案等流程在网上办理完成，改变了过去学生在各部门排队盖章的状态。

图2 北京大学研究生奖助系统主要功能

校友信息管理系统：为方便开展校友联络工作，完善并丰富校友信息，推动校友活动及校友捐赠工作，信息办于2011年建设了校友信息管理系统，充分利用现有共享数据库和档案系统数据，逐步开始积累1977年以后入学的校友数据。

奖助

在研究生入学后，研究生管理部门还将对研究生的奖助信息进行管理，信息化的奖助系统可以帮助研究生管理部门和院系减少工作量，也可以方便学生查询奖助信息。

北京大学:奖助系统

奖助系统与其他研究生管理系统的不同之处在于，它对于流程的控制较少。奖助信息系统最根本和关键的问题则是经费和奖助信息的准确记录和经费流向的严格控制。北京大学研究生学业奖学金管理系统根据管理工作流程主要分为研究生院和院系两个用户端，二者有不同的界面和功能划分。

研究生院用户端。系统分为经费管理、发放结余管理、学费信息维护、奖学金评定、奖学金发放与调整、延期研究生奖学金管理、提前毕业研究生奖学金管理、校长奖学金管理，同时还包括发放记录导出、以及学业奖学金信息查询。归纳起来主要有经费管理、奖学金管理（含奖学金评定管理和奖学金发放与调整）、信息查询等三大部分，其中奖学金管理中从奖学金涵盖的内容方面讲，还包括学业奖学金、提前毕业研究生和延期研究生的奖学金管理。

院系用户端。院系用户主要是指院系管理奖学金的教务老师等。院系用户功能较为简单，主要分为奖学金相关操作和查询两项功能。奖学金操作包括奖学金等级金额维护、奖学金评定和新生奖学金通知书打印三项功能。奖学金查询功能中包括奖学金经费预算信息查询、评定信息查询、发放信息查询三项功能。

图3 清华大学研究生奖、助学金管理系统主要功能

清华大学:奖助管理系统

清华大学研究生奖、助学金管理系统提供了从奖、助学金的设立、分配、申请到发放的全过程的信息化支持和服务。

1.信息发布模块：研工部和院系发布与奖、助学金相关的公告信息，学生查看学校和本院系发布的公告。

2.奖、助学金管理模块：研工部设立校级奖、助学金，并通过自动分配和手工调整将奖项名额分配到院系；院系设立院系级奖、助学金，并维护院系奖、助学金评定细则和综合得分计算公式。

3.奖、助学金申请模块：学生维护包括个人论文、著作、社会工作等在内的与奖项评定相关的信息，进行奖项的初申请和正式申请。从奖、助学金的设立、分配、申请到发放的全过程的信息化支持和服务。

4.奖、助学金评定与发放模块：院系进行奖、助学金的分配和名单公示；研工部发送颁奖会通知并生成用于奖项发放的报表交给财务处。

5.查询与统计模块：奖、助学金相关的各种信息查询以及统计报表的生成。

6.系统管理模块：研工部进行系统的开关控制、用户管理以及系统相关参数和代码的维护。

针对用户多、分布分散和数据实时性强等特点，清华大学研究生奖、助学金管理系统的建设采用B/S 结构，整个体系分为客户层、应用逻辑层和数据服务层。客户层使用Web 浏览器，只需一台能上网的电脑，用户就可以通过清华大学信息门户登录到奖、助学金管理系统，随时随地处理问题和查询信息。应用逻辑层的实现在技术架构上采用J2EE 的n 层架构，即由表示层、控制层、业务层、整合层以及数据层构成，此外，还包括一个核心组件层用于提供其他各层都需要的功能。其中表示层和控制层使用JSP 和Spring MVC实现用户界面和请求的响应，业务层使用Spring 框架实现业务逻辑，整合层使用Hibernate 进行对象的持久化以及与数据库的交互。数据服务层采用Oracle 数据库，实现稳定、安全、高效的数据存储。

毕业

研究生在修完研究生课程及发表相关文章后，将申请学位并办理毕业手续，这里涉及到研究生的学位申请，毕业答辩等。研究生申请学位时的学位论文查重的信息化会大幅度减少管理人员的工作时间，提高工作效率。

中国科学技术大学:三大信息化系统

为推动研究生教育从管理向服务转变，中国科学技术大学学位质量监控体系、研究生导师门户系统和面向学生服务的三大信息化系统，历经多年建设如今已成熟运行，成为有效服务于研究生教育的“信息高速公路”。在这条管理创新的“信息高速公路”上，研究生、导师和院系管理人员是使用者。学位质量监控体系则被形象称为“电子眼”，将学位质量监控体系渗透到学位论文的方方面面：2012年8月至2013年7月，中国科大研究生院共收到各类申请学位的研究生查重6147篇次，平均每人查重1.81次，55.7%的研究生因查重结果不满意而作了论文修改，从根本上帮助研究生自觉防止学术不端行为。

不仅仅是学位论文查重，从网上论文评阅到学位材料审核，从两级学位委员会的学位审核到学位信息公示，从即时通讯平台应用到及发表论文的学科分析，学位质量监控体系都发挥出服务、评估和管理等功能。

中国科大研究生导师门户系统根据导师从研究生招生、培养、教学、科研到学位审核各个环节而设计，为全校479位博士生导师和368位硕士生导师提供全方位的信息服务；面向学生服务的信息化系统，则涵盖到研究生报到、网上选课、网络课堂、成绩管理、学籍管理、奖助学金管理、住宿管理、离校等各个环节。

通过应用信息化系统，中国科大研究生考试考场可以实现无人监考，每年数次的评估不需要导师反复填表，论文评阅可以网上查询.

中国科学技术大学:网上答辩系统

中国科学技术大学与香港城市大学联合举行了网上博士学位论文答辩。答辩委员会中共有四位境外专家，其中两位在香港通过网络视频系统参与答辩，相隔两地的老师与学生通过网络顺利完成了论文答辩的各个环节。

通过网络视频系统，学校对香港与合肥两地的答辩现场进行了实况直播。首先，答辩人向两地专家报告了自己的研究工作，并将答辩的PPT 文档在两地同步播放；远在香港的专家在网络视频平台上向答辩人随时提问，互动交流。答辩后，两地专家就答辩人的学术水平进行了充分的讨论，并进行了网络投票。最后，位于香港的答辩委员会主席向答辩人宣布了答辩结果，对答辩人今后的研究工作提出了建议。整个答辩进行了近2个小时。中国科技大学与香港城市大学研究生院不仅全程参与了网络答辩，而且通过系统进行了答辩过程的录像，所有录像资料都将作为重要的教学档案送予导师和研究生保存。

网络视频答辩系统界面友好，简单易用，音频视频流畅，性能稳定，基本实现了传统答辩模式的效果和目标。同时，网络答辩系统的使用可以使相隔千里之外的答辩人、专家跨越空间的限制，实现零距离沟通，有力地促进了学术交流和合作，提升了学校学位与研究生教育工作服务水平。学校研究生院、校学位办在利用信息技术，促进研究生教育国际交流与合作方面进行了一系列尝试。如：为学校300余位研究生导师制作英文网页，加强国际宣传；开通研究生网络课堂，链接国际名校公开课；利用学位论文网上评阅系统，聘请境外专家参与评阅等。

（作者单位为中国科学技术大学）