浅析新形势下档案管理工作的规范化

2015-12-11泰山护理职业学院胥静

办公室业务 2015年9期

关键词：现代化档案管理

文/泰山护理职业学院　胥静

浅析新形势下档案管理工作的规范化

文/泰山护理职业学院胥静

【摘要】本文主要对新形势下的档案管理工作进行分析，然后阐述档案管理工作的现状，描述了对档案管理进行规范化处理的手段主要有：运用有效的现代化手段、合理采取法制手段、推动档案管理的科学与系统发展，从而提高档案管理工作的整体效率和质量。

【关键词】档案管理；档案规范化；现代化

档案管理工作在企业的发展过程中，具有很重要的作用。档案管理工作是企业历年发展足迹的见证，对企业科学化管理、发展及进步都起到重要的作用。企业相关人员应做好新形势下的档案管理工作，明确企业发展方向，确定发展目标，使企业能够科学的规范化的发展。

一、档案管理的现状

（一）档案管理思想落后。在我国很多企业中，大多数管理部门在进行档案管理时，都没有掌握档案工作的意义。一般认为档案管理工作，就是针对企业的日常运行情况记录的资源和维护信息进行管理，确保这些内容全面且完整。这种档案管理思想过于传统，无法适应当今社会的发展。受这种传统且落后的思想影响，档案管理人员的积极性不高，经常出现无故离岗现象。还有一些企业根本没有设立档案管理部门，只是指派几名非专业人员从事资料的整理工作，这种管理观念，在档案管理工作中埋下了隐患。

（二）档案管理方式落后。在传统档案管理思想的影响下，档案管理的方法也比较落后，仍然以人为主。通过人工对档案进行管理，这个过程的工作量较大，人员在进行档案归纳时的效率很低，并且很难在整理之后找到相应的信息。在一些不重视档案管理的企业，严重缺乏档案管理人员，档案管理十分混乱。所以在这种管理方法下，无法保证档案信息完整性。不同的档案管理人员有不同的档案保护方法，所以档案的保护工作也很难达到相应的标准。

（三）专业档案管理人员缺乏。档案管理是一项非常专业的管理手段，并不是对档案信息进行简单的管理。在档案管理过程中，包含很多专业性的问题，例如数据库统计和统计方法等，只有专业的档案管理人员才能使档案管理工作更加完善。一些企业并不重视档案的管理工作，指派普通职员兼职档案管理工作，这种情况下，档案管理十分混乱，缺乏有效的依据。部分档案管理人员的年龄较大，无法与时俱进的接受新事物，所以管理效率得不到提高；与此相反的是，一些企业的档案管理人员年龄较小，缺乏管理档案的经验，导致管理工作达不到相应水平。

二、规范化档案管理工作的手段

（一）运用有效的现代化手段。在信息化社会的影响下，相关企业应转变档案管理思想，与时俱进。目前，档案管理的工作量逐渐加大，其难度也有所增加，档案管理人员的压力越来越大。档案管理人员应使用现代化的管理方式，比如建立数字化的档案管理系统，管理人员要录入档案信息，然后进行电子化归档，建立数字化系统，确保查询档案更加方便。数字化的数据库的建立，能够融合电子档案和实物档案，从而降低档案损坏的几率。

（二）合理采取法制手段。很多企业忽视档案管理，主要原因是档案管理缺乏法律治理手段，这些企业没有认识到档案管理的重要性。在新形势下，相关企业必须应用合理的法制手段，加强对档案的管理力度，并保证其能够规范化发展。主要做法有：在企业建立档案管理部门，并详细分析我国的档案法，制定相应的管理制度，作为管理人员在日常工作中依从的考核标准，从而引起相关人员的重视；通过法律手段，监督档案管理工作，并对一些企业的档案管理情况进行考核，从而时档案管理工作落实到实处。

（三）推动档案管理的科学、系统发展。相关企业应健全档案管理的内部控制，推动其科学、系统的发展。在对档案管理工作进行规范化的过程中，相关企业应拥有完善的企业文化，并在企业经营中体现先进的管理思想，让企业在市场竞争中，拥有良好的信誉和形象，从而为企业带来更大的发展机遇。相关企业应提升档案管理人员的专业素质，增强对管理人员的培训工作。通过这种方法，能够提高管理人员的专业水平，完善其操作技巧，从而适应社会的发展情况。档案管理人员应具备创新精神，结合自身的实际工作情况，不断创新完善，从而提高档案管理的工作效率和质量水平。