文/湖北省十堰市第一中学　邱菊

浅析档案开发与利用

文/湖北省十堰市第一中学邱菊

【摘要】档案是重要的信息资源，是科学决策的重要依据，开发利用档案信息资源，为社会的改革和发展服务，是搞好档案的工作的最终目的。要提高档案利用效率，须加强档案信息化建设，丰富档案资源，积极主动、高效地为社会各类工作提供优质的档案服务。

【关键词】档案信息资源；档案开发；利用

档案价值的实现取决于是否能有效地利用它为政治、经济、文化以及社会各项事业提供信息服务，让“死档案”变成“活信息”。档案的利用是整个档案工作的最终目的，是实现档案价值、充分发挥档案作用的重要途径，是档案管理的根本目的和中心任务，也是档案管理工作的出发点和落脚点。因此，要求档案工作人员要不断挖掘档案信息，运用网络化管理档案的同时，全方位、多途径、多层次地进行开发档案信息资源，为利用者提供更多、更良好的服务。为了做好档案服务工作，应把开发利用档案信息资源作为基础业务建设的出发点和归宿点。

一、利用现代化信息技术，开发档案信息资源，适应社会发展的需要

加快档案信息资源开发，开展深层次编研工作，不断挖掘档案潜在效益，多途径的满足利用者对信息的需求，共享档案信息资源，真正实现档案的价值。计算机的普及和网络的出现，改变了社会信息的传播方式，同时也改变了档案工作在检索中的效率，除了大大提高了档案的存储、处理、利用等方面的功能，特别是在查阅档案资料时间上，节省了大量的时间，既提高了工作效率，也减轻档案工作人员的劳动强度，满足利用者及时、准确、多方面检索档案的要求。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电电子档案的全程规范管理，还要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性和安全性。

现代通信技术，包括数字移动通信技术、卫星通信技术、光纤通信技术及数据通信与数据通信网技术等。因此在执行档案保密审查的前提下，现代通信技术在档案管理工作中可用于组织机构之间的通信连接和档案联网检索，使档案管理实现数字化、网络化，并使档案信息传递由成批检索、联机检索发展为联网检索，真正做到档案的信息化，让档案相互联系、相互结合、互为补充统一，提高工作效率和档案利用率。在保证档案数据完整一致、保密和安全下，要充分发挥个人办公自动化和群众办公自动化系统。使档案信息资源利用成为一个统一的、开放的信息资源系统，使档案信息利用逐步走向数字化、系统化和网络化。

二、加快档案信息资源开发，提高利用效率

不断提高档案信息资源开发利用能够提高现有资源的社会利用效益，促进档案资源的可持续性，有助于提高档案在社会管理活动的实际作用。同时可从档案文件中挖掘出具有宣传价值的史料，开展政治教育的重要内容，进行生动的革命传统、爱国主义、集体主义和社会主义教育。档案信息资源开发利用还可从档案工作角度落实信息公开制度。在做好信息公开保密审查工作的前提下，最大限度地发挥档案的利用价值。

档案人员要加强档案接收，可采用上门征集、跟踪收集等方式，把有价值的档案资料收集收起来，合理分类、组卷，编研。可依据利用者的需求，扩大档案的接收范围和征集门类，力争做到档案数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源服务体系。建立完善的检索体系，档案部门要编制出多功能、多角度更实用的档案检索工具，最大限度地揭示档案信息价值，积极利用计算机管理系统的进行检索、编目、统计，从而提高工作效率和档案信息开发效益。

三、以利用者的需求和室藏材料为基础，量体裁衣，发挥档案优势

整合档案资源，要及时接收档案进馆，通过档案信息的选择、分析、加工、整序、综合制成档案信息半成品，以保证档案的高效利用与安全管理。并全面开展档案征集工作，对具收藏利用价值的珍贵资料进行专项征集、全部征集。通过采取有效措施，使档案馆藏更加丰富，结构更加合理。在档案编研的过程中，要注意整合人才资源，配备档案业务和文化素质高的档案人员成立档案编研室，专门承担编研任务。在档案编研工作中，在重视“编”的同时，还要十分注重“研”。要本着重服务、重开拓、重创新的原则，编制出适合单位和社会需求的编研成果，提高档案在编研方面的质量，最大限度地满足利用者的信息需求。因此档案员要探索档案利用途径，拓展档案服务领域，使档案信息更好地为政治、经济建设服务、为广大人民群众服务。

四、做好档案利用工作，明确档案服务思想和服务态度

做好档案利用工作，充分发挥档案的独特作用，强化优质服务意识，使档案管理工作和提供档案服务工作相互促进，协调发挥。档案工作的生命力是服务，要做好档案工作，首先要有明确的服务方向，而这种正确的服务方向是与党和国家的工作重点、奋斗目标一致的。档案人员须对工作中重点、热点、难点认真分析，进行细化、量化处理，做好档案资料随时收集，随时分类，随时提供利用。因此档案员必须勇于吃苦、乐于奉献、工作作风扎实，在工作中要随时了解社会形势，了解社会需求，及时地、有针对性地开发档案资源，提供社会急需的高价值、高质量的档案信息。档案人员还要有良好的服务态度，会使利用者有亲切感、热情感、朴实感、真诚感。

五、加强对档案的宣传，提高全社会开发利用档案信息资源的认识

搞好档案宣传工作，为档案信息资源开发利用创造良好的社会环境。档案信息资源的开发利用需要各级各部门的积极支持和参与，只有这样才能促进工作的开展。需要通过开展灵活多样的形式进行档案宣传。首先，要开展有关档案价值、作用及利用效果、编研成果的宣传，使其成为有价值、有品位的档案文化产品，为社会公众服务，引导更多的人利用档案。其次，根据利用者的需求和档案的开放范围，通过新闻媒体、网络资源数字化等载体宣传有关档案目录、内容及档案的常识，扩大档案的知名度和影响，消除利用者对档案的陌生感，营造一个良好的开放环境，从而引导人们更好地利用档案。最后，为利用者创造一个舒适、休闲的优美环境，使档案馆成为公众休闲的好去处。