浅谈事业单位档案管理的信息化建设

2015-12-11新泰市宫里镇人民政府张欣

办公室业务 2015年9期

文/新泰市宫里镇人民政府　张欣

浅谈事业单位档案管理的信息化建设

文/新泰市宫里镇人民政府张欣

【摘要】在这个时代下我国的计算机行业得到了空前的发展，在各大企业和机关单位中，都有计算机的存在，人们的办公都朝着信息化方面发展，事业单位作为我国一个非常重要的部门，其办公水平一直是人民群众所关注的，事业单位掌管着非常多的档案文件，这些档案文件对国家和地方的建设有十分重要的作用，因此，进行事业单位中广泛使用信息化产品来管理档案是非常有效的，将档案进行信息化的管理不但可以极大程度上提高办公效率，而且还提高了档案的使用率，这给事业单位带来极大的福利。因此，笔者通过走访调查事业单位档案的相关情况，对用信息化水平进行档案管理的主要方式进行详细的描述，对其出现的问题进行指正，并提出可行性的建议来解决这些问题，从而来不断提高事业单位档案管理的水平。

【关键词】事业单位；档案管理；信息化

一、事业单位档案管理信息化建设的特点及优势分析

（一）使用现代信息管理软件可以极大程度上使得档案的管理期限得到增长。与传统的人为档案保存相比较，采用现代化档案管理软件，完全可以摆脱档案纸质化管理受到天气和季节影响。在传统人为的档案的管理中，一旦天气潮湿就会使得用档案盒保存的档案出现发霉的现象，这样就不便于档案的合理使用。而且，一旦档案出现了一定程度的破损，一些重要的数据就会丢失。相比于依赖于天气的管理模式，使用信息化管理模式可以很大程度上解决这一问题，将一些重要的信息存在电脑的硬盘中，不仅不用大量的使用纸张，还可以永久的保存，重要的数据也不会丢失。

（二）使用信息化软件管理档案可以极大的提高档案工作的效率。相比于以前，如果要抽调一份档案出来，就要翻箱倒柜的去找，而且耗费的时间又多，走的程序又繁琐，非常的不便，现在使用信息化管理之后，只要在计算机面前输入关键词，就会出现相应的档案。相比于以前，一份档案只能在一个单位或者企业里使用，不能公开化。信息化管理以后，可以将档案公布到互联网上去，这样任何人想查自己档案的时候，就可以使用互联网渠道查看了，这就省去了许许多多繁杂的程序，使得事业单位的办公透明化。

二、事业单位档案信息化管理存在的问题

第一，目前我国事业单位认为档案的管理只要采用传统纸质管理就可以了，没必要采用信息化的管理水平，而且采用信息化的管理，又要投入一笔资金，根本就不重视档案的管理工作，这样就给事业单位档案管理工作带来了影响。

第二，我国事业单位中缺少专业人才，这样事业档案信息化管理受到约束，很多从事档案管理的工作人员都是没有接受过专业的技能培训，而且这些工作人员也缺乏工作的责任心，在工作中漏洞百出，就是因为这种领导干部不重视，工作人员不想做的情况，档案信息化管理的脚步就受到了制约。

第三，虽然大部分的事业单位都已经在使用信息化管理软件来管理档案了，但是还是有许多事业单位的信息化程度不完整，一些重要的系统没有得到升级和更新，这就导致了我国部分事业单位档案管理还停留在纸质化的管理程度上。

第四，事业单位内部缺少沟通，没有建立起健全的责任制度，档案管理的工作人员和后台技术维修人员没有及时沟通，导致档案管理系统不能得到及时的更新和维护，给档案信息化管理模式带来了极大的不便。

三、我国事业单位档案管理信息化建设的策略

（一）事业单位的领导干部一定要重视档案信息化管理的这项工作。首先，要加强对管理人员的培训工作，培养管理人员的一些工作技能，更重要的是培养管理人员的责任心，只有在思想上转变态度，才能解决一系列的问题；其次要建立一个健全的管理制度，将责任个人化，这样就会让各个阶层的人引起重视，也会投入更多的精力来参与这项工作；最后，要完善档案管理设备的更新工作，加大资金的投入建设一个专门管理档案的工作室，采购一批先进的管理设备进行科学有效的管理，这样才能一步一步的提升档案管理的水平。

（二）事业单位要与其他政府机关和企业单位加强沟通。要将档案管理工作“走出去”，要成立一个档案管理局域网，要体现出信息化的管理水平。各级领导干部也要加强领导，并给予一定的支持，只有保持档案管理工作的先进性，加强与其他单位进行有效的合作，实现档案管理工作的“透明化”，才能够将档案管理水平提升上去，从而保障国家和人民的利益。