文/河北省秦皇岛市第二医院　刘丽春

浅析医院档案信息与数字化管理

文/河北省秦皇岛市第二医院刘丽春

【摘要】本文结合了作者亲身的工作经验和他人研究，对医院的档案信息数字化管理做出客观的叙述。

【关键词】医院；档案信息；数字化管理

医院的档案信息是医院在以往的医疗过程中的历史记录，这些记录都是医院各科室和各部门经过长时间工作收集的，在医院的各项系统中占到了主导地位。这些信息以数据的形式累计增加，档案信息的来源复杂，从而使信息的形式产生了多样化的发展趋势。信息的利用效率是评价医院信息管理优劣的有效依据，还可以对医院各科室、医疗活动、技术水平进行评定。

一、医院档案信息数字化管理的优势

传统的笔纸化医疗办公已经不能满足现代办公的需求。我国的医疗网络正在飞快的发展，这种以网络为基础向医疗行业发展的技术，已经得到医学界广大学者的好评，医院的工作形式也转变成为了无纸化办公，大力利用数字网络技术为医院的档案信息进行收集和存储，这样的改变也为医院数字化管理提供了条件。先进的网络档案管理方式代替了传统的纸张式档案管理，这不仅大大减少了医院在档案管理方面的费用，还给医院节约了空间，而且对于查阅和储存也可以随时随地进行操作，极其便捷，并且还避免了纸张的浪费和打印清晰度不足的问题。数字化的档案信息管理，既节省了人力还对医院工作效率有所提高。

二、医院档案信息数字化管理的主要问题

（一）张纸存储和信息储存同时存在。在医院的医疗活动和医疗研究中，大量的会议记录和研究结果，都是通过电子文件的形式进行记录，并在各个科室和部门之间传递，这样大大的提高的医院各科室的工作效率。但是通常在电子文件阅读完毕和工作完毕时，都要进行纸张归类进行保存。这样就出现了电子文件和纸张文件同时保存的情况，浪费了医院的经济，妨碍了数字化管理在医院中的发展。

（二）电脑网络的安全问题。电脑网络存储档案信息具有空间小、速度快、传阅便捷等特点，但是随着信息时代的发展，对电脑网络有威胁的因素也随之出现，例如数字档案信息可以随意修改、不稳定性、对硬件有所要求等一些问题。网络病毒的出现更是对医院的数字化档案信息造成巨大的伤害，严重的可能导致整个医院网络系统瘫痪，对医生的工作造成很大的影响。

（三）对数字化档案管理认识不深。我国大多数医院已经推崇档案信息数字化管理多时，但是医院的医疗工作者都还是习惯传统的纸张式办公，把档案信息数字化管理当成软任务，没有得到很好的重视，借阅文档信息和传递文档都还是采用人力的方式，这样就极大的浪费了数字化带来的便捷服务，还加大了人力的劳动程度，造成了数字化管理不合理的现象。

三、医院档案信息数字化管理需要注意的细节

对于医院档案信息数字化管理中存在的各项问题，应该认真对待，组织管理团队解决问题。在医院开展档案信息数字化管理时，应该做好以下几个细节：

（一）建设信息系统工程，实现信息共享。档案信息数字化管理，是由一套系统的网络工程实现的，是一套硬件和软件共同完成的系统，由整体设计、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理和网络安全等一些软硬件组成。因为医院每天都要产生大量的文字，所以在录取和存储文字方面应该采取多服务器、磁盘排列储存、高速扫描仪集中扫描、硬盘和云储存双备份的解决方案。同时，为了改变提取数据率低的情况，应该在提取数据的设备上采取触摸提取方式，通过触摸的查询方式能够及时和准确的查看医院的档案信息数据，这样还达到了数据共享的目的。

（二）数字管理的横向性和安全性。医院数字化的档案信息管理系统成立后，不应该是单方面的接受和发布信息，而应该在这个基础上建立横向的系统，同时还应该研究出一套安全的数字化管理方案。数字化的信息管理系统以电子形式存在，为了保证医院学术不被坏人利用，其中有一些档案信息的电子文件就要进行加密处理，并且在一定时间之后要对密码进行修改。在医院数字化管理的软件方面，对于医院的机密文件进行多层密码加密、建立防火墙，避免黑客的非法访问和窃取。

（三）医院应该建立专业的数字化档案信息管理团队。由于医院档案员的工作形式和特点，他们长时间处于医院的档案室，远离医院的医疗活动，因此医院档案室的人通常都不会参加医院的重点医学教育，对医院的实时动态不能及时的把握，在对医院编研选题的时候跟不上时间的脚步，可能就显得不是很实用。这些传统的弊病就需要医院的档案信息数字化管理团队加以改变，这样的一支队伍要做到医学的精确把握和动态的掌控，尽快从传统的档案管理模式走向数字化管理模式。

（四）完善医院数字化管理制度。健全的数字化管理制度是医院开展数字化管理的基础。开展数字化管理工作是一项长期的工作，要让这样的工作向着良性和科学的方向发展，合格的管理理念和科学的管理方法是数字化管理的又一要素。明确档案管理的有关人员，从档案管理人员入手，明确数字化管理的责任人，赋予相关的管理权力和工作任务，促进医院档案管理的规范化，只有这样，才能使医院档案数字化管理更上一层楼。

参考文献：

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