浅谈电子档案对传统档案管理工作的影响和思考

2015-12-11山东省青岛市城阳区流亭街道办事处李红霞

办公室业务 2015年9期

文/山东省青岛市城阳区流亭街道办事处李红霞

当今社会已经逐渐迈入数字化时代，许多档案由以往的纸质也逐步被存储在计算机或者网络中的数字所替代。电子信息技术在档案管理中越来越常见，这样就会使得传统档案管理方式不符合电子信息技术这一个现实条件。换句话说，传统的管理方式已经跟不上现代的技术要求，仅仅以传统方式不能应对电子信息技术相应档案管理的各种问题。因此对于目前信息化下的档案管理，应该有一个与它适应的方式，才能使档案管理工作又快又好地进行。

一、电子档案与传统档案的差异

从管理理论这个角度考虑，对于传统档案管理，原件的作用很大，很多时候必须要有原件才具有法律意义，而电子档案结合其自身条件，原件已经没有什么作用；从管理技术方面考虑，传统档案对文件发挥作用（包括形成、实施等）的具体情况不作为管理条件，它只看重是否具有长期保存的价值，一旦文件完成自己的作用，便对它进行收集等步骤进行保存。而电子文件则要跟踪整个文件从开始到结束所有过程，同时也对其中参与人员记录。

从设备上来讲，传统档案需要有库房、装具等就能满足，而电子档案进行管理过程中一定得是在原来已有的技术设备上展开。

从管理标准上讲，传统档案管理多为经验之谈，也就是通过对以往的总结作为标准，而电子档案管理过程中，这些原有的标准基本都不适合了，因此需要探讨出一个新的电子档案中各种管理标准、法律法规等。

二、电子档案对传统档案管理工作的影响

（一）有效的节约了档案的存放空间。传统的纸质档案，所占存放空间较大；而现在电子档案的存储载体光盘、硬盘等等，不仅是占用实际空间小，而且其本身的存储容量大，记录速度快。传统纸质资料可能需要一个很大空间存放，同样的内容的电子档案资料，只需要台大容量的电脑就可以完美记录。

（二）摆脱了地域限制，实现资源共享。传统档案文件，如果在不同地域之间调用，需要邮寄、随身携带等方式进行共享，耗时耗力耗财；而电子文件资料，在网络载体的平台上，只需要几秒钟就能在全国甚至全球进行传输共享。电子档案打破时空限制的同时，还打破了传统使用方式。纸质资料，只能被使用者在一个地方使用；而电子资料，可以不同的使用者在不同的电脑上不同的地域同时查看同一份文件资料。

（三）查阅调用方便，提高了效率。在查阅传统档案文件时，需要到偌大的档案室相应类目书架寻找，假如粗心的管理员某天不小心把某份资料不小心归类错误，以后再查阅非常困难；而电子档案的出现很大程度上解决了这个问题，能免去很多手工编目等任务，在很大程度上提升工作效率。

（四）对实体档案的保护起到促进作用，更安全的保存档案。传统纸质档案往往随着时间变脏，损坏等，而且积压很多，查看很麻烦，还会在查看的过程中造成二次伤害；然而对于电子档案，管理人员不仅可以通过电脑直接查询相关信息、而且可以对一些涉密资料进行权限设置，使实体档案得到了有效保护和安全使用。

三、今后档案管理工作所应采取的对策

(一)加强电子文件管理技术水平。电子文件档案一定要实行归档，可以使用特定手段，把已经归档完毕的文件设为只读，这样能够很方便看出来并且不容易被篡改，使文件更为安全可靠，可以和纸质文件中原件一样有一定的社会作用。

（二）解决好电子文件的保存问题。一般来讲，电子文件的载体是化学材料，其从技术角度上讲可以一直存储。然而实行电子文件还没有很长时间，这一点还没有得到实际的证明，因此来说，电子文件能否进行长期保存还是一个很值得调查探究的问题，需要以后不断发现。当前来说，就是要尽可能定期对文件复制以防丢失。

（三）使档案管理向立体化方向发展。传统档案管理是二维的，而电子文件的引入，使得档案各方面都不断增多，基础工作和利用工作都有自己特点。所以说，在以往二维基础上，再加入一项档案信息载体内容，这就是一个三维的结构，也就是要进行立体化管理。

(四)档案人员知识结构的变革迫在眉睫。国内档案管理工作者也要结合信息技术的发展，不断提升自己水平，及时更新自己的思想，多多学习先进技术案例，使自己变强，知识更为渊博，由此才能更好去完成档案管理任务。档案管理工作者要具有时代紧迫感，要不断要求自己学习，及时学习新事物、新技术。不可否认的是，只有加强对档案管理人员知识水平的提升，才能更好地对电子信息技术下档案管理工作实施全新的、先进的指导，使得档案管理工作又快又好的进行。