文／厦门华天涉外职业技术学院　田瑾



民办高校档案管理之我见

文／厦门华天涉外职业技术学院田瑾

【摘要】高校档案管理是直接记录和反映学校基本情况与师生活动职能的真实写照，通过高校档案管理可以很清楚的了解学校的发展史以及为日后学校发展提供支持，通过建设完善的档案管理工作可以为教学提供一定的参考价值。在此，本文通过分析当前民办高校档案管理的现状，提出重视档案管理工作的重要性，就如何进一步完善民办高校档案管理工作提出相应的解决措施进行深入探讨。

【关键词】民办高校；档案管理；完善

一、民办高校档案管理工作现状

（一）档案管理工作机制不健全。民办高校无论是在教育教学方法还是在管理体制与公办教育相比存在着一定差距。民办高校在教学管理上具有充分的自主权，但在教学中却往往忽视教育的基础管理工作，教师对学校档案管理工作认识不足，很多民办高校并不愿意在档案工作中投入过多的精力，使得民办高校很难实现真正的“档案室”有的也没有充分利用起来，各方面硬件措施不到位，无法满足档案的存储条件和档案管理的基本要求。

（二）档案管理队伍不稳定。民办高校的快速发展，使得高校的档案管理工作涉及的面越来越广，档案种类的增加以及产生的门类加大。如果还是停留在原有的档案管理是无法完成相对复杂的档案管理收集，档案管理工作是一项十分繁琐复杂的工作，很多高校在成立初期的时候会有专门的档案管理人员，但没能持续下去。因此，高校很有必要设立专门的档案管理队伍，来完成相应档案工作。

（三）档案管理业务不规范。很多民办高校的档案管理人员对高校档案的理解往往不是很清楚，没能清醒的认识到档案对学校今后发展的作用，单纯的认为红头文件就是档案，忽略了一些重要的档案收集与整理，在档案管理工作人员中还有的教师是兼职并不是专门的档案管理人员，在处理档案管理工作时效率不高，往往是应付了事，使得档案管理质量参差不齐。

（四）档案管理信息化程度低。信息技术的快速发展，高校在信息化与网络化的发展过程中也开始越来越普及，为了进一步提升教育教学方法高校加快了信息化建设，提出建设数字化校园。高校信息化水平的提升将进一步丰富教学数字化资源，为高校档案信息化建设创造了条件，通过建设高校档案信息化，可以利用其丰富的资源条件、快速的传输文件以及信息相互间的共享，很多高校在建设过程中通常无法建设规范的档案管理系统所要的硬件，即便是买了也很难利用的起来，对计算机管理人员没有加强系统培训，使得档案的信息化程度较低。

二、对民办高校档案管理工作的建议

（一）更新观念、加强档案工作领导力度。在档案管理过程中要紧跟时代步伐不断更新观念，在建设中应由校领导直接牵头领导档案管理体系，从而使每位参与档案管理人员充分重视起来。只有高校领导重视档案管理工作，在各个硬件上面给予支持，才能真正促使高校档案管理工作发展。

（二）健全机制，推进档案管理规范化。近几年民办高校发展越来越快，档案资料管理数量也不断增加，使得服务范围也随之壮大，在这一过程中也会开始出现新的问题，这就要求必须建立更加完善的档案管理规章制度，在制定相关管理制度中应结合本校的实际情况来科学制定，通过进一步完善档案管理，为民办高校各项工作的展开提供有效的服务。

（三）加强业务培训建立高素质复合型档案管理队伍。建设一支高素质的复合型档案管理队伍对进一步完善高校档案管理工作至关重要。首先要加强档案管理人员的配备工作，校领导要充分重视档案管理工作，认识到档案管理对高校建设的促进作用，引进相关专业人才，提升相关计算机学科人才的计算机水平。其次是要提高兼职负责档案管理人员的配备工作。兼职工作人员除了做好自身的本职工作外，还要负责本部门的档案收集管理工作，做到有章可循。再者就要加强档案管理人员的职业道德素质，提高档案管理的服务意识。最后是要加强档案管理的激励制度，通过深入检查评估，对于完成的比较好的人员应给予一定奖励，激发档案管理人员的工作热情，调动其积极性。

（四）加强档案管理现代化建设。信息技术的快速发展，对档案管理人员提出了更高要求，档案管理人员应改变以传统的手工工作模式从而以依靠现代信息技术手段为依托，提高工作效率。

加快建设档案管理信息化，首先要加快档案信息平台建设，开发档案资源，使档案馆藏数字化。同时还要开发相关档案网站建设，建成一个智能开发档案管理工作体系，加快网络数字化建设有利于日后使用更加方便的找到相关资料，使其成为以服务为主导型的数字化档案馆。

（五）强化档案服务意识、提高档案利用率。作为档案管理工作者要有较强的服务意识，在使用过程中除了为用户提供良好的服务，了解不同用户的使用需求，为用户咨询提供更加便捷的服务之外，还应进一步完善查询系统和检索系统，从而在不同角度，都能够将档案信息提供给使用者，使用户查询资料变得更加简单高效。高校在提高自身教学水平的时候，档案管理就可以为用户提供大量有用的实用信息。

三、总结

民办高校在档案管理工作中要不断总结实际遇到的问题，从而提出有效的解决办法，在建设中要立足于本校的实际情况，用全新的思维推动高校档案管理工作前进。在解决问题时善于运用全新的思维解决遇到的问题，完善档案管理制度，提升档案管理人员素质。同时，建立相应的奖励措施，以提高每位从事档案管理人员的工作积极性，进而真正做到档案管理工作更好的为民办高校服务。

参考文献：

[1]周肖霞.浅析民办高校档案管理存在的问题与对策[J].办公室业务, 2014(13):113.

[2]关友谊.信息时代民办高校教学档案管理的思考[J].现代企业教育, 2014(2):46-47.