摘 要：长期以来，传统的纸制台账成为铜冶炼厂现场材料管理“木桶”上的“短板”。本人根据EXCEL在办公软件数据处理中使用普遍的特点，通过对其功能开发，设计出满足管理需要的现场材料管理电子台账，提升了材料管理水平、材料成本大幅下降，取得良好的效果。

关键词：EXCEL；现场材料管理；电子台账；开发；应用

一、前言

金川集团公司自2005年下半年在公司和厂矿间实施ERP系统管理后，实现集团公司物流、资金流、信息流统一管理。但对车间级材料库存管理系统一直未开发，二级单位现场材料管理台账、报表等依然停留在传统的纸质阶段。

落后的现场材料管理成为材料管理“木桶”上的“短板”。为此，本人利用Excel在数据处理中使用普遍的特点，通过对其功能开发，设计出满足管理需要的现场材料管理电子台账，不仅提升了管理水平，而且因EXCEL使用普遍、节约了大量设计、开发其它版本管理软件的费用。

二、我厂材料管理现状和问题

1.尽管2005年ERP系统上线运行，但未将现场材料库存管理向下延伸，现场台账依然停留在纸制台账阶段。

2.现场材料管理不规范。多年来尽管对车间严格要求、严格管理，但由于受传统纸制台账所限，仍然存在不规范问题。主要表现为：台账填写名称、型号、计量单位等不严谨、随心所欲填写，存在一物多名、一名多物、物名错乱、金额篡改、舞弊等不规范现象。

3.存在监管不严或缺失现象。现场材料管理由于是纸制台账，日常填写由保管员负责，因此台帐填写的是否完整、准确、严格、规范，其他人不得而知，存在监管缺失。

4.存在账、物、卡、资金不符现象。

5.纸质台账填写量大、查询不方便、更新迟缓且管理收效甚微。

三、以EXCEL为构建载体的现场材料管理电子台账开发

为了提升铜冶炼厂材料管理水平，笔者开发了以EXCEL为构建载体的现场材料管理电子台账，并应用到日常材料管理中。

1.体现效率、效益优先原则。ERP系统开发现场材料库存管理，需要投入大量的人力（专业计算机软件研发团队）、物力（服务器、网络等计算机设备、设施）、财力（因研发软件支出的各项费用），且开发周期长（至少半年）。为了使铜冶炼厂材料管理尽快与目前运行的ERP计划管理系统接轨，本人利用Microsoft office中Excel办公软件应用普遍、对数据处理功能强大等特点，开发出以EXCEL为构建载体的现场材料管理电子台账。

2.遵循系统性原理。材料管理是一项集人、财、物相统一的系统管理，在开发、设计时还要考虑计算机的优势将稽核会计功能、统计功能、分析功能等自动融为一体考虑，并兼顾方便实用性。如图所示。

3.体现精细化管理思想。在材料管理电子台账开发、设计中做了大量的限定和设置，使粗放式管理向精细化管理迈进。如对材料收入、发出要求从日期、凭据、领用人严格登记，做到“收有据、发有凭”，各级管理人员可以随时审核监查，以此达到从源头杜绝乱领、乱发材料现象；对日期做了限定，与生产日历、各部门统计报表日历相统一，以此达到数据统计口径一致；通过在材料电子台账中设定最低储备量、正常储备量、最高储备量，以此达到降低储备、加快周转、控制消耗的目的。

4.将ERP系统材料编码导入其中，实现ERP系统管理与现场材料管理的手动对接。ERP系统对20大类、7万余种材料逐一编码。将ERP系统材料编码导入到本人开发的材料管理系统中，设定公式，只要将材料编码输入，对应的材料名称、规格、型号、计量单位、计划单价等材料要素自动生成。

5.收、发、存管理环节由每月静态变为实时动态管理。库存情况随时一目了然，使材料收、发、存数据由每月一次静态盘点变为实时永续盘点的动态管理。

6.将“三定一明确”管理思想融入其中，有效预警。为了加强库存控制，防止超储积压，要求各单位日常库存管理坚持“三定一明确”原则，即定品种、定规格、定资金，明确使用方向和使用部位。在电子台账台账中通过设定和编辑公式，某些材料结存量由低到高呈现不同色彩变化，储备量是否合理非常直观。

7.自动链接功能。材料品种繁多，日常各材料查询、点击切换频繁。通过对每一项材料单独设定台账页，在目录中自动汇总，并且目录中的每一项材料与相应材料台账页之间自动链接，切换自如，大大提高工作效率。

8.统计、汇总功能。本电子台账利用计算机的计算功能，通过编辑大量的公式，对日常收入、发出数量只要在电子台账中认真填写，金额、库存数量、库存金额等自动汇总，并且对当月、累计各类数据在台账页自动汇总、在目录页中也自动汇总，实现报表自动化。

9.分析功能。在每页台账末尾，设计出该项材料逐月动态汇总表，依此进一步设计出该项材料库存动态柱形图，图文并茂，库存动态显而易见。

四、现场材料管理电子台账应用

1.培训阶段。首先编写《铜冶炼厂材料管理台账系统使用说明》；其次对全厂材料员、保管员全面培训。

2.建立电子台账阶段。利用年终、年初全面盘点时机，要求全厂完成电子台账的初始化建立工作。

3.实施阶段。第一，在专门会议发布，并进行宣讲，要求全厂施行；第二，2013年1月份下发《铜冶炼厂关于进一步加强材料管理的要求》和铜厂发〔2013〕30号《铜冶炼厂关于材料费用指标分解及控制措施的工作安排》，规定现场材料管理要以电子台帐为载体强化实施；第三，将电子台账实施作为材料专业检查评比内容，强化推进。

4.提高改进阶段。者经常与车间沟通，了解在使用过程中存在的问题，不断改进。

五、结论和思考

2013年以来，通过以EXCEL为构建载体的现场材料管理电子台账开发和应用，铜冶炼厂材料管理水平提升、材料成本大幅下降，取得良好的效果。

1.材料管理水平得到提升。

（1）通过将ERP系统材料编码引用，使材料名称、规格、型号、计量单位、计划单价等要素自动生成，实现ERP系统向现场材料管理延伸，使材料管理标准化；

（2）通过电子台账中各要素认真填写，做到收有据、发有凭，使现场材料管理规范化；

（3）通过以计算机为载体的电子台账的构建，实现现场材料管理信息化；

（4）通过电子台账中设置大量公式、链接以及各项材料分析，实现管理自动化；

（5）通过对各项材料日常收发自动汇总，实现报表自动化；

（6）通过设置最低储备、正常储备、最高储备限量，电子台账会呈现不同色彩并自动预警，使管理精细化；

（7）通过电子台账及时跟踪掌握最基层组织领用消耗动态，实现材料管理集约化。

2.材料成本下降。2013年以后铜冶炼厂材料消耗指标较上年平均下降20%，费用得到有效控制；通过电子台账信息共享，盘活并有效利用各类材料800万元。

3.本电子台账实用性强，不仅可应用于现场材料管理中，而且可在备件管理、办公用品管理等物资管理中进一步推广，也可在集团公司其他各二级单位物资管理中推广应用。