文/贵州省安顺职业技术学院　彭杨

高职院校档案管理的现状分析及发展对策

文/贵州省安顺职业技术学院彭杨

【摘要】近几年来，随着人们教育观念的变化和教育水平的提升，高等职业院校的在一定程度上取得了很大的发展。高等职业院校的档案管理是学院管理工作的重中之重，虽然随着信息技术的高速发展，高等职业院校的档案管理工作效率有了很大的提升，但是仍然还存在很多问题，本文将对高等职业院校档案管理工作中存在的问题做以探析，并提出一些有效的改进措施。

【关键词】高等院校；档案管理；对策

一、高等职业院校档案管理现状

（一）档案管理工作人员技能水平有限。高等职业院校由于教育水平存在局限性，所以院校内部从事档案管理的工作人员大多是非专业的，大部分工作人员的信息管理技术水平有限。有的档案管理工作人员只是接受过一些简单地培训之后就进入了实际工作当中，所以在工作中缺乏基础的档案管理知识。并且大部分高等职业院校缺乏专职的档案管理工作人员，所聘用的档案管理工作人员很多都是兼职，这就造成档案管理工作人员的变动速度较快，使高等职业院校档案管理工作的发展受到很大的限制。

（二）档案内容缺失。高等职业院校由于档案管理工作缺乏专业性，所以在档案记录的过程中很多有效信息都没有完整归档管理，高等职业院校由于档案管理工作人员的更换速度较快，在人员更换过程中，很多档案交接工作做的并不到位，导致之前收集好的信息流失，而新上任的档案管理工作人员，由于缺乏专业的培训，导致档案内容记录不全的情况时有发生，这就使高等职业院校的档案记录衔接出现问题，影响了学院档案管理工作的完整性。另外，有些高等职业院校档案管理制度存在问题，长时期内没有好的改善措施，这在一定程度上也阻碍了学院教育水平的提升。

（三）硬件设施配置不足。大部分的高等职业院校实行教学的时间较短，学院内部的很多硬件设施配置不足，档案管理工作作为学院教育工作的幕后服务部门，软硬件设施配置问题长时间内得不到改善，这在很大程度上也限制了学院档案管理工作向信息化迈进。

二、高等职业院校档案管理改进措施

（一）领导加强对档案管理工作的重视。高等职业院校档案管理工作的效率要想有所提升，院校的高层领导人首先就得对这份工作的意义有较高的认识，要把档案管理工作作为高校管理工作的核心。要深刻地明白良好的档案管理工作可以推进高等职业院校教育的发展，所以在档案管理工作人员的任职上，应该选择一些信息技术管理水平较高的对工作认真负责的人员。高等职业院校的档案记录着职业院校平日的教学工作、管理工作等各方面的发展进程，在学院以后的发展中起着非常重要的作用，记录人员要以科学求实的态度对档案进行详细的记录，档案管理人员要以合理的分类方法对档案实行分裂管理，并且要在工作中不断地总结经验，加强档案管理工作的实效性。

（二）现代化技术信息的使用。高等职业院校档案管理工作要积极地使用现代化信息技术，档案管理工作人员要积极地跟上时代发展的节奏，不断地学习现代化的信息管理技术，并在日常的工作中充分使用。目前很多高等职业院校由于经济水平的限制，在档案管理工作的硬件和软件配置方面还存在很大的欠缺，大部分院校在档案管理工作中的进步仅仅体现在实现了对档案的分类管理，并没有把所有的信息都进行详实地记录，也就更谈不上借助计算机设备对档案进行先进地科学地管理。所以高等职业院校要完善档案管理工作的软硬件设施配置，制定出合理的档案管理信息化标准，并且要充分发挥高等职业院校校园内部网在档案管理中的作用，为档案查询者提供详细的查询信息。档案信息管理要想给毕业的学生提供方便，就必须实现学院档案管理的公开化，这样对社会交流方面也有积极的推动作用。另外，高等职业院校档案管理信息在网上公开时，必须要保证学院档案管理信息的信息安全，档案管理人员要对自己的工作认真负责。

（三）档案管理模式创新。高等职业院校的档案管理，应该摆脱过去陈旧的档案记录和管理模式，采取适应高校发展的档案管理方法。新时期的高等职业院校的档案管理，要结合一般档案管理工作的特点和本学院特色，从为高校教育工作服务的角度出发，详细地收集学院各个方面的具有价值的信息，使档案管理工作变得精而专。

三、结束语

综上所述，本文从高等职业院校档案管理工作的现状出发，提出了高等职业院校档案管理工作中存在的问题，并针对档案管理中存在问题提出了有效的改进措施。高等职业院校的档案管理工作是高等院校管理工作的重要环节，在信息化高速发展的今天，高校的档案管理者应该积极学习信息管理技术，使档案管理的工作向着更高效更便捷的方向发展。

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