浅谈国有企业档案管理工作存在的问题及对策

2015-11-27昆明公交集团有限责任公司档案室蓝玉超

办公室业务 2015年13期

文/昆明公交集团有限责任公司档案室　蓝玉超

文/昆明公交集团有限责任公司档案室蓝玉超

【摘要】档案管理工作是国有企业管理各项基础工作的重要组成部分，对于指导生产活动、改善经营管理、加快技术进步有着重要的意义。国有企业档案管理工作存在一些不容忽视的问题，本文以昆明公交公司档案管理工作为例，阐述国有企业档案管理工作存在的问题并提出一些解决对策。

【关键词】国有企业；档案管理；存在问题；解决对策

档案管理工作是国有企业管理各项基础工作的重要组成部分，是维护国有企业经济效益、合法权益和反映历史真实面貌的一项重要工作，对于指导生产活动、改善经营管理，加快技术进步有着重要的意义。随着国有企业的改革和发展，档案的数量日益增多，对档案管理工作的要求也更高。本人从2004年至今一直从事国有企业档案管理工作，在十年实践经验中发现国有企业档案管理工作存在一些不容忽视的问题，本文以昆明公交公司档案管理工作为例，阐述国有企业档案管理工作存在的问题并提出一些解决对策。

一、国有企业档案管理工作存在问题及原因

（一）档案材料分散，移交不全。维护档案的齐全和完整，是档案工作的重中之重。然而国有企业档案材料比较分散，难以收集齐全。以昆明公交公司为例，昆明公交集团属于国有大型二类企业，截至2014年5月，昆明公交共有员工12303人，其中在职9142 名,下设16个机关部门、7个营运公司、2个修理厂、1个驾驶员培训站、7个全资子公司、1个控股公司,产生的档案数量非常庞大，档案分散在各个部门和人员的手中，由于部分人员档案意识不强，没有档案移交的概念，认为档案材料在自己手里更方便本部门工作，不愿上交档案室集中管理，时间一长就导致一些重要的档案资料损毁、丢失。

（二）档案管理员更换频繁，缺乏档案专业人才。在国有企业，档案管理员更换比较频繁，管理人员的频繁更换严重制约国有企业档案的发展。为加强档案的管理，昆明公交各分公司都配备兼职档案管理人员，一般由行政秘书兼任，由于秘书本人不是档案专业毕业，档案专业知识欠缺，档案工作基本从头学，工作量相当大的秘书岗位也没有足够时间整理档案，再加上我司人员岗位更换频繁，导致这个秘书干一两年就换岗，另一个接手的秘书又得重新熟悉档案工作，管理人员的频繁更换导致档案整理、管理混乱，档案管理质量不高。

（三）档案重复保存。档案重复保存现象在国有企业比较严重，原因是随着国有企业的发展壮大，成立的分公司也越来越多，档案实行的是分级管理原则，各分公司都成立相应的档案室以便分级管理，总公司收到的上级文件和总公司拟定的文件都会发到各个分公司，由于分公司档案管理员不熟悉档案的归档范围，把总公司下发的文件不管跟本单位有没有关系一并的都保存下来，每个分公司都把总公司下发的文件保存，这就导致档案重复保存的情况，耗费人力物力财力，导致资源的浪费。

（四）档案的现代化建设不强。国有企业受经费和人力等因素的影响，在档案的现代化管理方面重视不够，档案管理工作仍以手工管理为主，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量较低，查找速度慢，使用效率低。

（五）企业档案的开发利用程度不够。国有企业受人力、物力、财力的影响，在档案开发的力度上不够，随着企业的发展壮大，档案数量与日俱增，面对档案人员少，档案工作量大的情况，档案工作者只能把更多的精力投放到档案的收集和保管上面，档案只限制于整理保存借阅阶段，没有进行更深层次的开发，只限制于平时各个部门的借阅利用，加上企业档案工作者的素质普遍不高，科班专业出生的工作者所占的比例很少，从而忽略了档案信息的开发和提供利用。

二、解决问题的对策

（一）制定和完善档案制度，加大对档案管理工作的宣传力度。

国有企业要解决档案材料分散、移交不全的情况，首先要根据企业实际制定出各项档案规章制度，并根据公司的发展需要不断进行补充和完善，使档案的各项工作有章可循，有法可依。其次加大对档案管理工作的宣传力度，让企业各级部门充分认识到该项管理工作的重要性，提高全体职工的档案管理意识，通过各种渠道宣传《档案法》及公司制定的档案规章制度，使公司领导、职工都充分认识档案的重要性，更好地支持档案管理工作，促使其在日常工作中形成的档案及时向档案室移交，保证档案的齐全与完整。

（二）稳定档案管理人员队伍，提高档案管理人员素质。保持档案管理人员队伍稳定性，是档案管理工作顺利开展的人力保障，国有企业要多选择一些细心、有耐心、档案专业毕业热爱档案管理工作的人员充实到档案管理员的岗位上来，在岗位调整时，要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，尽量不调整档案管理人员。另一方面，定期不定期地安排专兼职档案管理员参加省档案局、市档案局、市城建档案馆举办的各种培训学习，提高他们的事业心和责任感，组织专兼职档案人员学习档案管理的有关文件，进行业务培训，提高大家的档案意识和工作能力。针对档案管理工作中存在的问题，邀请上级档案部门的专家进行具体指导或主动到档案主管部门向专家请教，主动向先进单位学习，通过学习开阔眼界、拓宽思路、寻找差距、取长补短。

（三）严格按归档范围归档，在全司内实现档案资源共享。避免档案重复保存，可以从以下两方面入手，一是国有企业各分公司要根据各自的实际情况，制定、完善和健全各类档案的保管期限和归档范围，文件归档时严格按照各类档案保管期限和归档范围的规定收集文件材料，把不涉及本单位的收文不列入归档范围，并对已经归档的档案进行全面清理，对不涉及本单位的收文进行清理，统一销毁。二是实现档案资源的共享工作，企业投入资金，在全司建立一个专门的档案局域网，把不涉密的档案通过局域网向内部开放，实现内部档案信息资源联网，全司的档案各个分公司都能在局域网上查到，实现档案资源共享，这样同一份文件只需一个档案室保存并共享就行，其他档案室需要利用时可以在内部局域网中查阅利用，这样可以避免档案的重复保存。

（四）加强档案的现代化建设。加强档案的现代化管理，是为了提高档案利用效率，为企业经济效益服务，企业要高度重视档案的现代化管理，并把档案现代化建设列入公司领导议事日程，在人力、物力、财力上给予支持。一方面投入足够的资金，改善档案硬件设施，为档案部门配备计算机、扫描仪、打印机、碎纸机、吸尘器、温湿度自动记录仪、装订机、目录柜等硬件设备，并不断进行更新换代。另一方面，购买档案管理软件并根据需要进行更新升级，运用现代化手段对档案进行管理，实现档案的目录级检索，逐步实现档案的全文检索，为迅速、准确和全方面的档案信息服务奠定基础。

（五）加强企业档案的开发利用。企业档案是企业宝贵的信息资源，它可以发挥档案自身的价值，为企业带来了凭证依据作用，提高企业的决策能力和经济效益。因此，企业要解放思想，转变观念，把企业档案的开发利用工作提上工作日程，在人力物力财力上给予支持。档案室根据室藏情况，积极开展档案编研工作，挖掘档案信息资源，对档案进行更深层次的开发，为公司各方面工作提供了大量的档案信息资料。