文/东莞市人力资源局　周敏华



新时期背景下人力资源档案工作的创新发展

文/东莞市人力资源局周敏华

【摘要】本文首先对东莞市人力资源局在人力资源档案工作中的新背景进行了分析和探讨，说明人力资源档案管理工作的创新点所在；接着对人力资源档案工作的创新途径进行了分析；最后总结了人力资源档案管理工作创新中应注意的问题以及应遵循的原则。人力资源档案工作的创新的意义在于从为人民服务的角度上进行档案管理工作的全面发展，希望本文能够为人力资源档案工作的开展起到帮助。

【关键词】新时期背景；人力资源档案管理；创新发展

一、引言

东莞市人力资源局对东莞市劳动人员的档案工作负有直接责任，而档案管理工作又直接关系到劳动人员在企业能够获得的劳动报酬以及享受的社会福利，如社会保险、医疗保险、住房公积金等。因此，人力资源档案管理工作的有效性对劳动人员的个人职业发展以及社会福利的发放影响深远，提高人力资源档案工作的效率，始终是我们的工作重点。

二、人力资源档案工作的新时期背景

（一）信息技术成为档案管理工作中的重要技术。21世纪是网络时代，也是信息时代。高新科技以及知识成为这个时代最主要的人力资源，对社会发展的方方面都产生影响，档案管理工作也不例外。各种档案管理软件的发展以及电子档案的形成，使人力资源局的档案工作者必须重视在档案管理工作中应用各种信息技术，以不断提高档案管理工作的效率。虽然目前信息化管理工作已经开展起来，但是档案管理工作还需要从工作方法上进行创新，以使信息化管理的效率进一步提高。

（二）行政职能整合要求档案工作服务性提高。东莞市人力资源局是原人事局和劳动局进行职责整合，原有的人事局和劳动局分管的人事档案和劳动资源档案都由现在的人力资源局管理，这就意味着，档案管理工作人员必须在现在的档案管理工作中对人事档案和劳动档案进行分管，同时又要充分理解人事档案和劳动档案之间的关联性，并通过档案管理为劳动人员提供更加优质的档案服务；上级政府也强调人力资源档案管理工作的服务性，因此，对档案工作的服务性进行创新是十分必要的。

（三）人力资源档案管理对人才发展的促进作用提高。人力资源档案管理是对个人作为社会劳动资源进行的跟踪式的档案搜集和档案整理，其中包括了个体的劳动能力、职业能力以及社会劳动报酬等具体的记录，可以作为个体选择职业以及被用人单位接收的重要标准。一份完整的、规范的档案不仅对个人的职业发展具有重要作用，也对用人单位的人才培养计划有影响。因此，档案管理工作有必要从档案档案信息的完整性以及信息化等方面进行创新，以充分发挥档案管理工作对人才发展的促进作用。

三、人力资源档案工作的创新

（一）以工作标准化促进管理工作方法创新。档案管理信息化建设的基础是档案形式的信息化，因此，将传统文档转化为信息形式颇费时间，并且，不同的档案类型所使用的电子文档类型也不同。目前的应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同，造成数字化档案信息共享困难，通用性、开发性差，尤其在技术档案管理方面，这种问题层出不穷。常见的问题是局里投资使用一种档案软件不长时间，就发现一些问题，或重新编制，或干脆弃之不用，导致档案建设资源的浪费，这大大影响了大家对档案数字化建设的信心，也影响了档案管理人员的工作的效率。为了保证数字档案的兼容性和规范性，必须制订统一的格式标准和档案管理业务规范，使档案信息化管理在实际应用过程中少走弯路。因此，人力资源档案管理部门应根据档案管理信息化建设的过程和目的，制定档案管理工作的标准化程序，要求档案管理工作人员将每日的工作内容进行公示和集体检查等，以保证档案管理软件的有效运行。

（二）以设施完善促进信息化创新。在选择电子档案的硬件设施时，要充分考虑存储设备的稳定性，且设备功能要齐全，以保证电子档案存储的安全性。在对电子档案存储设备等硬件系统进行保存时，要考虑到温度、环境等因素可能带来的影响，并对防磁设施进行强化维护，以确保这些硬件设施使用的耐久性。在电子档案内容的保护方面，要采用多种方式进行内容备份，比如定期备份、光盘备份等，为电子档案的长期保存给予保障。此外，人力资源局的工作人员对电子档案内容的真实性和原始性要给予一定的重视，在进行电子档案传输时，要对传输入口、传输路径及传输内容使用等多方面采取安全保护，以保障电子档案内容的安全使用，防止电子档案被随意修改、访问、删除等现象的出现。

（三）以档案宣传工作促进服务。人力资源局的档案工作是具有社会服务性质的，一方面，人力资源档案管理和保存本身就是为公众提供的一种服务；另一方面，人力资源档案管理和调用是人们享受社会福利的基础。但是，很多从外地来务工的人员，尤其是知识文化水平较低的劳动人员，对个人档案的重要作用认

识较低，一旦出现问题，又不知道怎样维护自己的权利，这实际上是档案宣传工作不到位造成的。因此，创新化的档案管理工作应该包含对档案工作的服务性质、服务范围、服务形式进行的各种宣传，只有公众对档案知识掌握的多了，档案工作的服务性质才能显示出来。建议档案管理工作人员将日常工作流程以及服务性质编制成手册，进行公益发放，也可以在档案局网站首页建立专门的宣传窗口，或者在档案局办事大厅设立宣传展板。这样的宣传方式能够使大多数劳动人员重视起个人档案的管理，档案工作的服务性质也更容易展示出来。

四、在档案管理工作创新过程中需要注意的问题

（一）档案管理信息化建设方法符合实际。档案管理信息创新的主要目的是为了使档案工作更加高效，因此，人力资源局所使用的档案管理信息化工作方法应该与东莞市档案资料的实际相符合。将需要转化为数字信息形式的档案资料进行合理转化，而一些有重要价值和历史意义的档案文件，则应该酌情处理，避免一味的信息化建设而导致珍贵档案资料的遗失。

（二）档案服务性与档案管理实际相结合。对档案管理的服务性进行创新根本目的是为了提高人力资源档案的利用率，凸显档案管理工作对社会发展的积极作用。因此，在档案管理的服务性发展过程中，应始终注意以档案管理工作的实际为出发点，使档案管理工作者、人力资源管理中对档案进行利用的办公人员以及社会上的劳动人员对档案管理服务的应用程度以及服务需要，始终是档案管理工作创新的出发点。

五、结语

综上所述，人力资源档案管理工作对东莞市劳动人员的职业发展以及政府的社会服务职能的实现有着十分重要的影响。随着信息科技的发展和网络时代的到来，人力资源档案工作有必要跟上信息时代的步伐，从档案管理的信息化建设以及档案管理的服务职能体现等角度进行档案工作创新。相信档案工作的创新会使东莞市的劳动人员感受到档案管理工作对他们的帮助，使各企业和单位的人力资源管理及档案管理工作更方便。

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