高职院校档案管理信息化现状和研究

2015-11-26上海城市管理职业技术学院郭佳

办公室业务 2015年23期

文/上海城市管理职业技术学院　郭佳

高职院校档案管理信息化现状和研究

文/上海城市管理职业技术学院郭佳

高职院校在不断发展的过程中隶属的院、系、处、室也在不断增多，学科、专业的多样化也在日益展现，与此同时随之呈现的是档案管理工作的多层次性和网状结构性需求，则使得高职院校的档案管理工作转向信息化发展。然而高职院校档案工作存在的普遍性问题如群体档案的意识淡薄，档案工作相对滞后，技术手段相对落后，档案利用内容和方式单一，编研工作停留在浅层次等也在影响着高职院校档案管理信息化的发展。

高职院校；档案管理；信息化；研究

一、高职院校档案管理工作现状

高职院校多由一些中等职业学校合并、成人高校转制而来，其办学体制、办学格局的转变，使得档案管理工作也产生了诸多问题。

（一）群体档案意识淡薄。高职院校从成立之初，学校的中心工作就是教学，档案工作只是在高职高专人才培养等评估过程中发挥一下作用，过后又束之高阁，档案工作的重要性没有学校领导和师生员工们所重视，导致全员档案意识淡薄，普遍对档案都存在“说起来重视，做起来次要，忙起来不要”的状态，档案管理工作列不上议事议程，档案管理所需要的硬件设施跟不上院校发展的需要，档案管理人员也往往都是兼职做档案管理工作，工作重点往往也不能倾向于档案管理，使得档案管理流于形式，一些有价值的档案流失。

（二）档案信息化程度较低。虽然一些高职院校已经意识当前社会信息技术、计算机技术、网络技术的日新月异的发展，但是档案管理的信息化在高职院校中的应用还是较为匮乏，一方面是由于对档案管理重视程度不够使得对档案管理技术设备的投入不足，另一方面档案管理人员的管理方式还停留在基础性工作中，缺少现代化管理理念，特别在目前电子文档迅速增加的情况下，缺少相应的电子档案管理技术。

（三）档案利用内容形式单一。高职院校往往只把档案利用看成一种工具而非服务，这样的观念使得档案管理人员安于现状，而不会积极参与，不会留意利用者的需求进行分析研究，不能掌握利用需求的发展规律，不能积极主动的为学校和社会提供内容丰富、形式多样的服务，只能局限于上门查档的被动服务。

二、如何提升高职院校档案管理工作信息化

（一）档案管理信息化基础建设。目前大多数高校的档案管理处于纸质档案管理水平，但是现在是数字化、信息化社会，高校需要加强档案管理信息化建设。实现档案信息化的本质就是实现信息数字化。信息数字化需要把纸质档案转移到电脑磁盘上，用磁盘来存储师生的个人信息，相比于纸质档案存储，这种方式不仅快捷而且安全。此外，档案信息化实现了个人信息自动检索功能，只要输入个人基本信息就可以迅速找到所需档案，不需要再找来找去。实现档案数字化是实现档案信息化的基础，只要实现档案数字化，档案管理就突破传统档案存储的枷锁。

档案信息化是伴随着计算机和互联网发展来的。由于档案信息化，所以大量的数据接踵而来，这需要计算速度极快的计算机来对这些大数据进行全方位多角度的管理。利用现代化传媒技术我们可以把传统的纸质图片转化为电子版的，这些电子图文可以存储在光盘、U盘等存储器上，统计各种数据实现自动检索功能。

（二）档案管理信息化团队建设。档案的信息化建设是一个全新的系统工程，信息化建设需要有专业的档案信息人员推进与发展，档案信息化使得纸质文件电子化、文件存储数字化、文件传递网络化以及文件管理动态化，这需要档案管理人员转变传统的思想理念、与时俱进，跟上信息化的步伐，只有这样才可以使高校全面建设信息化档案。所以，档案信息化管理对档案管理人员的专业技能以及职业素养要求更高。

第一，档案管理工作者需要较高的政治思想觉悟，档案是一个人身份的象征，它决定着个人职业道路的发展，档案管理人员需要具备责任感和服务感，他们是为高校师生服务的团队，需要有敬业奉献的精神和全心全意为人民服务的思想理念；第二，档案的数字化和信息化使得从事档案管理工作者需要一定的计算机技能，了解一些计算机常识。从管理角度来说，档案信息化就是改变原来的档案管理的方式，传统的档案管理需要档案管理人员管理纸质档案，现代的管理档案方式是利用计算机对档案实现检索管理。此外，高校在实现档案信息化的过程中需要培养大量的专业档案管理人员，需要他们学习基本的信息化档案管理的理论基础，掌握档案工作的基本规律，实现科学化管理档案的方法。

（三）档案管理信息化安全建设。随着档案信息资源的迅速增长、网络资源的不断丰富，信息技术逐渐表现出各种脆弱性的问题，同样档案的信息化建设也面临各种安全性问题，如网络病毒、木马程序、黑客、垃圾邮件；档案信息应用及加工中的安全问题；档案管理部门内部安全隐患等。

因而完善档案信息化管理的制度，让档案信息化工作有法可依，有理可循，保证档案信息的安全，根据不同层次利用人员确定不同利用范围，以确保电子档案的安全保管和有效利用并重。