文/枣庄市人力资源服务中心 孙柏国

人事档案信息化管理与服务工作之探析

文/枣庄市人力资源服务中心 孙柏国

人事档案信息化管理与服务工作是人事档案管理工作的重要内容之一。本文从我国人事档案信息化管理与服务工作的重要性、现状、存在的问题以及如何加强人事档案信息化管理与服务工作进行了深入的探讨，旨在为各级各类人事档案管理工作部门（机构）及专业人员提供些许参考。

人事档案；信息化；服务

一、人事档案信息化管理与服务工作的重要性

（一）信息化服务是人事档案管理服务工作的重要手段和发展方向。人事档案的信息化有利于提高档案管理服务工作效率，实现查询快速化、信息管理标准化、证明出具规范化、数据统计准确化等目标。有利于推进档案数字化，为跨地区档案信息的共享和管理服务水平的提升奠定基础。

（二）以人为本理念始终贯穿于人事档案信息化管理与服务的整个过程。人事档案管理与服务是针对组织或个体独立的信息化服务工作，坚持以人为本的理念，提高人事档案的信息化管理与服务水平有利于充分利用现有资源，服务更多的人群，进而真正做到以人为本。

（三）信息化服务是传统人事档案管理体制机制的有益补充。

传统的人事档案管理与服务工作中存在的诸如弃档、篡改档、保管不严及管理与服务水平不高等弊端日益凸显，这严重影响了人事档案管理的整体质量及档案信息参考价值的有效发挥等。因此，通过对人事档案信息化管理与服务工作的探讨，有利于完善我国传统的人事档案管理工作体制机制，更好地为我国经济发展服务。

二、我国人事档案信息化管理与服务的现况

（一）人事档案信息化管理与服务体系基本形成。按照人事档案管理相关规定，我国的人事档案是由各级组织人社部门实行集中统一和分级负责的管理体制。伴随着人事档案管理体系的形成，我国由各级档案管理部门组成的人事档案信息化管理与服务体系框架初成，他为各级各部门在人力资源管理与开发中提供了重要的信息依据，对人力资源的合理配置奠定了基础性作用。

（二）人事档案正在由传统的管理服务模式向信息化管理服务模式发展。人事档案的信息化管理与服务，就是通过先进科学技术的有效利用，达到提高档案的管理水平、服务效率及质量和充分发挥人事档案开发与利用价值的目的。具体的说就是利用计算机及互联网等技术对人员档案信息进行记录及跟踪，并进行综合分析，正是由于这项技术的广泛应用,大大提高了人事档案的信息化管理与服务水平，有效摒弃了传统人事档案管理薄弱、内容陈旧、信息不准确、服务效率低等弊端。

三、我国人事档案信息化管理与服务中存在的问题

（一）工作人员综合素质不高。从我国各级人事档案管理部门人事档案管理工作的实际来看，部分单位存在着招聘档案管理工作人员随意、专业化程度低、管理混乱等现象，这影响了档案管理整体水平的提高及人事档案价值作用的有效发挥。

（二）管理与服务体制不健全，服务意识不强。当前许多部门（机构）尤其是一些企事业单位对人事档案管理工作不够重视，管理体制不健全，档案管理设施、场地等不符合规定，服务意识不强，信息化服务水平低，而人事档案管理与服务工作是人事工作的重要组成部分，档案管理服务水平低下的现状，已不能适应当今社会快节奏的人事工作和国家发展的新要求，影响着档案管理人与记载人整体工作进展与个人的事业发展。

（三）信息化管理与服务水平低，档案价值功能弱化。人事档案管理与服务的信息化，需要一套完整的工作制度、设施设备、信息技术等与之相匹配，而许多单位这些都不健全，导致了材料收集归档不全、不能及时更新、信息可靠性降低、管理与服务水平不高等现象的发生。服务模式在很大程度上还停留在过去的那种纸质信息记录，现代信息技术利用水平低，即使部分利用了也只是滞留在低水平运转，缺乏先进的信息技术管理系统，不能充分发挥人事档案的应有功能。

四、以人文本，加强人事档案信息化管理与服务的几点思考

（一）大力优化工作人员综合素质，广泛宣传人事档案工作重要性的社会知晓度。一是要强化工作人员的档案意识。各级人事档案管理部门既要强化对人事档案管理工作的领导及重要性的认识，更要注重培养提高档案管理工作人员自身的政治素养与业务素质，使工作人员充分认识到人事档案在工作中的重要作用。二是要建立严格的工作人员录（聘）用制度，选拔具有一定专业素质的人员从事档案管理工作，以提高档案管理工作水平。三是要通过采取多种举措广泛宣传人事档案管理工作的重要性，营造社会认知档案工作的浓厚氛围。

（二）充分利用现代信息技术，整体提高人事档案信息化管理与服务水平。为实现人事档案管理工作的整体推进，要定期开展专职人员的技能培训，不仅是档案专业知识方面的，还要包括计算机及互联网等应用技能，以满足新时期档案信息化管理与服务工作的需要。

（三）不断健全人事档案信息化管理与服务的法律法规与体制机制，推进人事档案信息化建设再迈新台阶。随着现代科学技术的日新月异，人事档案信息化管理与服务水平的提升空间也永无止境，秉承以人为本的理念，有关部门还应不断加强完善档案信息化建设相关法律法规，以网络为载体，以人事档案信息系统为平台，打破人事档案利用时间、空间限制，拉近档案与社会的距离，促进人事档案工作更好地为公众服务，实现人事档案管理模式从政治化服务向社会化服务的过渡，并制定相应违规惩罚机制，这样才能使各级人事档案信息化管理与服务工作上水平、上台阶。