郑婷婷

[摘 要]档案管理在企业、事业单位以及高校的日常管理中是非常重要的内容，而档案管理信息化建设可以更好地提高档案管理的效率。本研究探讨了档案管理信息化建设的必要性，同时也阐述了几点关于档案管理信息化建设的认识问题。最后针对档案管理信息化建设问题提出了几个对策。

[关键词]档案管理；信息化；必要性；对策

档案是企业、事业单位、高校或者其它单位进行日常管理的重要依据，对档案进行科学的管理可以有效地提高单位日常管理的效率。然而，随着档案管理技术的不断提升，档案信息化管理得到了广泛的应用，而且信息化管理在档案管理中的应用取得很好的效果。但要不断地完善档案信息化管理还需加深对信息化管理的认识，从而可以采取有效的措施来完善档案信息化管理。

1.档案管理信息化建设的必要性

档案信息化管理指的是用现代信息技术加强对档案信息资源的收集、整理以及开发和利用。档案信息化管理涉及了很多内容，其中包括档案信息存储数字化、档案信息的标准化建设、档案信息利用网络化等，档案信息化建设是一个同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程。档案信息化建设的必要性体现在以下几个方面：第一，档案信息化管理是实现资源共享的必要条件。当今社会，加快信息化建设的步伐不仅是加快经济和社会全球化的需要，而且是实现档案信息共享的需要。档案管理信息化可以进一步促进资源的开发利用、保存和传递，促使资源共享的实现；第二，档案管理信息化建设是档案事业发展的快速通道。档案事业是企业及其它单位发展的先决条件，在我国现代化建设中占有重要的地位，档案管理信息化建设是奠定档案事业的关键环节。在档案管理的新时期，档案工作的内部和外部需求均发生了较大的变化，为了顺应档案工作的变化就必须实现档案管理信息化；第三，档案管理信息化是实现高效率管理及节约资源的重要途径。与传统档案管理相比，档案信息化管理大大地提升了档案管理的效率，而且节约了很多资源[1]。

2对档案管理信息化建设的几点认识

2.1档案管理信息化与档案资料数字化的区别

我国档案管理相关文件指出信息化的核心内容是：信息化是一个以信息技术广阔应用为主导，信息资源为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，法规政策、标准为保证综合体系。同时可以将档案管理信息化理解为它建立在信息技术基础上，同时以档案信息资源建设为核心以及依靠相关管理法规的一个综合体系。但是我国关于打过了信息化的理论还没有完全形成，在这种情况下有人就将档案管理信息化理解为档案资料数字化，这最终导致了很多问题，比如说很多信息可能因为格式、质量等问题不能成为共享资源，这就造成了数据资源的浪费[2]。

2.2档案管理信息化建设的效益问题

虽然档案管理信息化建设不能带来直接的经济效益，但是它可以间接地带来一定的经济和社会效益。这主要体现在档案管理信息化可以提高档案管理效率，这就意外着它可以降低档案管理的成本，而且随着社会发展步伐的不断加快，各种档案资料也在不断地增多，传统的档案管理根本满足不了档案管理的现实需求，这也就意味着档案管理信息化可以提高社会效益。另外，档案管理信息化还提高了档案管理的质量，降低了人们查找档案的差错[2]。

3.档案管理信息化建设的对策

3.1加强档案信息资源整合力度

档案资源建设是实现档案资源共享的必要条件，同时也是促使档案工作发挥自身优势的关键。档案资源也是分种类的，好的档案资源属于那种可以直观反映社会生活和个体发展情况的。因此，对于档案资源的整合是非常重要的，在档案资源整合过程中应该做到统一领导和分级管理，只有这样才能真正做到档案资源的有效配置。另外，整理与组合是档案资源整合的基本途径，档案整合、整理包括基础性整理和研究性整理，具体又涉及了物理资源整合、应用系统整合以及数据资源整合。档案资源整合的真正意义在于为社会提供一个资源共享、行业协作以及提升原有资源价值[3]。

3.2增加资金投入，增设软、硬件设施

档案管理信息化建设离不开资金支持，因此国家必须加大对档案管理信息化建设的资金投入。另外，档案管理信息化建设还需要依靠软件和硬件设施来实现，因此有关单位需要大力地提供技术支持，将现有的软件、硬件投入到档案管理信息化建设中，而且还要加强对新型档案管理软件及硬件的开发，争取为档案管理信息化建设提供最大的技术支持。

3.3加强现代化管理人才队伍建设

任何规划、计划都需要通过实际执行来实现，档案管理信息化建设也亦如此，档案管理信息化建设要依靠一支高素质现代化管理人才来实现，但是目前我国档案管理人员还不具备可以胜任档案管理信息化建设的能力，无论是能力还是学历都无法满足档案管理信息化建设的需要。因此，想要做好档案管理信息化建设就必须要拥有一支高素质的档案管理人才队伍，国家可以通过引进和培训来建立这支高素质的人才队伍[3]。

3.4制定我国档案信息化发展规划

任何事务要想得到了快速地发展，就需要做好发展规划。所以档案管理信息化建设也需要做好发展规划，而目前我国还没有制定一个完善的档案管理信息化建设发展规划，这对于档案管理信息化建设是非常不利的。因此，档案管理信息化建设管理部门应该尽早地做出一个合理的、科学的发展规划，只有做出发展规划接下来的档案管理信息化建设才能有章可循。这对于档案管理信息化建设来说是非常关键的，相关单位一定要深刻地认识这个问题，同时及早地做出行动。

结语

总而言之，档案管理的重要性已经不言而喻了，而且档案管理信息化建设意义也很明了。因此，国家应该将注意力放在如何加快档案管理信息化建设上，加深对档案管理信息化建设的认识，同时采取各种积极有效的措施来促进档案管理信息化建设。最终希望档案管理信息化建设能够给我国档案管理工作开创一个美好的明天。

参考文献：

[1]戴志强.国家档案资源整合的涵义及其运作机制探讨[J].档案学通讯.2013（02）：8-10

[2]薛匡勇.论档案资源建设[J].浙江档案.2012（12）：12-14

[3]毛福民.在全国档案工作服务机制创新座谈会上的讲话[J].中国档案.2012（09）：17-19