雷洋

[摘 要]电子档案的整理与保护工作十分重要，尤其是重要的电子档案，在对其进行整理时，要这一规范性，否则会影响着真实性，因为不同的档案类型其整理方式不同，因此需要档案整理人员做好区分。本文主要通过对电子档案的整理的介绍，进而探讨了其保护措施，供参考使用。

[关键词]电子档案；整理；保护

电子档案整理工作相比要比纸质档案轻松很多，只要掌握各类档案整理的基本流程即可，但是因为网络病毒等原因，电子档案受到了很多干扰，甚至会被窃取，因此必须做好相应的保护工作，避免发生档案信息数据丢失或者其他数据被窃取的情况，保护措施有多种，可以同时选择几种，以此来提高保护效果。

一、电子档案的整理

现阶段我国的档案管理基本上都进入到了电子化时代，这为档案整理提供了方便，档案整理工作也因此变得简单，但是不同类型的档案，其整理方式存在着差异，因此档案整理人员在进行整理时，应该做好区分，再加之，电子档案存在着一定的危险性，因此注重保护工作也十分必要，在此，笔者首先来探讨电子档案的整理工作。

（一）文书电子档案整理

文书电子档案主要分为两种，一种是内部文件，另一种是外来文件，这两种文件在整理时，要做好区分，以免混淆。如果是内部文件，可以将其按照时间或者组织机构的名称进行分类，并且储存在组盘中。根据年代的差异以及组织机构的差异进行分盘，以方便检索，这种整理方式也能够有效的延长电子档案保存的时间。在档案归档时，可以按照部门进行归档，便于查找，进而提高其利用效率。因为电子档案在归档时，经常出现不规范的行为，为此需要由专门的部门来完成该项工作，组盘完成之后，还应该由专门的人员来进行统一安排，并且建立目录，以方便其他人员搜索查找，而且建立目录之后，更方便的电脑查收。

针对外来文件，对其进行整理，可以在文书室处理，将所有的外来文件都扫描进入计算机中，公文传递以及督办等环节，都可以利用先进的网络技术来完成，归档的主要任务可以交给业务部门，业务部门完成归档之后，将其交给承办部门，该部门依据文件的重要性或者保密程度来进行分级，之后将其交给档案部门，经过审核通过之后，档案人员填写相关档案信息，将其放进数据库中，如果有人要想利用这些档案，可以利用各个网路终端，即可查找到相关的文件。

（二）科技电子文件归档

这类档案类型繁多，对其进行归档并不是一项简单的工作，可以采取分类管理的方式，也可以选择使用项目归档的方式，一般情况下，都是在分类管理的基础上，再利用项目归档。其具体的归档方式如下：

首先，基建档案，这种类型的档案通常都是由电脑打印出来，而且打印的纸张规范，整理基建档案的相关数据时，需要按照标准进行输入，如果基建档案属于纸张实体档案，可以利用扫描的方式将其录入到计算机中，之后根据案卷号以及其他序号将其连接起来，以便用户通过简单的检索方式即可查找到档案；其次，设备档案，这类档案通常来自于企业，相关企业人员在采购相关设备时，外商提供的相关资料，传统的资料都是以图纸的形式存在，现代主要是以电子方式存在，我国相关设计部门，所设计的产品都逐渐的倾向电子化，在购买相关设备时，交易双方应该提供电子档案，应该附上说明以及需要注意的问题。

二、电子档案的保护

（一）软磁盘的保护

统一软盘的规格，使用3.5寸高密度软盘；把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到一年，就读不出数据；规范管理条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40%～50%，温度控制在14℃～24℃；加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

（二）光盘的保护

要规范排放和使用。光盘寿命的长短，与光盘累计使用时间的长短息息相关。激光光能对光盘制成材料稳定性的影响是随光盘累计使用时间的延长而加大的；要防止有害气体的腐蚀。工业区的空气中常有氟化氢（HF）、氯化氢（HCI）等气体有害物质。在靠近海洋的地方，空气中含有较多的海盐微粒，光盘保存环境要注意远离以上场所和产生卤化物的场所，必要时须采取空气过滤措施；）要保护良好的温、湿度环境。高温、潮湿都会使光盘老化，降低光盘使用寿命或直接损坏光盘。因此光盘存放的温度应控制在14℃～24℃，相对湿度40%～60%；要保持信息读取面的清洁，不能有过大的脏污和划痕。在每次拿取光盘时，只能接触光盘的内沿，不能触摸光盘的数据区，以免油渍和指纹落在读取面的数据读取区。

（三）更新观念，迎接挑战

电子档案的出现，对人们来说还是一件新鲜事物，对这样的新鲜事物只有通过宣传和开发利用，才能提高人们的认识。档案部门要加大宣传力度，强化依法治档的意识。尤其是提高直接形成电子文件的部门领导及其工作人员的档案意识，才能保证档案材料的顺利归档。加强对档案工作者的电子档案管理等知识的培训。从电子档案发展方向来看，档案工作者要逐步做到运用计算机和现代化通讯设备进行电子信息的制作、使用和维护，介入文件的形成和保管，参与电子档案管理检索系统的设计规划，保证电子档案的真实、完整和安全，促使电子档案管理早日走上规范、有序、健康的发展之路。随着新技术的不断发展，电子档案管理会更加普遍，而对其技术措施的要求也就越来越遍。

三、结语

电子档案的整理工作十分重要，但对其进行保护更加重要，现代化的电子保存方式便利的同时，也会随之带来很多困扰，尤其是安全困扰，为了降低危害性，电子档案整理与保护工作应该同时进行，在整理时，就应该注重合理性以及规范性，而在保护工作进行时，也需要考虑到整理的问题，只有两者都做到位，才更有利于发展。

参考文献：

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[2]王巍.电子档案的保护[J].信息化建设.2007（09）

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