刘文清

[摘 要]产生电子档案的环境及工作方式，是随着电子计算机及网络技术应用的普及深化程度，而有一个逐步发展的过程。从我国目前的情况看，电子档案的完整保留、妥善保护等方面都存在着很多问题，这些问题不解决将会直接影响电子文件的归档质量。归纳起来有以下一些问题。

[关键词]电子文件；收集；积累；必要性

电子计算机的应用在迅猛的发展，各行各业都在积极创造条件，采用电子计算机提高工作效率，加速现代化的进程。采用电子计算机及网络技术及时将文件发送到各省委厅局，这些在电子计算机及网络上运行的，都是公务性的电子文件。电子文件如何收集、归档和整理，这些问题在我局还没有得到解决，电子计算机大规模地用在办公自动化方面，电子文件已经出现在人们面前，人们对它的特殊性、发展趋势及内在规律还没有做到真正的了解，因此，电子文件及时收集与整理是很有必要的。

一、草稿性电子文件处于“自生自灭”状态

我国使用电子计算机进行办公和事务性管理的单位，大部分是处于办公自动化的起步阶段，多数只用电子计算机起草文件。一旦打印出纸质正式文件，作为草稿性的电子文件就会被忽视。据了解，一些较大的部委或省级机关，每年产生大约2万份草稿性电子文件。这些电子文件的绝大多数未被保留，而是被新起草的电子文件不断地覆盖，或因其存储载体用于其他信息的存储而被清洗。这是一种资源浪费，因为不少单位在开发利用档案信息资源过程中，正在耗费大量的人力、物力，把纸质档案变成电子化，即把纸质文件扫描输入电子计算机，有的以图形方式存储，有的还被转换成文本文件。如果草稿性电子文件被保留着，将来若做这项工作就会方便得多。同时，在—些草稿性电子文件中，包含着许多重要修改过程的信息，具有查考价值，应列为归档内容进行保存，不可任其清除。

二、辅助性电子文件处于无人管理的状态

在一些单位的办公自动化网络系统中，虽然纸质文件仍然是正式文件，但已开始把电子文件作为辅助性文件使用。如为提高效率，在发文时，先经网络发送电子文件，接收单位先按电子文件承办，正式的纸质文件随后按正常发文程序发送。凡采用这种工作方式的单位，人们对电子文件比较重视一些，但是，一旦纸质文件到手，电子文件就常常处于无人管理的状态。我们了解到，这些辅助性电子文件的数量比较大，有些单位由于电子计算机系统的存储容量不够，为了接收新的电子文件已开始清除部分原来的电子文件。多数单位对这部分电子文件末认真进行保管，人们甚至可以随意对其进行增删改等操作，使其原始性、真实性、完整性受到威胁。

三、正式电子文件往往只进行了逻辑归档

我国已有一些单位开始将电子文件作为正式文件使用，而其纸质拷贝件则作为辅助性文件。对这些电子文件在网络中的安全保护，已引起一定程度的重视，但就其归档管理来说，存在着很多问题。最突出的是大多数办公自动化系统在设计时没有档案工作者参于意见，因此，对电子文件的归档考虑不周，设计得不够稳妥，措施不够严密。多数系统只设计了逻辑归档功能，也就是说电子文件生成时存在什么位置，归档后仍末改变。只是把与其相关的目录信息归并到档案部门使用的终端上，而没有把这些电子文件集中下载到可脱机保存的载体上。这样，一旦网络系统出现问题，电子文件就会被搞乱，甚至全部丢失。

四、有些电子文件的存储载体不安全，信息记录格式不标准

由于没有统一的规定，对电子文件的载体选择难免带有随意性。很多单位的电子文件就直接存在硬盘存储器上。一般情况下硬磁盘比较可靠且存取效率较高，但它不便于脱机保管。所以，一旦系统出现故障或被病毒感染，就极容易造成数据的损失。有一些单位的电子文件以软磁盘作为存储载体，由于软磁盘极易损坏，其可靠性和保管期限都存在较大问题。还有一些单位的电子文件以光盘为存储载体，光盘有许多种，其中有不少种也存在一些不利于归档保存的问题。如多数光盘的存储格式是非标准的，或者只是企业和厂商标准，互换性差，也有—些光盘在可靠性和保存寿命上存在问题等。

五、对电子文件生成的设备环境数据，缺少登记，对一些相关软件参数也缺少妥善的保护措施

电子文件的生成环境是很复杂，而且电子文件对设备有依赖性。一些单位保留电子文件时，没有注意保存其生成的软硬件等方面参数，如果某系统被毁，那么由它生成的电子文件就可能难以读取。所以，保留电子文件的同时，也应特别注意保留其相关软件及设备的各种必要参数。

六、结论

电子文件的形成到归档，跨多个部门。这些部门通过电子计算机网络系统联成一个有机的整体，有时工作互有交错，职责界限难以区分清楚。所以，应当由单位的综合主管部门或主要负责人统一协调，指定专门机构或专人负责。电子文件的形成、承办、归档等工作应当由电子文件形成部门负责，档案保管部门予以指导监督，并对保管方法提出意见和建议。对归档后形成电子档案的管理工作应由档案保管部门负责，电子文件形成部门提供协助和支持。总之，整个过程既要有统一领导，明确分工，严格管理，还要有相互支持，才能保证电子文件及其归档后形成电子档案的原始性、真实性和完整性。

归档是电子文件转换成电子档案的关键环节，它的质量好坏关系整个电子档案的管理水平，因此必须有质量控制措施，保证这项工作的正常进行。因为办公自动化系统（OA）和电子计算机辅助设计（CAD）、辅助制造（CAM）系统不属于档案部门内部的工作，而是外部环境，涉及许多部门，这就需要理顺电子档案管理与有关部门的工作关系。如上所述，电子文件的形成、积累、鉴定、归档是公务员、科技人员职责范围内的工作，但它又是电子档案管理的基础。不处理好它们的结合问题，就会使电子档案的管理永远处于被动地位。

参考文献：

[1]彭茜.浅析电子文件归档整理的必要性[J].中国科技信息，2005（07）.

[2]刘静.浅谈高校电子文件档案管理[N].咸阳日报，2005年.