吴宁宁

摘 要：在社会全面进步、现代信息技术飞速发展的今天，先进管理理念以及技术的广泛引入为档案管理开辟了新的路径。而作为档案管理工作的重要领域，人力资源档案管理在信息化语境下，必须打破传统纸质档案的管理模式以及发展历史的制约，充分利用网络化、电子化以及数字化手段，来不断加快自身的信息化建设进程，实现转型。通过提高人力资源档案的使用率，来实现资源优势共享。对此，本文从信息化时代语境下人力资源档案管理的意义着手，通过对其管理原则的分析，就具体的转型方法提出对策。

关键词：信息化时代语境；人力资源档案管理；人才战略

劳动力资源又称为人力资源，是一个国家或地区所具有的能够推动整个社会及经济发展的人的总和。人力资源是社会生产以及发展的先决条件，而对于人力资源档案管理工作而言，其就是为推进人力资源管理工作而产生的各类信息资源。信息化时代在各类电子技术的发展以和推动下，人力资源档案管理工作也在不断被“信息化”，这是顺应时代发展的需求。只有利用现代化的管理技术、依托网络和数字手段，才能实现信息资源的优势共享，发挥出人力资源档案管理的实质作用。

1 信息化时代语境下人力资源档案管理转型的意义

首先，人力资源档案管理的转型，是信息化时代语境下实现发展的必然要求。知识经济时代的到来以及信息技术的高速发展，促使越来越多的人认识到当代竞争的实质就是人才战略的竞赛。鉴于此，人力资源管理也在整个管理过程中，上升到战略决策的高度，而信息化的转型方向也成为其高速前进的重要途径。于是传统手动的人力资源管理方法逐渐被高速发展的计算机网络技术、现代化档案管理方法所替代。

其次，人力资源档案管理的转型，是促使其实现现代化管理的必要途径。由于档案管理本身对于环境选择的挑剔性以及保管方式的特殊性，促使其长久以来一直处于半封闭、甚至是全封闭的管理状态。面对信息化时代的到来，这种落后的管理方式显然已经无法满足人们对于人力资源档案管理的需求，故而伴随信息技术的迅速发展和广为利用，人力资源档案信息化转型的迫切程度愈发显现，故而积极推进其信息化建设不仅有助于提高全社会对人力资源信息的有效开发与利用，还有助于实现资源的优势共享。

最后，人力资源档案管理的转型，是促使其提升档案管理服务水平的有力手段。任何种类的档案管理其最终目的都在于能够实现自身价值，信息化时代的科技发展以及网络技术的大幅度运用，促使全社会对于人力资源档案的利用与需求方式发生了极大的变化，故而传统的管理和服务模式已然无法适应社会需求。所以信息技术的高频率运用是改变传统的手工管理模式，提升信息时代人力资源档案管理的使用价值的最有效手段。

2 信息化时代语境下人力资源档案管理的转型原则

第一，兼顾“信息集成”与“实体积累”。人力资源档案管理转型在坚持统筹兼顾、协调发展这一基本要求的前提下，还要遵循其发展的客观规律，正确处理好“实体积累”与“信息集成”二者之间的关系，为具体策略的实施提供有效的科学屏障。其中，以“实体积累”来保障人力资源档案信息的真实性，保证其出处及内容的有效性；以“信息集成”来满足人们对于人力资源档案信息的需要，实现不同群体之间资源的相互利用与共享，使人力资源档案管理信息化的优势得到最大化发挥。

第二，“强化管理”与“技术应用”相结合。 信息化时代语境下，人力资源档案转型之后能否取得社会普遍关注、是否能够发挥自身的巨大功效，皆取决于内部信息系统的内核构建。也就是说并非完全取决于技术层面的因素，更主要的因素在于系统能否实现有序高效的运转，即所谓的“三分技术，七分管理”。现代信息科学技术是一把“双刃剑”，在为档案管理带来极大便利性的同时，也会因为其本身所存在的不完善和不稳定性等特征，使得人力资源档案信息在存储、处理以及传输的过程中，容易受到诸如信息篡改、泄露、被窃取等诸多因素的干扰。因此在实际信息化活动展开的过程中，必须始终坚持“技术”运用与管理的有效结合，从源头上强化管理，在过程中对技术实施有效利用，以此切实保障人力资源转型建过程与项目兼具可行。

3 信息化时代语境下人力资源档案管理的转型策略

3.1 强化档案管理的信息意识

信息化时代语境下，社会各界必须改变固有的档案管理观念，通过对新模式、新方法的运用，让数字化、现代化的档案管理概念深入人心。这需要在思想意识方面提升宣传重视力度，以强化人力资源档案管理人员的思想观念，使其意识到这份工作的重要性，从而能够主观地加大对此来自信息技术以及人力财力方面的投入，促进相关工作的顺利开展。

3.2 加强信息化档案人才建设

首先，通过培训强化档案管理者的责任感和使命感，提高其思想政治水平、树立良好的职业道德风范，进而使其在具体工作展开的过程中能够产生高度的安全保密意识，确保档案管理信息的安全。

其次，通过继续教育、技能研修或网络培训等有效途径，提升人力资源档案管理工作者的网络技术以及电子文件管理水平，从而提升其档案信息记录、加工和获取的能力及水平。

最后，由于互联网本身具有一定的风险性，要求档案管理人员具体工作开展的过程中，应树立风险防控、安全管理意识，及时备份档案信息数据，以确保其安全与完整。

3.3 注重现代信息技术的应用

信息化时代语境下的人力资源档案管理转型，还应注重对于现代信息技术的利用。首先，社会保障局、人力资源部等相应部门应建立建设一套统一的软硬件设施配备，并加大对专业软件开发的投入力度；其次，通过建立完善而先进的档案管理系统，实现档案信息的无纸化、数字化管理，进而实现档案自动存储、转化、检索；最后，利用或引进先进的人力资源管理软件，并应用于数据库当中，通过对电子卡片、电子档案的制作与生成，从而打破信息查询和流动的地域性限制。

档案管理是人力资源管理的一个部分，对企业的人才储备战略及企业发展具有重要影响。鉴于当前人力资源档案管理中存在的档案管理意识淡薄、方法落后和设施不全、制度不合理等问题，信息化时代语境下的人力资源档案管理工作需要从提高管理人员的管理意识入手，通过完善档案管理设施和促进档案管理制度化等方面的改进来进行转型建设。

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