朱　虹

（《林业研究》编辑部，哈尔滨150040）

科技期刊中编辑Excel格式图的编修方法
——以《林业研究》编排Excel图为例

朱虹

（《林业研究》编辑部，哈尔滨150040）

基于编辑排版时，大多用Excel格式进行编辑排版图表，常常遇到作者投来的稿件中存在一些Excel格式图不规范的问题。总结一些修改Excel图表时遇到问题时的编辑技巧，包括粘贴、修改、图形美化，以及编辑Excel图时，一些特殊符号的输入技巧，以期与作者和编辑共勉。

Excel；编辑；选择粘贴

Excel软件不仅具有许多强大的统计计算的功能［1］，而且Excel软件在作图方面，也有很好的功能，Excel格式图被科学工作者经常使用［2-3］。《林业研究》属于农林期刊类，发表文章大多是林业研究方面的论文，投来的稿件一般为Word文档；林业学科数据具有海量方面的特点，如，林业数据类型非常多，如森林资源调查、经济、社会等方面的数据。这些海量数据，都可以通过计算机进行加工处理后形成科学论点，而林业工作者采用小巧方便的Excel软件，处理林业外业调查中的海量数据时，可以更快、更准确地进行有效分析，得到森林经营决策所需要的数据，因此大部分林业工作者投稿时，提供的图片，大多是利用Excel格式软件生成的图，所以Excel图在期刊的编辑中占了很大的比例。科技期刊排版使用的图片处理软件很多，常用有Photoshop、Core1DRAW、AutoCAD、Illustrator等，此外，还有辅助作图的软件PowerPoint、Adobe Acrobat等。这些软件操作流程各异，处理效果也不尽相同，而且与Word 2007的兼容性不稳定。Excel是电子表格，是Windows环境下的一个应用软件，它的主要功能是制作工作图表，并对工作表中的数据进行分析、管理。并且，Excel格式软件与Word的兼容性较好，所以在Excel软件中做的图与Word的兼容性较好［4-6］。为此，本文从《林业研究》编辑的实例，介绍Excel在编辑修改图中的应用，对科技论文中Excel图的编辑加工技巧进行探索，通过编辑的编修来提高科技论文的写作质量和科研成果的清晰表达。合理运用Excel图的编辑加工技巧，可以极大地提高编辑的工作效率，从而达到在编辑环节提高论文的学术质量的目的。

1　选择性粘贴

目前大多数编辑部的来稿为电子版本，且一般为Word文档，其中包含很多Excel格式的图，Excel图在林业科学研究中被科学工作者使用率很高；因此，编辑在作图方面采用最多的是Excel格式的图。如果把Excel格式的图粘贴到Word文档中，是正确“选择性粘贴”的方式的话，可以在Word中直接编辑图，而不用像其他软件需要在软件的环境下编辑完成后，再插入文中。同时Excel格式的图，可以做到在Word文档中，采用图文混排的编辑，可以减轻工作强度，而且图的位置准确，美观。但是，作者通常没有注意把 Excel格式的图正确粘贴到Word文档中。

图1（a）就是作者没有正确“选择性粘贴”的图，随意性粘贴的结果就是“图片”格式的图，这种图不容易修改，即使在Photoshop等其他软件中修改，也由于图字不清，很难修改。其实作者是Excel软件中做的图，但是没有进行合适的“选择性粘贴”，结果投来稿件中的Excel格式图还是“图片”格式，无法及时修改。因此，我们要求作者用Excel格式的图，首先在Excel软件中，复制Excel图，粘贴时操作的关键是右击鼠标，出现窗口，然后必须“选择性粘贴”，一定选择第一个粘贴项（图2）。这样粘贴到Word文中的Excel图就不是图片的格式，可以随意修改，编辑的Excel图（图1（b））可以更加清晰，美观。否者，是“图片”格式（图1（a）），就不容易在Word文档中修改。

图1　未修改和修改后的Excel图

图2　选择粘贴选项

2　修改插图

编辑Excel图时，选择粘贴后，还要进行修改，修改插图的工作对于编辑来说，其意义与作者不同，处理的方法也有所区别。作者大多只注重用插图解释问题，而不顾及插图的规范性。编辑在工作时，注重的是插图能否恰当表达相应的内容，对文字起补充说明的作用；插图中的数据是否正确，是否与正文一致，并要做到简明扼要；插图的线条主次是否分明，标值线是否清晰，标值是否正确；图与表和文字有没有重复，术语、符号、单位是否一致等都要注意。作者投稿时，Excel图往往对线段粗细、字号、字体、坐标刻度线等不太考虑，基本达不到出版规范要求，而编辑要对坐标轴的线段颜色、粗细，数字的字体、字大小进行修改（图1（b））。编辑在复制 Excel图时，采用了“选择性粘贴”后，可以利用上述方法，可以非常方便、快速地进行一般的插图处理，如插图总体和局部的缩放，改变图中的线条的粗细，增添文字、符号和坐标标值等（图1（b））。

3　Excel图转化为表格

有的Excel图形过于简单（图3（a）），数据也没有太大的趋势性，做成图即浪费版面又不美观，可利用Excel软件中数据统计的功能。根据Excel软件中把图转换成表格较容易的特点（图3（b）），Excel图可以转变成表的形式。可以看出简化后的表1，内容简洁清晰，这样的处理会使数据的表达更趋合理。

图3　Excel格式的图容易转换为表格

表1　Excel图变换成表的形式

4　Excel图中几个特殊符号

编辑Excel图时，也常常遇到Excel图中需要插入特殊符号的情况。这些符号不能在Excel软件的页面中直接找到，要借助于拼音输入法，并且要在“全角”状态下编辑。而且这类符号比较不明显，如果没有积累一定经验，也不好操作。如，数量单位量（mg·L-1，℃），表示地理位置的度（°）、分（＇）、秒（＂）。编辑这类符号时，要同时在“中文输入法”并且“全角”状态下，右击鼠标键出现对话框（图4），然后，点击 “标点符号”或“特殊符号”（图4），才能实现正确找到这些符号。作者投来的稿件中的图，凡涉及此类符号时，大部分都不合格，达不到出版的要求，编辑就要为作者改正。

图4　拼音输入法的全角状态

5　结 束 语

科技期刊的学术性和专业性强，在传递最新科学文化知识方面起到重要作用。而随着其专业文章插图的增多，利用上述方法，编辑可以非常方便、快速地进行一般的插图处理，如插图总体和局部的缩放，改变图中的线条的粗细，增添文字、符号和坐标标值等。熟练掌握了这些技巧，通过认真细致的编修，这些工作会变得轻松很多，给编辑带来高效的工作。因此，提高科技论文质量的编修技巧，使论文的表现形式得到优化，以适应读者的阅读和理解，展现研究成果的价值，从而达到在编辑环节提高论文的学术质量的目的。

［1］陈芳.巧用Excel，提高编辑工作效率［J］.编辑学报，2010，22（S2）： 86-87.

［2］高永，张中文，石德文，等.基于 Excel的统计分析系统在期刊编辑部审稿中的应用［J］.编辑学报，2013，25（5）：479-483.

［3］陈浩元.科技书刊标准化18讲［M］.北京：北京师范大学出版社，1998：127.

［4］赵丽莹，张宏.科技论文函数图优化案例分析［J］.编辑学报，2014，26（5）：479-483.

［5］常青云，张向谊，石伟.科技期刊编辑中应注意的几个“一致”［J］.编辑学报，2009，21（4）：305-307.

［6］王慧霖.Excel软件在百科全书后期成书工作中的具体应用——以编辑《中国大百科全书·电工与电子技术》为例［J］.中国编辑，2012，58（04）：39-42.