粟翔

摘 要：笔者以内江师范学院档案馆为例，使用Office2003办公自动化系统，运用Excel数据表与Word邮件合并使用方法，批量转换、打印毕业生档案地址数据信息。该方法减少了手工书写和计算机重复录入，减少了工作量，提高了工作效率，适合于高校毕业生档案及新生录取等邮寄地址批量填写。

关键词：档案转递；邮寄地址；邮件合并

1 背景

毕业生档案记载了高校学生的一段重要成长经历，反映了学生在校学习及生活情况，可为用人单位选拔人才提供重要依据。高校毕业生档案转递是高校学生档案由学校管理进入社会管理的一个重要环节。及时、准确地将学生档案由学校转递到接收单位对保障高校毕业生权益、服务用人单位工作有着重要意义【1】。

以往，档案馆填写毕业生邮寄信息大多是采用手工填写的方法，进行机要或邮政特快转递。邮寄信息内容包括：收件人单位、收件人地址、收件人邮政编码、寄件人地址、寄件人邮政编码、寄件人联系电话等。由于学生邮寄信息各不相同，寄件人信息却又重复。每年的7月份，高校毕业生离校进入崭新的工作岗位，许多单位因档案审查的需要，要求档案及时到位。加上我校档案管理人员人员不足、且信息技术弱，应对4000余份毕业生档案，加班加点采用传统的手工填写方法，既费时费力，效率又低，还经常出现因手工填写不清晰、字迹潦草现象，造成学生档案被退回。笔者通过实际工作经验，摸索出了运用Excel电子数据表对毕业生档案的信息库进行录入、排序、编辑、输出等操作方法，不仅提高了工作效率，而且降低了出錯率。……