蒋丽

摘 要：随着信息时代的到来和发展，大数据时代的企业档案信息化的管理和建设已是未来的发展趋势和需求，它不但完善了信息资源的服务水平，还节省了大量的人力、物力等资源，因此本文就企业档案信息化建设的环节、作用及措施进行相应的分析和探讨。

关键词：大数据时代；企业档案；信息化建设；数字化档案馆

由于我国经济的飞速发展，企业档案信息化建设也在不断完善，档案信息化的集中统一管理也随之日益显现出其在档案建设中的地位和作用，其快速处理海量数据的能力及其管理模式实现了档案资源的网络化、共享化和准确化，另外档案信息化建设是一项利国利民的工作并且任重道远，它需要各部门各环节紧密配合共同努力，才能推进档案信息化建设顺利完成。

1 大数据时代企业档案信息化建设的要求

1.1确保企业信息化硬件设备的质量，完善系统软件设计的纰漏，例如：计算机，传真机、服务器、转换器、扫描仪、复印机等。另外，对档案管理人员要进行集中的、定期的一系列的培训，使其在短期内得到能力与素质的提升。除此之外，还可让接受培训的员工对企业的硬件系统和软件系统做出评价，以此来督促企业更好的配置比较完善的设备，力求为企业创造更完善的体系。

1.2 利用电子档案的优势通过把档案中的主要内容进行相应的数字化处理，也就是把企业各部门的档案资料进行集中汇总和整理并录入档案。对企业的所有资料信息建立统一的信息化数据的格式，将传统的重复劳动消除掉，以确保工作的效率性。

1.3 对于企业的档案信息进行分级保密处理，并设置相应的级别查询权限及身份验证和确认，以此来保证档案信息的安全性和可靠性及不可私自侵犯性。

1.4对于企业的档案工作人员要明确责权分配，把档案工作作为职务之首，确保档案的准确性、真实性。其次要不断提升自我素质和专业水平以适应不断发展变化的时代，对于自身工作要不断寻求创新之路，来提高工作效率。最后工作人员还可以通过自学或交流的方式进行自我技能的提升，力求处理好责任与权力关系，以此促使企业档案的信息化建设更快更好的发展。

2 大数据时代企业档案信息化建设的重要环节

为了顺应时代的发展需求，我们应注重大数据时代企业档案信息化建设的环节，并从其着手：①增强馆藏资源转化率，②扩大系统资源，③加大档案利用率、④进行网络连通加大信息化建设，⑤分门别类增加档案的多样性。力求通过加强环节建设提高档案的利用率，满足人们的多样化需求，实现档案资源共享推动档案信息化建设的目的。

3 数字化档案馆及网站的建设，为档案信息化建设奠定了良好的基础

3.1 网络环境下数字化档案馆的作用

网络环境下数字化档案馆的建设不仅使原有的档案管理模式更信息化、快速化、准确化、共享化及完善化。实现了由静态到动态的管理模式的改变，促使了产业结构和资源平台的优化与完善。

3.2 以“知识管理平台”为目标，大力推进档案信息化建设

档案的信息化建设能够为知识管理提供很好的平台，是档案管理模式的转型，改变了以往的档案管理存在的局限性，能够很好的把档案数据进行整体的处理和加工并对采集的档案数据进行很好的分析。另外还能够为公司的管理层在做出决策的时候提供有效的信息和数据支持，同时对于档案信息和文件还能采用先进的科学技术来进行管理，在档案的管理过程中还可以加入知识管理的功能，既能使信息资源智能化和数据存储的知识化，还能把档案信息和知识相互链接，把档案中的数据和信息建成一个知识库，不断丰富档案信息的资源，为企业提供很好的知识管理平台。

4 加强档案信息资源的集成和整合工作，促进档案信息化建设快速发展

4.1 档案信息资源进行集成和整合的重要性

在大数据的时代背景下，一个企业的档案信息资源的占有率已经成为衡量企业综合实力的一个标准。档案的信息资源数量越来越多，种类也在不断的增加，对于档案信息的海量化和多元化给查询工作带来了很多的不便。为了能够很好的让档案资源能够共享，将档案资源管理系统和与其相关的系统进行集成和整合，争取让档案信息资源能够共享利用。如果要实现档案信息资源的共享就必须对档案信息管理系统和企业的其它系统进行集成和整合。

4.2 企业档案信息资源的集成

（1）档案信息资源集成的概念，就是把不同的数据进行收集并有机的集中，能够为企业的数据共享提供有效的信息。运用资源集成的思想，采用知识的管理手段，实现对档案信息资源的整合并实施一体化的管理模式。

（2）档案信息资源集成管理的內容，就是及时的收集与企业生产运营有关的信息、数据以及管理体系和质量标准等各个方面的内容，并对其进行合理的加工，最后转变为统一的格式让其能够系统化。把整理好的档案信息资源放入到企业的档案馆里面，实现与其它部门资源的共享。

（3）档案信息资源集成管理的适用范围，能够对档案信息资源进行质量管理和集成等工作，让档案管理部门对档案的信息从手机、整理、流转等过程进行全面的管理，可以保证档案信息的真实性，同时还能够满足企业对于档案利用的需求。

4.3 企业档案信息数据整合

档案信息数据整合的概念，就是把两个或者是更多的应用数据进行合并建立一个具有更多应用功能的过程，通过数据整合把一个数据应用进行重新构造让其与另一个数据结构相匹配，这样就能够把两个应用数据放入到一个数据库。

4.4 档案信息资源的集成整合为企业档案信息化建设起到重大作用

档案信息资源的集成和整合，为企业的档案化信息建设有很大的促进作用，能够实现档案信息的有效利用，改变了档案管理的制度和管理流程。通过集成整合既有利于企业信息配置的优化，还能够形成知识管理的构架，为公司的各个部门提供数据信息的共享。

5 档案信息化管理建设的意义

5.1 在社会快速发展信息时代不断全球化的形势下，企业档案信息化建设祛除了传统的自顾自的壁垒模式，促进了信息资源的进一步开发与利用，也为以后的档案资料的保存和传递打下了坚实的基础，最终实现了资源的共享。企业抓好了档案管理的工作，对于增加企业在社会的影响力具有重大的意义，因为档案是行政机关考察企业的依据，同时也能为公司的各种活动和项目提供数据支持。

5.2相对于传统的档案管理工作已经无法适应时代的发展要求，所以信息化档案管理就成为了档案事业新的起点，对于档案管理的改变不仅需要形式上的改变，还需要改变传统的管理观念。在信息化档案管理的过程中要尽量避免信息化管理的弊端，充分发挥信息化档案管理的优势，争取使档案的管理工作能够跟上时代的发展，与整个社会的发展相协调。

5.3对于传统的档案管理，不仅需要大量的人力、物力，档案管理工作的效率还不高。而信息化档案管理不仅大大的提升了工作的效率，同时还能够增加档案的存储数量，节省了档案管理需要的人员。信息化的档案管理是改革进步的体现，更好的适用于信息化的现代社会。

6 结语

综上所述，对于大数据时代企业档案信息化建设，只有不断完善档案管理的信息化服务平台，拓宽服务渠道和内容，提高服务理念和质量，实现客户多样化的需求，才能让信息化档案更好的促进企业的发展，才能加快档案的管理进程。

参考文献

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