刘芙蓉

摘 要：保密工作是档案保管和利用时的一个重要环节，是保证安全保管和利用档案过程中的必要手段，两者之间紧密相联，相辅相成，是一种良性互动关系。该文认为，要做好档案保密工作，可以采用这些具体办法：加强日常管理工作，提高管理人员整体素质，做好库房管理中的保密工作，做好密级的调整工作，是保管档案时做好保密工作的具体做法。要正确处理好档案保密与利用的关系，通过建立健全各项制度和进一步完善监督措施做好档案利用中的监督工作，为利用档案时做好保密工作的具体做法。

关键词：保管档案 利用档案 保密工作 具体做法

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）06（a）-0203-01

保密工作是档案保管和利用时的一个重要环节，是保证安全保管和利用档案过程中的必要手段，两者之间紧密相联，相辅相成，是一种良性互动关系。为保证档案的完整和安全，必须做好档案保密工作，这是保管好档案和充分利用档案的前提条件。因此，相关管理者有必要采取适当的措施，来做好这项保密工作。

1 保管档案时如何做好保密工作

1.1 加强档案的日常管理

必须严格按照规定的手续办理调阅、移出和销毁档案等工作。调阅档案必须经过指定审批领导人，不允许其他人擅自调阅，使用者必须认真履行登记、签字等相关手续。档案调阅结束时，管理人员必须及时清点检查，如有泄密问题，必须查明原因，及时补救。

1.2 提高档案管理人员的整体素质

管理人员在档案收集、整理、保管和信息化过程中，会在最早的时间内了解大量不为人知的秘密信息。因此，档案人员与一般工作人员有所区别，必须担当起保守党和国家重大秘密的责任。因此这就要求管理人员首先必须要有高度的责任感和强烈的保密意识，其次要有很强的事业心、严谨的工作作风和很强的工作能力。对于经手的事情，能够条理清楚，处置明白得当。只有档案管理人员有很高的整体素质，档案保密工作才能做得十分出色。此外，档案还必须谨言慎行，平时工作中接触到的涉及党和国家及单位的秘密一定不要带到社会活动场合中。一旦带到复杂场合中，很容易在不经意间泄漏重大密码。因此。档案工作人员无论在什么场合，在什么人面前，都应按照国家法律法规的要求，将保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务，避免造成不必要的损失。

1.3 做好库房管理中的保密工作

档案库管科学管理的前提是档案库房的合理设置。这也是档案保密的重点之一。国家对档案库房的建设有统一规定，即库房建设要保持独立。如不具备相应条件，应该讲档案库房附设在办公楼内。要注意档案库房设置的合理性。通常办公楼最底层保密性欠佳，因此不宜设置档案库房；为确保档案安全，应该将档案库房与办公室和阅览室分开；档案库房必须加固门窗以防盗窃。应设立专人来管理档案库房，严禁无关人员入内。管理人员须严格遵守相关法规和库房管理制度。档案库房管理越科学，档案保密工作才能做得越好，档案安全才越加有保证，才能更好地发挥档案的社会职能。

1.4 做好档案密级的调整工作

要按照法律法规的要求，立足当前的实际工作，着眼长远，合理调整涉密档案的密级变化。以往档案保密制度不够健全和完善，不能完全适应《保密法》要求，必须加入新内容以使其更加完善。应建立并健全以下三个制度，以适应涉密档案调密工作的制度化、正规化。一是为满足届满自行解密档案的需求，要建立健全密期制度；二是为便于档案密级的衔接工作，及时掌握，适时变动，要建立健全密级调整通知单制度，将根据相关规定提前解密或密级发生升降变化的档案，要向档案馆（室）下发通知单，并贯彻实施；三是为加强涉密档案的规范化建设，要建立健全涉密档案接收标准制度，切实保守档案秘密。

相关部门应在广泛宣传、提高认识、大力协调的前提下，应着重解决好以下两个问题，以贯彻落实《保密法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》和其他法规：一是主动地接受保密部门监督指导，做好调密工作，搞好清查鉴定涉密档案文件。要严格划清密与非密的界限，分清能开放利用、在一定范围内限制利用和不能利用的档案，为档案管理的规范化、标准化、信息化和涉密档案建设奠定基础，为经济社会发展保驾护航；二是严格贯彻执行解密划控时间、保密规范和涉密内容的标准规范，做到有法必依，执法必严，违法必究，充分体现法律的严肃性。

2 利用档案时做好保密工作的具体做法

2.1 正确处理好档案利用与保密的关系

档案利用与保密是既相互联系，又相互对立的辩证统一关系。要正确处理保密和档案信息公开的关系，即在做好档案保密工作的前提下，要尽可能地提供档案信息服务，使档案得到有效充分的利用。但目前档案管理工作中是存在问题的，档案管理人员并没有对这一对辩证统一关系形成正确的认识，他们通常只重视其一，而忽视另一方。在档案保密工作方面，目前的管理人员的认识是十分充分的，他们基本都能做到尽心尽职，但涉及到档案利用工作时，则大多数人都没有意识到档案利用的重要性，不懂得档案及其所承载信息的重要价值，甚至有些领导对此问题的重视也是不够的。因而，目前档案重保轻用、利用不足的现象十分普遍。这使得不少很有价值的档案，长期束之高阁，与废纸无异，不仅过度浪费档案及其信息，还严重限制了档案作用的发挥。

基于以上分析，档案管理部门必须更新管理理念，在严格档案保密的同时，要转变工作职能，充分发挥档案服务领导决策的价值。对于机密档案的保密，要视情况而定，保密并没有绝对的保密，往往是在一定时间、地点、范围的保密，因此，只要不超出限制，就应该充分发挥其利用价值。否则就丧失了保密的意义所以档案保密与利用不可偏颇，两项工作均很重要，否则会给党、国家或单位造成不必要的危害。

2.2 做好利用档案的监督工作

建立健全与档案利用相关的各项规章制度，比如阅览制度、外借制度、复制（印）制度等。各项制度必须文字简明，便于实施，并在执行过程中不断对其进行充实和完善。要根据实际情况，合理确定不同层次利用人员的不同利用范围，规定不同的审批手续，档案利用工作的提供做到有章可循，有章可依；在此过程中，必须保证档案文件的完整性，确保不失密、不泄密。

进一步完善监督措施。在档案利用过程中，管理人员务须做好监督工作，不仅要多观察多问，还要多动手动脑。要通过仔细观察，掌握档案利用者的心理和思想动机；要多与档案利用者进行沟通交谈，抓住机会，多多宣传档案利用的管理制度，并充分对档案利用者的目的的动机；要多动手查看被利用档案的情况并判断利用效果，案卷利用后要勤于检查，积极全面贯彻档案利用制度；及时查处发现的各种问题，利用登记簿的备注说明部分进行记录。应及时报告有关领导较为严重损毁档案的违法行为，以便及时查处，避免不必要的损失。

综上所述，保密工作是档案保管和利用时的一个重要环节，是保证安全保管和利用档案过程中的必要手段，两者之间紧密相联，相辅相成。要加强日常管理，提高管理人员的整体素质，做好库房管理中的保密工作，做好档案密级的调整工作，是保管档案时做好保密工作的具体做法。要正确处理好档案保密与利用的关系，通过建立健全各项制度和进一步完善监督措施做好档案利用中的监督工作，为利用档案时做好保密工作的具体做法。

参考文献

[1] 毕丽萍.档案资料的复制与保密[J].中国管理信息化，2011（16）：82.

[2] 尹敬波.浅谈档案管理中的保密工作[J].才智，2011（17）：351.