李云娟

摘 要：讨论了电力企业文书档案的现代化管理方法，旨在为提升电企档案管理效率而献计献策。

关键词：电力企业；文书档案；档案管理；现代化

在当前，在数字化环境和设备中形成，以数码形式存储于光盘、磁盘等载体，依托网络技术对各类信息进行处理的电子档案的产生，改变了多年来纸质文书档案“记账式”存档的格局。伴随着科学技术的快速发展，当代文书档案呈现出了种类、内容、形式的多样化特点，这使得档案管理模式也随之发生了巨大变化，无论是“集中统一”的管理体制还是“条块结合”的运行模式，都不同程度的显现出与档案特点之间的相互矛盾和相互掣肘。在新形势下，解决这一矛盾的唯一途径是实行档案现代化管理模式，而现代化档案管理模式的成型，则需要企业对现有的软硬件设施进行一系列的改革和升级。对此，本文围绕电力企业文书档案现代化管理模式的构建进行了探讨。

1 加强人员素质建设

当前，计算机以其高速运算与极强的数据处理能力给电力档案工作者带来了科学的管理手段与先进的检索方法。文书档案管理工作者必须掌握现代化信息技术，熟练和运用电子计算机以及现代化办公设备来进行电子文件的制作、使用、立卷归档和维护，胜任计算机时代的文书档案管理工作。电力企业应强化训练，对档案专（兼）职工作者分层次进行基础知识培训及档案专业知识培训，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案管理生力军，培养和选拔优秀人才，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。只有这样才能在实践中建设一支政治合格、业务精通、纪律严明、作风过硬、服务优质的文书档案管理队伍，进而全面提高电力企业档案工作的服务意识和管理水平。

2 建立标准化档案管理机制

在实践中，标准化档案管理机制的建立有赖于科学合理的管理制度，因此，在实践中，电企领导班子应制定完善的档案管理制度，加强内部控制，建立现代化档案管理指标，规范档案管理流程，全面加强档案管理力度和提升档案管理水平。在工作实践中，企业管理层可通过向档案管理人员渗透档案管理理念和思想等方式来激发管理人员的工作热情，进而，用制度来加强对档案管理工作的约束。其中，制度建设需体现三个原则：①人性化原则，结合档案管理的实际情况，从加强对档案管理人员的培训和解决管理人员在工作中所面临着问题入手，消除其后顾之忧；②法律性原则，要在制度中体现档案管理的保密性，体现档案的严谨性和法律性；③权威性原则，要让档案管理人员正确认识制度的建立意义，让他们感受制度的权威，感受档案管理工作的重要性。

3 加强软硬件设施库建设

软、硬件设施是数字档案库建设的主要媒介，在实践中，电力企业必须要通过加强软、硬件建设来提升数字化档案库的功效，实现文书档案现代化管理。首先，在硬件方面，电力企业需要建立一个以计算机为载体的档案信息采集、归档管理和录入档案库的工作平台，实现所有数据数字化，信息传送网络化。其次，在软件方面，电力企业应组建内部局域网计算机组，利用局域网中的文件管理、应用软件共享、打印机共享等功能，实现全面档案管理工作数字化；同时引进档案管理软件，目前在我们电力系统应用较为广泛的是协同办公系统，该系统基本实现了无纸化办公的所有功能，最后环节是归入档案库由管理人员按分类归档电子文件。

4 加强文书档案管理

强化档案管理的主要手段有三种。

一是要对档案信息来源进行归纳整理。档案信息的来源往往是档案的实际形态，在实践中，企业可为每一个部门配备计算机和兼职信息录入人员，通过计算机的资源共享，档案管理部门定期将各部门的档案信息进行汇总，为每一个部门配置一个专门的信息来源窗口，并归纳好如责任者、文件号、题名、日期和页数等详细信息，从而提升档案信息来源的管理效能。

二是要做好定期归档工作。在实践中，企业需要利用计算机系统建立至少三四个档案库，一是临时档案库，主要负责存储经过立卷处理的工程档案信息；二是具有索引和关键词查询功能的主档案库，负责储存各项经过审计核实的工程档案信息；三是通用档案库，主要为各部门提供查询服务。四是不归档库，主要是存储销毁文件的信息。其中，临时数据库中的档案信息不宜存放太长时间，要定期进行归档处理。在归档过程中，录入通用档案库的档案信息需要进行敏感或重要信息筛选和剔除处理，以消除潜在的风险隐患。

三是要将档案库视作企业的信息产品来管理，并依照生产产品的管理方式，通过质量控制体系进行监管。在管理过程中，企业可将档案内容通过组织协调组建一个体系，在这一体系中，管理者将档案库维护作为一个单独的项目进行管理，并建立评价机制，采用模拟检索形式审查档案库的设计是否科学合理，检查数据是否完整、准确，并评价在数据收集、录入、备份等环节是否提升了工作效率。

参考文献

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