封爱萍

摘 要：近年来，办公室档案管理工作与时俱进，不断提高工作效率，这离不开档案管理硬件和软件资源的改进。本文论述公室档案管理工作内容，根据自己的工作经验，提出了改进办公室档案管理工作和提高档案管理人员素养的建议，希望对办公室档案管理工作人员有所帮助。

关键词：档案管理；办公室；内容；建议

1 办公室档案管理工作的内容

档案系统的基础工作是档案实体管理，信息的开发和反馈是在档案实体管理的提前下进行的，档案实体管理就使对档案进行集中，安全，统一，高质量的管理，档案实体管理分收集、整理、鉴定和保管四个环节：

1.1 收集

档案的收集是丰富馆藏的重要工作环节，是实现档案集中管理的前提。科学技术的发展，使档案的载体记录方式出现了多样化趋势，现在很多的社会活动的记录都不在采用纸质的记录方式，而是伴随着计算机网络技术的产生，以声像，图片等多媒体方式进行保存记录，这样就一定程度上增加了档案收集的难度。档案通过各种方法存入计算机，作为机读档案数据库，完成档案收集工作，确保档案收集的完整性。

1.2 整理

档案整理是一种系统的整理过程，将多种多样的零散的文件按照一定的规律进行整体归纳，从而化零散为系统。档案整体的对象为收集的有价值资料，一般手动操作，现在主要为计算机操作。当分类、组卷时计算机随时可以迅速的对电子档案中的单份文件从任何角度进行分类组合，可以尽可能的表现文件之间的在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系。

1.3 鉴定

档案的鉴定是鉴别档案的价值大小，确定档案的保管期限，决定档案保存和销毁的一个工作环节。将档案由庞杂状态转化为优质状态，使档案存贮优质化。

1.4 保管

档案的保管工作是保护档案安全，延长档案寿命的一个工作环节。保护档案的完整与安全，保证档案存储井然有序，提高档案传递效率，及时提供利用。科学技术的发展为档案的管理工作提供了新的手段。

2 对办公室档案管理工作的改进建议

办公室工作的主要职能是参与政务，管理事务，搞好服务。而档案管理工作是办公室“三务”工作的一个重要组成部分，是做好办公室工作的基础和前提。加强档案规范化管理，开发和利用档案信息资源，充分发挥档案在实际工作中的作用，是办公室工作的一项重要任务。因此，在长期的办公室档案管理工作中，笔者根据自己的工作经验，对本单位中办公室档案管理工作提出几点改进建议：

2.1 将办公室档案管理工作制度化

建立健全档案管理工作规章制度，实现档案管理科学化、规范化，是档案管理的保证。建立健全档案管理的各项规章制度，是做好档案工作的关键，是开展档案工作的行为准则。办公室要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题，根据《档案法》，完善档案管理“三合一”制度，建立档案员管理考核制度。同时结合本单位的实际，细化档案管理的流程，明确档案管理的职责和要求，使档案管理工作进一步向规范化、标准化迈进。

2.2 办公室档案管理工作要完善硬件资源

做好档案工作必须有一定的设施保证，办公室要按标准设置档案库房、阅览室、档案人员办公室，做到库房、阅览室、办公室三分开，按照有电脑，有档案柜，有温湿计，有防火、防潮、防高温器材，有防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防光、防有害气体、防虫设施等“五有”要求，做好库房的安全管理工作，这样既为档案管理创造良好的工作条件，又确保档案运行的完整与安全，也为档案工作的发展奠定了良好的基础。

2.3 推进办公室档案管理方式的电子化

科学技术的进步为档案管理方式方法的创新提供了条件。电子政务的推行使档案的归档整理产生了根本性的变革，传统纸质档案一统天下的局面受到冲击。为了适应变革，国家档案局已颁布了《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》等一系列法律法规。档案部门必须从当前电子文档形成的特点出发，采取相应的对策做好电子文档管理工作。此外，在档案管理从手工操作走向智能化的趋势下，无论是档案载体，还是档案的收集、整理、保管、利用等工作实践，无不渗透着人类科技进步的成果。

3 办公室档案管理工作人员素养的提高

21世纪是知识经济时代，是信息时代。经济的发展必然会丰富档案内容，不断出现的新载体和现代化管理手段如计算机、互联网等的应用，让办公室档案管理工作面临着机会，也面临着诸多困难。办公室档案管理工作的顺利开展，离不开档案管理人员的高素养。作为一名冶金行业设计部门的办公室档案工作的管理人员，笔者认为可以通过以下几点来提高档案管理工作人员的素养：

3.1 强化档案工作人员的信息意识

过去档案所包含的丰富信息固化在纸质载体上，限制信息的疏通、传递，信息的功能发挥受到很大限制。信息技术的发展使档案管理进入了信息化时代。树立档案工作人员信息意识成为迫切的需要。信息技术的发展一方面为档案工作的发展提供了有利条件，另一方面也使档案信息资源的泄密变得更加容易。档案管理首先是保证档案信息资源的安全，所以在信息化的背景下必须强化档案工作人员的信息意识，对外防止信息被窃取，对内防止信息泄密。强化信息意识是档案管理人员提高信息素养的基础和前提。

3.2 加强档案工作人员的信息技术培训

信息化的档案管理方式要求档案工作人员必须具备信息化处理技术，对计算机、网络、软硬件开发与维护等相关技术都要有一定的掌握，才能适应信息化对档案工作人员的素养要求。这就必须加强对档案工作人员的信息技术培训，建立健全在岗档案人员信息技术培训制度，经常性的对档案人员进行信息技术培训，并使这种培训经常化、制度化。要鼓励档案人员到高等院校在职进修信息技术。可以开展针对性、应用性项目培训，通过报告、讲座、结合参观访问、实习交流等多样化方式加强对计算机技术、信息技术方面的学习。还可以利用网络技术开展各种形式的远程培训和网上课程学习，提高档案人员的信息化素养。

3.3 提高档案工作人员的综合素养

信息化条件要求档案工作人员要掌握档案管理的专业知识和具备计算机及网络知识，由档案业务人员向档案技术型人才转变，由消极的库房保管员向积极的信息管理者转变，承担起档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播和利用的重要任务。这对档案工作人员的综合素养提出了极高的要求，成为档案工作发展的关健因素。档案工作者必须根据档案工作出现的新特点不断学习、更新自己的知识、提高自己的水平，以适应时代发展对档案工作提出的新要求。档案部门还应该引进吸收外来行业特别是计算机管理行业的高素质人才，培养档案部门中的复合型人才。档案工作人员还广泛开展学术研究和交流。使自身的综合素养不断提高。

4 结束语

档案管理工作是单位办公室的一项重要工作，档案管理的水平影响到办公室的工作效率和整个单位的工作的顺利进行。办公室档案管理的工作比较繁杂、档案种类比较繁多，所以档案管理人员必须通过各种方式改进工作，使得档案的管理更加轻松和高效。此外，档案管理人员素质也是影响办公室档案管理工作的一个重要因素，档案管理人员必须努力提高自身的素质，才能够满足现代办公室档案管理工作的要求。

参考文献

[1]范霞， 张淑华. 浅谈新形式下的档案管理工作[J].科技信息， 2009，（31）.

[2]朱玉媛.档案学基础[M].武汉大学出版社，2008.