杨立波

摘 要：县级综合档案馆存在档案重份的问题。这些重份档案既占用档案库房，又会增加档案管理成本。本文对文书档案重份的原因进行了剖析，并对减少今后进馆文书档案重份的问题提出了解决办法。

关键词：县级综合档案馆；文书档案；改进办法

近几年来，随着计算机档案信息化检索软件的广泛推广和应用，县级综合档案馆在档案检索查询中可能会发现这样一种现象：即同一件档案经常会在不同的全宗中多次重复出现。那么，为什么会有这种情况呢？如何才能避免出现这种状况的发生呢？下面笔者就这些问题进行简要的分析和探讨。

1 县级综合档案馆文书档案重份原因剖析

县级综合档案馆文书档案存在重份的问题不是最近几年才形成的，而是由来已久。只不过在馆藏档案机读目录著录完成之前，不易引起人们的注意罢了。随着档案信息化检索软件的广泛推广和应用，县级综合档案馆在档案查阅检索时，文书档案重份的问题就开始暴露无遗了，有时检索出同一件档案会在不同的全宗中同时出现，重份档案有时多达数十件。那么，为什么会出现这种状况呢？究其原因，大概主要是由以下因素造成的：

（一）由于县级综合档案馆档案保管范围不仅限于县级党委、政府及下属部门的档案，而且还涉及所属的乡镇党委政府的档案，这就会不可避免地出现大量重份档案。对于各乡镇党委政府来说，上级机关……