孙华英

摘 要：对于电算化会计档案管理来说，它有许多人工会计所没有的特点，也弥补了许多人工会计存在的缺点，最主要的一点是它用计算机代替了人工作业，不仅节省了人力资源，还创建了软件以及硬件系统，利用现代化载体将资料系列化，更好地建立了合理的会计档案管理系统。但是，电算化会计档案管理方面，会计人员的思想素质以及计算机操作能力并不强，这时就要想办法适当提升会计人员的基本素质和计算机技能，完善管理制度。

关键词：电算化会计档案；管理特点；管理方法

計算机应用在各行各业的各个领域，而会计领域中计算机主要运用在电算化会计档案管理方面，企事业单位更是加大了计算机的使用比重，会计工作逐渐向会计电算化方向发展，使得会计基础工作更加规范，也逐渐向现代化方向发展。

一、会计档案在会计电算化发展的特点

会计电算化是指以往繁琐的人工记账程序、算账程序以及报账程序都用电子计算机来代替，甚至包括以往用人脑完成会计信息分析、预测以及决策的部分。在电算化会计档案管理制度中，主要由以下几个特点：

1.现代化载体

根据最新颁发的《会计档案管理办法》规定，凡是采用电子计算机方式进行会计核算的单位，一律不允许只上交电子会计数据，还要配上并保存打印出来的纸质档案，这样才能够为电算化会计提供双重载体，也为会计档案管理提供了双重保障。双重载体在此为储存在计算机硬盘中的会计数据以及其他光盘或磁性介质等电子会计档案，这些都能够保证会计档案数据不能够轻易被篡改。

2.软硬件环境

电算化的电子会计档案不具有纸质档案所具有的直观可视性，所以要想实现其可视性必须要在特定的硬件或软件系统环境中显示，这样才能够实现在现实中的实用性。此外，这样的存储方式有时会因为载体本身质量以及存放环境等问题产生电子档案修改或电子档案保存不善等问题。

3.系统化资料

由于电算化操作流程以及电算化信息系统维护的要求，会计档案涉及的范围逐渐变成了系统化资料，这也是电算化会计档案管理下出现的新特点。这一特点不仅可以保存会计档案的电子数据，还可以将被计算机识读的程序文件以及数据结构文件进行保存，除此之外计算机进行会计核算所借助的各种代码也会被保存下来，这样才能够最大化保证数据不会轻易丢失。

4.计算机技能

电算化会计档案管理系统需要会计人员拥有更高的基本会计人员素质以及必要的系统安全操作能力。会计人员不仅要熟悉会计核算工作的各项方法，还需要同时掌握一些必要的计算机使用能力以及维护能力，这样才能够更好地适应电算化会计档案管理工作。

二、电算化会计档案管理方法

1.硬件设施完善

专用的会计档案存放仓库要符合规范、环境清洁，对于打印机也有非常高的要求，最好是能够提供高清晰度打印能力的激光或喷墨打印机，这样输出的纸质会计档案才能够呈现清晰的字迹，便于管理。电算化会计软件的选取也要注意，一定要根据本单位的实际业务相符，最好选取的软件具有档案管理辅助功能。系统的安全防护功能也要进一步提升，在联网的状态下一定要定期进行补丁维护，这样才能够避免电脑泄露秘密或被恶意修改资料。

电算化会计档案会受质量、湿度以及磁场等种种因素的影响，也非常容易被这些因素破坏，所以会计人员在管理时需要注意以下问题：首先要选用质量较好且可靠性较高的介质来保存会计档案，除此之外，还要对存储的会计档案介质上写上保护字样，存放在不潮湿灰尘少且防磁的地方，定期复制往年的会计档案，最好复制双份并放置于不同的位置。长时间使用且长时间未替换的介质要定期替换。对于电算化会计档案容易被不留痕迹修改这一缺陷，会计档案管理人员要对这些档案采取专门管理，并实施一系列安全保护措施，这样才能避免会计档案被修改。

2.管理制度完善

（1）电算化会计档案管理制度建立：会计电算化系统开发以及使用时的全套文档资料以及软件程序都要视为会计档案来进行管理。在输出书面形式的会计档案前，副本一定要妥善保存，除此之外，记账凭证、总分类账以及现金、银行存款日记账都应该以书面形式打印出来，还要以税务审计部门的要求打印账簿以及报表。

（2）建立严格的借用手续制度：对于本单位想要查阅会计档案的人员，未经财务部门负责人批准一律不得查阅，只能够办理正规的借阅手续才能够进行借阅。对于想要阅读本部门会计档案的外单位人员，首先要出示单位的介绍信，还要得到主管领导和财务部门负责人的批准才可以借阅。

会计档案管理对于会计行业来说是一个非常重要的环节，能否做好会计档案管理关系着单位今后的发展。电算化会计档案管理对于整个会计档案管理来说是与传统会计档案管理相结合的，有着密切的联系，也能够在一定程度上凸显出电算化会计档案管理的个性，它不仅代表着会计工作向着规范化以及现代化发展，还为会计档案管理工作提供了更好地保障。

参考文献：

[1]张前.电算化环捷对会计档案的影响及管理要求[J].交通财会，2001（10）.

[2]部莉君，赵伟.会计电算化时会计的相关影响[J].现代审计与会计，2001（12）.

编辑 杨兆东