关于基层科研单位档案管理的若干思考

2015-03-21刘桂菊

黑龙江交通科技 2015年11期

关键词：科研单位科研项目档案管理

刘桂菊

(黑龙江省公路勘察设计院)

关于基层科研单位档案管理的若干思考

刘桂菊

(黑龙江省公路勘察设计院)

在科研管理结构中，无论是项目管理、制度管理，还是流程管理，都与文档管理紧密联系。科研档案管理工作是一项管理科学化、规范化的基础工作。如何更加科学地对科研档案进行管理，最大限度地发挥档案的价值，为科研的发展和各项工作服务，值得每一个档案管理人员不断总结和思考。

科研单位；档案；管理

1 科研档案管理工作的重要性

1.1 凭证作用

从涵义上来说，科研档案是科研单位在工作中形成的，与科学技术有关的文字、图像、声音等原始凭证。科研档案的这种原始凭证的属性，显示了其权威性和真实性。正是有这些原始材料的存在，科研项目才有深入推进的依据。

1.2 参考作用

科研档案是科研足迹的真实记录，是科研成果的重要载体。科研档案材料具有重要的参考价值，它的存在使得科研人员得以在更高起点上着手科研工作，节省了基层科研单位的人力、物力，降低了基础性研究的机会成本。同时，珍贵的科研记录也是基层科研工作人员进行后继研究的依据。

1.3 考核评估的重要依据

科研档案中记载了基层科研单位的重要研究成果，是单位科研实力的真实反映。因此，如果对科研单位进行综合考评，科研档案则是重要的评判依据。科学规范的档案管理，不仅是保障科研工作又好又快发展的重要基础和前提条件，更是衡量一个单位科研实力和管理水平的重要尺度。

2 当前科研单位档案管理存在的问题

2.1 科研档案亟需完善的制度保障

相比制度完善的人事档案，科研档案的制度建设仍处在较低的水平。不管是制度的建设还是执行，都有不小的差距。首先在制度建设上，我国目前还未出台专门的《国家科技档案管理办法》。科研材料的归档范围、入档标准、制作要求等，都没有统一的标准。基层科研单位的档案规范化、标准化无从谈起，档案管理无处下手。

2.2 科研档案亟需专业的管理队伍

基层科研单位档案管理队伍的不专业性体现在两个方面。一是人员的不专业。对于基层科研单位来说，最核心的工作是科研项目的完成。几乎所有的专业技术人员都被安排在科研一线，没有专业背景的工作人员才被安排管理科研档案。且由于单位人数限制，这些档案管理人员往往还身兼数职，在管理科研档案的同时，可能还负责单位文书、人事、政工等岗位的工作。二是业务水平不专业。基层科研单位档案工作人员新手占相当比例，再加上业务培训跟不上，导致很多档案处理程序上表现不够专业。科研档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不熟悉，难以适应整个档案管理工作。

2.3 科研档案亟需提高档案质量

科研项目一般以课题为基本单元，档案的形成周期长、载体多样、内容繁多。在科研档案管理过程中，极易出现归档材料上交不及时、材料不完整、归档不规范的现象，科研工作和科研档案严重脱节。对于科研单位来说，科研项目鉴定材料要比归档材料来得齐全和规范。由于重要性得不到重视，科研档案材料在归档的时候，往往是有多少归档多少，而不是应该归档多少就交多少。甚至拒绝上交牵扯到个人利益的档案材料，科研课题档案的完整性受到很大挑战。

3 提高科研单位档案管理水平的措施

3.1 完善科研档案管理制度

完善管理制度是做好基层单位科研档案管理工作的保证。(1)基层科研单位须建立档案工作领导体系，成立领导小组，明确分管领导；(2)建立分管领导责任制度，明确领导小组的工作职责和档案管理人员的岗位职责；(3)完善档案管理工作的实施细节，比如归档材料的标准、档案材料的借阅等；(4)建立档案管理的考核和奖励机制。与档案管理部门和人员签订目标责任书，增强其责任感；落实各项奖惩措施，强化档案制度的执行效果，确保科研单位档案管理工作规范化有序化顺利开展。

3.2 加强科研档案队伍素质

提高科研档案队伍的水平和业务素质，可从两个方面入手。一是专业人才“引进来”。在进行单位招聘是，有目的、有重点地引进档案管理及其相关专业的人才。重点培养具有一定的学术研究能力以及档案的管理、编研和开发能力的复合型人才；二是本单位人员“走出去”。基层科研档案工作者要积极主动得学习档案管理、科研项目管理、信息管理等相关知识。要努力熟悉科研项目流程、掌握本单位情况、沟通业务信息。基层科研单位要切实加强各级档案工作人员的沟通、交流与培训。

3.3 提高科研档案归档质量

笔者认为，科研工作和科研档案是密不可分的整体。科研工作一般分为准备、研究、总结和申报四个阶段。科研档案也应按照这四个阶段同步进行。第一阶段，科研项目准备阶段。这一阶段的档案管理重点是明确项目组档案人员，准确全面掌握科研项目的情况，根据项目情况提前制定档案收集范围；第二阶段，科研项目研究阶段。这一阶段档案管理重点是加强与项目组的联系，重点收集科研的阶段性成果、阶段性验收和重要会议产生的材料；第三阶段是科研项目的总结阶段。这一阶段的档案管理重点是科研成果上报及评审材料、鉴定及验收材料。