浅议SAP环境下的固定资产控制节点

2015-03-19阿里斯顿热能产品中国有限公司温晓容

财经界(学术版) 2015年11期

关键词：预付款收货校验

阿里斯顿热能产品（中国）有限公司温晓容

浅议SAP环境下的固定资产控制节点

阿里斯顿热能产品（中国）有限公司温晓容

在SAP环境下，固定资产业务相关的财务结果也来自于其它模块的数据集成。相比较以往的非ERP传统模式环境，控制的环节又有了新的变化。

SAP环境固定资产控制

一、SAP环境

SAP ERP是企业级软件。与以往广泛使用的财务或其它管理软件相比，使用SAP ERP系统的企业，可以充分结合其业务特点，将其管理的人财物各种资源，将生产、采购、仓储、销售等过程高效整合，最大限度发挥这些资源的作用，为企业管理决策提供强大支持。

二、固定资产在SAP环境下的基本操作流程

非ERP环境下，固定资产申购、取得、处置、调拨等变动，都是在业务活动发生后，相关部门传递原始单据至财务，会计人员在规定期限内审批或系统入账。所以传统模式下，大多数控制点在财务取得原始单据的时候。SAP ERP环境下，固定资产的权限设置企业间各不相同。共通之处是申请大多为使用或管理部门，釆购订单一般通过釆购部门，而取得、处置、调拨等变动权限设置就各不相同了，这部份，往往是财务控制最需要加强的重要地带。而SAP系统以其强大的数据集成功能，为固定资产投资、取得、维保等监控提供多种支持。

三、SAP环境下固定资产控制节点简述

(一)投资申请阶段

可以利用内部预算号模块（Internal order）。一般企业固定资产投资是由集团总部直接负责审批预算的项目。每年在预算阶段决定了的项目清单，投资预算总额，就会通过这个模块输入SAP系统。当以后投资正常开始之后，固定资产的釆购申请及订单就会通过特殊的A类订单，要求强制输入预算号来确保所投资产在预算内容和金额范围内。因而对于某项固定资产是否在预算范围，SAP已经自动进行严密控制，在此环境下，更重要的控制环节是投资执行环节，如供应商竞价真实性等等。这类信息系统无法提供，通常只是釆购部门提交釆购申请的随附单据。而财务往往无专业能力鉴定其真实可靠性。因而为尽量维护投资企业利益，除了以后的购销合同，前期的供应商报价单也需要求产品规格信息完整，签字盖章，提供原件报备核实。对于无法按企业规定提供最低供应商报价单数量而实行单一供应商釆购的，由釆购部门提供详尽理由，并按规定上报批准。

(二)釆购下单阶段

SAP的集成功能使得釆购订单的相关参数，最终就会形成不同的财务结果。如普通类别的釆购订单，收货时会产生各类材料存货分录。而订单类别对应固定资产釆购的，就必须是A类别釆购订单。大部分企业的SAP权限设置，通常依据使用者角色或模块设置，釆购部门通常具有所有类别订单操作权限。一旦釆购订单类别错选至系统收货未得到监控纠正，财务数据将出现重要差错，而后续发票校验及付款流程也将随之错误。因而企业在釆购部门内部或是财务控制部门，每周或几周对开放未收货定单实行导出检查，十分必要，且检查的代价大大小于差错发生之后的纠正性成本。

(三)固定资产取得及SAP收货阶段

固固定资产的实物收货通常需要一定时间与过程，如安装调试校准。因而不同于普通原材料的收货，仅凭供应商送货单，仓库收货验收单等到货单据，就能进行SAP收货，产生相关会计分录。固定资产能够进行系统收货的前提，不仅是实物到达，品种数量相符，还必须在釆购部门，相关使用部门，安装调试部门等多方验收，达到使用要求的前提下，由这些部门在固定资产接收单原件上签字确认，才能达到下一步收货动作的要求之一。

此另外这一阶段还必须着眼于未来固定资产的归档、保管、管理、盘点需要，在固定资产到货验收合格阶段，就制定图片留存流程：要求使用接收部门将符合要求的资产标签固定于资产主体，对固定资产全貌留照，对固定资产所加的资产标签清晰留照，随同接收单一起交由系统收货人员进行系统收货。而所有这些单据原件，也应成为固定资产供应商发票校验与后续付款的必要单据。财务部门固定资产会计在取得这些资产接收单及资产图片之后应立即填制新增固定资产信息表，进行归档保管，也为将来随时或定期的固定资产盘点提供有力依据。另外也考虑到固定资产收货要求的特殊性，而通常仓库及其它部门人员对固定资产误收货（可能误当作一般存货）的重要后果认识不深，建议这项系统权限设置于财务部门固定资产会计为佳。

(四)发票校验及付款阶段

一般来讲，固定资产供应商开票（通常增值税发票）应在得到接收单位验收合格报告之后。相当部分的SAP使用企业，会对系统收货（GR）与发票校验（IR）设置顺序限制，即釆购订单未执行系统收货的物料，应付会计也无法进行发票校验的操作。由此带来的一个较常见问题就是固定资产釆购经常涉及的预付款问题。很多企业的所投资固定资产，往往是基于企业要求进行定制，因而供应商对付款条件常常要求一定比例的预付款。而由于前述釆购订单发票校验无法操作于系统收货之前，固定资产的预付款也无法通过釆购订单集成进行。也就是说，部分预付款之后，将来相关固定资产系统收货了，又进行发票校验时，系统生成的应付账款依然是资产全额账款，而不能跳出扣除该项预付款之后的净应付款。因而该道环节上即使应用SAP系统的企业也往往顾虑重重，险象环生，经常成为差错风险的高发之地。就此事项，SAP使用企业通常运用以下几种方式避免差错：

(1)过过去常见的是人为控制，在付款申请面单上由釆购人员清晰列示已发生预付款，应付会计或出纳先将预付款手工部分冲销发票校验产生的应付账款，再按正确的应付账款余额进行付款。

(2)SSAP使用到现在，又开发出一种常见的控制方法是操作中提示：也就是SAP能设置成针对供应商代码在发票校验步骤给予提示，弹出该供应商已有某某金额的预付款余额，虽然所提示的预付账款并不能直接链接到订单级别，也就是并不一定是当前校验订单发生的预付款，但这项功能和方式已经给风险的防范和降低提供了一道屏障。

(3)第第三种方法，规范严谨方面有待商榷，但也有部分SAP使用企业已经运用。就是理论上固定资产通常为整数计数单位，而且应在验收安装完毕收货，但部分企业在预付款发生前即按照预付比例要求固定资产供应商开具发票，数量显示零点几套，企业将这部分设备先行系统收货之后即发票校验并预付货款。从预付款的风险来讲，这种方式也的确是行之有效的，但一方面这是虚拟收货，并且企业对这项资产，事先必须以在建工程建号，固定资产部分虚拟收货后万不能有折旧运算发生。

(五)其它特殊事项

1、固固定资产主数据的变更

由于SAP的系统集成特性，固定资产的系统主数据，如资产类别、折旧代码、成本中心等等设置，都会对折旧费用计算，成本归集产生直接影响。因而固定资产的主数据变更应实行严格的审批程序，并由SAP技术团队测试之后再行正式实施。

2、非非存放本公司使用固定资产的管理

有相当多的企业，因新品开发的需要，投资了相应的模具夹具，却不是存放在本企业使用，而是发运给零部件供应商长期保管使用。对这部分固定资产投资，重要控制点是在系统收货之前必须由零部件供应商出具验收单据，并与其签订条款详尽的资产保管协议，表明存放事件，资产名称，所有者企业固定资产代码，损毁赔偿细则，使用期限等等，双方签字盖章后各执一份，所有者企业也必须将此存入资产档案，作为付款流程的必要单据，并为将来的资产盘点清查留存依据。