□刘 芳 崔 倩

电子文件是计算机技术与信息技术在科研、生产、商贸管理等领域应用的产物。是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体［1］，依赖计算机为载体传输和储存处理，均是以数字编码的形式存在的。随着信息化的发展，电子设备也更新换代，档案系统也不断更新升级，电子文件与载体密不可分这一特性给电子文件传输和管理带来了许多风险性的问题，若处理不当，会直接影响其真实性和完整性。

一、电子文件存储过程中的风险

电子文件与纸质文件不同是在于电子文件要借助媒体的承载，电子文件要长期储存除了要具备可信赖的电子文件管理系统，还要对操作员的行为进行规范和监督。电子文件在传输和存储过程中容易出现的风险有以下几种:

(一)捕获时格式的转换。电子文档建档的开始，必须保证文件的安全性，特别是捕获电子文件并将其转换为文件保存格式时需要格外小心，因为许多数据是依赖于系统中的其它数据的，格式转换有可能破坏这种关系将其失去真实性。文件格式转换有两种选择方案，一是将文件转换到新版本的软件，使文件格式得以更新。但像这样多次格式转换，若没有正确验证，文件信息就可能丢失，因此这类格式转换只适用于对拟短期保存文件的保护。对于长期保存的档案文件，还是应当将其转换为开放的格式来保存［2］。

开放源码的格式至今还不多，在没有更好的选择时，建议将文件转换为较为稳定且兼容性好的，适用于文件长期保存的格式。……