林徐润，杨帆，黄龙腾

（深圳信息职业技术学院教务处，广东 深圳 518172）

高校学籍不良异动的防范机制研究

林徐润，杨帆，黄龙腾

（深圳信息职业技术学院教务处，广东 深圳 518172）

学籍管理是高校教育教学管理的重要环节，涉及学生的身份和学业表现以及结果的认定，是高校人才培养质量控制的重要内容。文章从高校学籍不良异动的现状出发，探讨了学籍不良异动的成因，并在此基础上结合教学管理实践经验，构建了高校学籍不良异动的预警机制，以期改善高校在学籍管理中的被动局面，更好的为提升教学质量服务。

高校;学籍管理;学籍不良异动;防范机制

学籍管理贯穿学生在高校学习的全过程，涉及教学运行和教学管理，是高校教育教学管理的核心内容，对稳定教学秩序、提高人才培养质量都具有十分重要的意义。文章正是立足于学校学籍管理的实际而进行的一种探索、研究和实践。

1 学籍不良异动的现状及成因

学籍管理是指依据教育主管部门颁布的文件规定，对学生从入学到毕业期间的学习资格、学业情况等事宜进行的管理。在学籍管理过程中，学校针对学生违反管理规定的情形，对其执行留级、退学等处理，文章所指的学籍不良异动就是此类非常规的学籍变更。

以笔者所在学校为例，近五年学校共受理学生的休学、复学、退学等学籍异动2035 例，其中，学籍不良异动188 例。笔者前期研究发现[1]，学籍不良异动整体呈现明显上升趋势，其在不同专业存在不同程度的分化；从其数量分布来看，低年级学生更容易产生学籍不良异动，而且男生占有更大比例。

从学籍管理规定出发，产生学籍不良异动的情形主要涉及缺课学时超标、应修课程学分未达标、休学期满不办复学手续、未请假离校连续两周末参加学校规定的教学活动等，透过这些学籍不良异动发生的情形，可以发现这些情况往往与学生的学习作风、学业成绩等学习活动有关。

为了发掘产生以上学籍不良异动情形的深层原因，笔者根据日常学籍管理过程中受理的学生申请表及积累的相关资料，利用鱼骨图对导致出现以上情形的相关原因进行了归类整理。

图1 学籍不良异动的成因鱼骨图

从以上的成因鱼骨图可以看出，产生学籍不良异动的直接原因主要体现在三个方面：一是学生的出勤情况，包括无故缺勤、请假缺课以及期初无故超期不注册、中途无故离校等；二是学分获取情况，包括考试挂科、无故旷考与错失重修机会等情况下，学生都无法获得学分；三是学籍情况，由于自身的学业安排、身体状况、家庭情况等某种原因提出休学申请，暂时中断学业，而在学校规定的休学期限已满时，未能及时复学的情况。此外，《普通高等学校学生管理规定》明确要求“每学期开学时，学生应当按学校规定办理注册手续”，“超过学校规定期限未注册而又无正当事由的”，应作退学处理。

2 学籍不良异动管理存在的问题

2.1 重程序，缺失人文关怀

由于学籍不良异动处理导致的学生与学校间的纠纷日渐增多，各高校不断推进学籍管理程序化、规范化，使之既合理又合法。《普通高等学校学生管理规定》明确要求“对学生的退学处理，由校长会议研究决定。对退学的学生，由学校出具退学决定书并送交本人”。“学生对处分决定有异议的，可向学生申诉处理委员会提出书面申诉”，以确保学生在权益受到损害时能够得到及时的救助。同时，制度也使管理人员有法可依，有章可循。但是，面对既定处理事实，有的管理人员在按章处理过程中，较注重处理流程的规范化合法化，缺少对个体情感、态度变化的关注；较注重对事实本身的处理，缺少对事实发生原因的查找分析和纠偏；较注重对处理事实的告知，缺少对个体后续学习、生活等建设性的指导[2]。

2.2 重处理，缺失帮扶转化

在高校规模扩张过程中，管理人员的配备无法适应学生规模的增长速度，以致学籍管理人员常淹没于常规学籍管理工作，而无法对学籍不良异动的学生个体给予更多关注，对学籍不良异动生的管理往往都止于异动，无法持续关注。在学籍管理过程中，学校给予学生一定的惩戒性纪律处分，可以提高学生对问题的重视程度[3]。然而处理应该只是管理的工具和手段，并不是管理的目标，对被处理的学生实行动态的，有计划的监控管理，帮助他们发现问题、解决问题，才能达到教育的目的和效果[4]。“教育”特性的缺失是高校学籍管理过程中亟待解决的问题。

2.3 重时点，缺失实时监控

高校在学籍管理过程中，一直都在完善相关制度，改进管理手段，部分高校针对学籍不良异动的情况，采取学籍预警的方法对其进行防范。但在实际运行过程中，一方面由于学生管理涉及多个部门，多个主体，管理信息相对分散，难以统一调度。另一方面，学籍管理的信息化手段相对滞后，无法实现学生状态的实时监控。因此，在学籍不良异动管理过程中，对于学生状态的监控，往往会根据工作安排，到达某一时间节点时，才会对其进行全面的盘查，并依据筛查结果，分类进行预警或处理。在此情况下，学籍预警便无法发挥其应有功效，一定程度上再次落入“事后处理型”的窠臼。

3 学籍预警机制的构建

“学籍预警机制”是指在高校学籍管理过程中，通过对学生的学籍、学业状态进行监控，及时发现可能出现的不良情况，并及时提醒、告知学生可能产生的不良后果，并通过学校、学生和家长之间的有效沟通与协作，采取有针对性地防范措施，帮助学生顺利完成学业的一种信息沟通和危机预警机制[5]。因此，树立必要的危机管理意识，有效实施学籍不良异动预警机制，是保障学生顺利完成学业的有效途径。

3.1 学籍预警的具体内容

根据以上学籍不良异动的现状与成因的分析来看，直接导致学生产生不良学籍异动的原因包括考勤、学分及学籍状态三个方面，因此，学籍预警可从以下三方面来开展：

（1）考勤预警

一方面是课程考勤，主要由任课教师或班级考勤员监控。学生应当参加学校专业教学计划规定的活动，这既是学生的权利，也是学生应尽的义务[6]。而考勤则是督促学生积极参加课程学习的手段，各高校对学生的课程出勤情况也有相应规定，当学生在某门课程的累计旷课或缺课达到一定数量时，学生该门课程的考核资格将会被取消。因此学生的出勤情况可能直接影响其学业成绩的好坏。另一方面是在校情况的考勤，主要由辅导员监控。如果学生未经请假离校连续两周末参加教学活动的，应当作退学处理。

（2）学分预警

根据《普通高等学校学生管理规定》，学生的学业成绩与退学处理相联系，凡学生不及格课程达到一定门数或者学分数的，将对其作退学处理。学业成绩未达到学校的要求而作退学处理，这是一种必要的管理手段，即是对学生的一种关心爱护，也是督促学生刻苦学习的有效激励机制[6]。因此，学校须对学生的学分情况进行监控，对于所修课程未获学分数累积达到相应数量的学生，应给予相应级别的预警。

（3）学籍状态预警

学籍状态预警主要涉及休学状态及注册状态的监控与警示。学生休学期满，未在学校规定的时间内提出复学申请，办理复学手续，在这种情况下视为学生自动放弃复学要求，学校对其作退学处理。另外，入学注册是进入学校取得学生资格即学籍的认可，学期注册既是学籍的延续，又是学期学习的再认可。学生在学校规定的时间未注册而又无正当事由即视同自动放弃学籍，学校对其作退学处理[6]。因此，对于学生的学籍状态，学校也应进行监测，尤其是休学的学生，从学生提出休学申请的本意来看，待导致休学的原因排除之后，是作继续回校学习安排的，故在学生休学期间，辅导员也应给予其持续关注，帮助学生排除困难，如期回校复学。

3.2 学籍预警的系统架构

教务管理系统是各高校进行教育教学管理的主要平台，平台数据库系统中涵括了学籍信息管理、教师信息管理、课程信息管理、成绩信息管理、综合信息管理等多方面内容。学籍预警机制的实现，主要依托教务管理系统的数据库，利用数据挖掘技术，结合手机客户端与手机短消息的信息推送方式,向相关学生、辅导员及家长等相关主体推送学籍预警信息。

图2 学籍预警系统的架构

如图2所示，学籍预警机制通过教务管理系统的拓展模块来实现，学籍预警机制的运转流程主要包括三大环节，具体如下：

（1）信息监测。学籍预警需要关注学生的考勤记录、学分获取情况以及当前的学籍状态，这些数据都将通过教务管理系统的数据库来获取。系统通过对数据库的定期检索，实时提取学生的异常数据记录，如缺勤课时、不及格课程门数或不及格课程学分数以及当前学籍状态为休学或保留学籍的数据，提交给信息评估模块。

（2）信息评估。该模块首先对收集到的异常数据进行归类存储，做到信息的系统化、条理化。然后，将整理归类后的数据，与学籍管理规定中的量化标准比照，进行风险分析与评估，筛选出临界阈值的信息，提交给系统决策模块。

（3）系统决策。该模块的主要职责是对触发预警条件的记录进行定级，并确定预警信息的警示对象。学生在学习过程中出现的异常情况通常都存在积累渐进的过程，因此，学籍预警也需要分级进行。对此，可以借鉴公共管理的分组预警体系，根据问题的严重程度，可以分为蓝色预警（一般）、黄色预警（较严重）、橙色预警（严重）和红色预警（特别严重）[7]。不同的预警级别有其相应的警示对象，如一般预警仅需向学生个人发送预警信息，黄色预警信息将会同时发送给学生及其辅导员，而橙色与红色预警信息则会在发送给学生及辅导员的同时，知会学生家长。

通过系统决策过程进行定级的预警信息，将会通过手机短信、手机客户端以及系统客户端这三种方式强制推送给相应的主体。

3.3 学籍预警的实施保障

3.3.1 建立高效的教务管理系统

教务管理系统是实施学籍不良异动预警的基础。学籍预警过程中所需使用的数据主要通过教务管理系统的数据库提取，因此教务管理系统同时也充当着数据采集平台的角色，学生的考勤记录、成绩记载以及学籍信息的动态更新都在此完成。相应职能部门根据系统分析处理的结果进行预警，并采取相应措施，故教务管理系统是实现学籍预警实时监控的前提。

3.3.2 构建畅通的多层预警体系

高校学籍管理涉及包括学校、学生、家庭等各个方面的人员，学籍预警机制的成功实施有赖于各方的通力合作。因此，学籍预警可以建立校、院、班三级预警体系。班级预警可由班级辅导员及任课教师执行。他们直面学生，掌握学生的一手信息，能对学生学业状态异常情况做出及时反馈。院级预警主要由院系教学管理人员实施，监控本院系学生的整体状况。校级预警则由学校的教务处、学生处等校级职能部门牵头，监控全校学生学业整体情况，并针对发现的情况，协调各级力量对学生进行及时的帮扶和转化。

3.3.3 形成动态的帮扶转化档案

学籍不良异动管理的管理目标是采用学籍预警的手段，通过对存在学籍不良异动的学生进行有效的教育与帮扶，实现异动生的良性转化。但学籍不良异动学生的转化，不能操之过急，须有目标的、循序渐进的引导推进，而个性化的学籍档案能为管理者提供便捷的信息服务[4]。在此过程中，学籍管理者对学籍档案的定期更新，一方面有利于其将预警机制落实到位，另一方面，有助于对学生的学业变化情况进行持续追踪，以便进一步根据问题归类指导，切实帮助学习实现转化。

[1]杨帆.高校学籍不良异动的现状探析[J].南方职业教育学刊,2015,01:69-73.

[2]高校学籍不良异动的动态管理探析.[EB/OL]http://www.baywatch.cn/a/lunwenziliao/guanlilunwen/gonggongguanli/ 2011/0513/548.html.

[3]胡萍.高校建立学籍不良异动管理预警机制的思考[J].宁夏师范学院学报，2008，04:155-157.

[4]张斐,汤兆武.高校学籍不良异动生个人档案的建立与利用[J].兰台世界,2012,08:57-58.

[5]叶健.试论高职院校学生学籍预警机制的构建[J].高等职业教育(天津职业大学学报),2007,06:71-73.

[6]教育部学生司.普通高等学校学生管理规定解读[EB/ OL].百度文库http://wenku.baidu.com.

[7]丁福兴,隋爱红,蔡熹芸.高校学生学业预警机制的程序设计与优化[J].成都中医药大学学报(教育科学版),2009,01:4-5.

A Study on the Prevention Mechanism of Abnormal Change of Students' School Roll at Universities

LIN Xurun,YANG Fan,HUANG Longteng
(Teaching affair office,Shenzhen Institute of Information Technology,Shenzhen Guangdong 518172)

Management of school roll is an important component in student management at universities.It concerns student's learning qualifications,status and certification.According to the current state of abnormal change,we have cleared up the causes of the change.Combined with the practice of teaching management experience,we set up the alarm mechanisms for the abnormal change of student roll.

higher education；management of student roll；abnormal change；prevention mechanism

G647.33

A

1672-6332（2015）02-0027-04

【责任编辑:羊玲】

2015-05-11

深圳信息职业技术学院第五批校级教研项目（项目编号：JY2013235）

林徐润（1975-），男(汉)，广东揭阳人，副研究员。主要研究方向：数学教育与职业教育。E-mail: linxr@sziit.com.cn