石旭辉

[摘 要]信息时代如何加强档案管理，使档案信息成为现代医疗卫生管理重要手段之一，这是新时代各级医院尤其是基层医院面临的新课题。本文从基层医院档案信息管理的实际出发，通过分析信息化时代医院档案管理工作特点以及重要性，针对性地提出应对措施，为基层医院档案管理工作提出参考。

[关键词]基层医院;档案管理;现代化

医院档案是行政、科研、后勤、资产管理及其他各项工作中直接形成的，具有保存价值的文字、图像、音像等具有不同载体的历史记录，是医院发展历史的缩影，它在医疗改革、科学研究、提高管理效能、维护医院权益等方面起着举足轻重的作用。信息时代下，档案信息化浪潮席卷各行各业，因此对医院档案进行现代化建设势在必行。

1.医院档案现代化建设的主要内容

1.1文书档案的现代化管理：文书工作是档案工作的基础。为适应新形势下的工作需求，把收到的文件用计算机登记，按照批办的次序在网络内传阅，并设定传阅时间和批办时间。若传阅文件未及时返回，催办程序会发出信息，提醒承办人及时阅文，并对处理完毕的文件进行自动管理，大大减少了文书处理部门的工作量，减轻了档案人员的负担，缩短了决策时间，节约了成本，使得医院决策的效率大大提高。

1.2人事档案的网络化管理：随着社会信息化进程的加快、社会人员流动性大大增加，准确、迅速地提供人事档案信息尤为重要。根据人事档案的特点，运用现代化手段，建立和完善人事档案的信息化、网络化建设，从实体管理向网络管理转变，实现人事档案的动态管理，把日常工作中遇到的问题分门别类，实现查阅统计、档案变更、报表处理、系统维护等多种功能的管理。不但便于管理部门管理、监督，也便于个人对自己档案的了解。

1.3病历档案的网络化管理：随着医学事业的发展，各种新的治疗手段不断出现。将各种微创性手术的开展包括腹腔镜、胸腔镜下各种手术的名称进行分类，运用计算机综合查询分析功能，将各类手术及疗效情况进行分类汇总，通过网络提供给各临床科室，便于医务人员查询、分析、讨论，进而编写相关的学术论文。病历档案也包括医学影像图片的储存和查询，使得医护人员及患者可以方便的查询。

1.4设备和后勤管理档案的网络化管理：设备和后勤所管理的医疗及后勤设备是医院固定资产的重要组成部分，对于医院投入产出分析、医院资产汇总管理具有重要作用。对于这些设备的采购时间、采购价格、维修情况、出借情况、报废处理的资料形成档案，输入计算机系统，通过网络达到有权限的共享，不但便于设备和后勤科室对于医疗和后勤设备的管理，也便于各使用科室对本科室设备的管理。

2.基层医院档案管理中存在的问题

2.1基层医院档案管理意识淡薄：首先表现为医院领导层对档案管理工作不重视。其次表现为医院员工的意识淡薄。由于档案管理工作不能直接创造经济效益，因此，医院的档案管理工作一直没有被真正重视起来。

2.2基层医院档案管理制度不健全：在医院管理中，大多数医院一般都按照卫生部门要求制定了适用于本院的较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责则较少，没有相关的制度和检查考核措施。制度的不完善必然会导致管理工作的不到位甚至漏洞百出。

2.3基层医院档案管理人员素质参差不齐：表现为专业出身的人员少、专业知识老化、知识结构不合理、学历低、现代科学知识贫乏及高层次的档案专业人才较少，这些已不适应新形势下的档案事业发展。

3.基层医院档案管理现代化发展的对策

3.1强化档案现代化管理的认识：强化档案信息化建设水平的高低，取决于医院领导的重视程度。领导如果能将档案的现代化建设提高到医院发展战略的高度去对待，加大档案信息建设的投资力度，改进管理手段，将对档案现代化建设起到极大的推动作用。

3.2加强基础设施和人才队伍的建设：要加大资金投入力度，保障档案信息化建设所必需的软、硬件配套设施齐全。同时必须加强人才培养储备，采取“请进来，送出去”等多种方式，开展业务培训，积极引进档案专业人才和计算机专业人才，为档案信息化建设提供必要的人才保障。

3.3消除部门障碍，保障档案安全：现有的基层医院各个科室之间相对独立，组织界限分明，这不仅妨碍了各科室之间的沟通，也给档案信息的收集与编研造成障碍。所以必须淡化科室的概念，消除医院科室之间的界限，改变各自为政的局面，加强横向联系，实现“无缝隙”管理，使医院各个部门的信息能及时汇集到档案管理部门。

3.4重视并加强档案信息安全管理：首先档案管理者应提高安全防范意识。要充分认识到档案是对医院多年来建设和发展过程的历史记载，一旦丢失或损坏，就会造成永久不可逆的损失，所以务必保证档案实体完好无损，对涂改、丢失或擅自销毁档案等行为坚决预防和制止。其次要加大经济和技术投入，确保医院电子文件的安全。档案管理部门必须要配备专门的档案安全人员，对档案的安全实行专业化管理。

综上所述，信息时代既给档案工作带来了严峻的挑战，更为其带来了极好的机遇。只要我们能够抓住机遇、更新理念、注重人才培养和新技术应用，调动医院各职能科室积极参与配合，确定科学的发展战略，基层医院档案管理的现代化工作必然会适应时代的发展;实现历史性的飞跃。

参考文献：

[1]苏红艳，《现代医院档案管理工作的创新》，中国病案，2009，10（4）31-32

[2]牟峰等，浅谈医院信息化与电子档案管理[J].中国医疗前沿，2007，（14）