姜玲玲

[摘 要]随着我国科学技术的迅猛发展以及信息化计算机时代的到来，在高校档案管理中实施信息技术已经成为了大势所趋。近年来，各大高校不断扩张，学校人数与日俱增，给高校的档案管理工作带来了严峻的挑战。信息化技术的出现有效缓解了档案管理的复杂局面，提高了相关工作人员的工作效率，使档案信息更加健全完善。针对这样的新局面，本文就结合各大高校档案管理的现状，简单阐述一下信息化技术对其的重要影响，并提出行之有效的对策予以管理，从而提高工作效率，保证管理的有效性。

[关键词]信息化技术高校档案管理影响有效对策

进入21世纪以来，计算机、互联网等新兴技术飞速发展，信息化时代已经随之到来。现如今，我国的很多工作单位都在运用高新技术进行作业，在很大程度上提升了人们的工作效率。伴随教育教学改革和高校扩张的新局面，将信息化技术融入高校档案管理工作中已经势在必行。其在管理中的具体应用，能够最大限度的扩展档案管理的功效，发挥其为学生服务的巨大功能，从而更好的满足学校建设的需求，促进我国高校档案管理工作水平的进一步提升。

一、信息化技术对高校档案管理的影响

（一）提高了管理人员的工作效率

信息化技术是近年来各大高校积极引进的档案管理新手段，其在具体运用中的最大影响就在于实现了人力、物力的节约，提升了管理效率，具体来说有以下几点。

第一，将信息化技术引入高校档案管理工作，能够将传统的纸质档案形式转化为电子档案，在节约档案存储空间的基础上实现了数字化管理，便于管理者随时提取所需的资料，并避免了以往纸质资料容易破损的问题，提高了相关人员的工作效率；第二，缩短了信息编写的时间。众所周知，高校档案数量众多，学校相关人员如需对资料进行修改和加工，就势必会经历一个“选题—选材—编辑—出版”的过程。这样一来就会消耗大量的时间，浪费不必要的精力。利用信息化技术，能够最大限度的简便其具体流程，采用机读的形式可以实现档案的及时加工，从而提高工作效率；第三，提升检索效率。传统的档案管理工作必然要进行手动检索，档案管理人员需要先查看目录，再进行查找，有时还会因年限久远而出现信息篡改的现象，其检索过程相当复杂。利用信息化技术能够减少检索时间，从而保证快速工作。

（二）实现了档案资源的信息共享

众所周知，档案对每个人都具有非常重要的意义，是人们学习、工作情况的总结，在求职、升学等过程中都要加以利用。但是，以往的档案管理形式相对繁琐，一旦上级部门或其他单位需要对学生的档案进行查看，就要经历一个复杂的环节。将信息化技术运用到高校档案管理工作中，能够实现资源的实时共享，学生的资料可以通过计算机终端进行及时传递，从而做到对档案信息的分类提取和准确分析，满足社会各界对档案的不同需求。

（三）促进了高校档案办公的透明化

在传统的档案管理模式中，学生很难看到自己的档案内容，不利于对其进行检查。信息化技术在高校档案管理中的运用，为工作的公开透明奠定了基础。各大高校通过在网络上建立档案的手段，可以让学生及时查阅自己的信息内容，这样一来不仅能够增强学生对自己的了解度，还能够对档案管理者的工作进行有效监督，促进高校办公的透明化。

二、提升高校档案管理工作信息化的主要措施

从上述文章中，我们已经清晰直观地看到了信息化技术对高校档案管理工作的积极影响。为了切实达到档案有效管理的要求，各院校一定要找到提升管理能力的关键措施。

第一，加大资金投入力度。高校档案信息化管理的实现，要以先进的设备设施作保障，要以现代化技术作支撑。因此，各大院校一定要加大资金投入力度，引进最先进的计算机设备，紧跟信息化建设的步伐，做好基础设施建设。

第二，提高高校人员对信息化技术运用的认识水平。想要从根本上保证信息化技术的有效建立，确保档案管理新方法的运用，就一定要转变人们的思想观念，提升高校人员的认识水平。具体来说，各大高校要加大宣传力度，为信息化技术的应用创设一个良好的氛围，适时的对相关工作人员进行培训，从而提升管理水平。

第三，不断提升高校档案管理人员的素质能力。档案管理人员的素质水平是确保管理工作有效进行的关键，为了适应现代化建设的新需要，高校档案管理人员一定要切实提升自己的能力素养。首先，高校要做好人员聘用工作，聘请具有档案管理资格的人员入职，并做好岗前培训；其次，要开设公开课堂，定期组织学习，教会档案管理者使用现代化信息设备，提升他们的能力素养；再次，高校可以实施“引进来与走出去”并存的发展战略，积极引进优秀人才并派遣有能力的员工对外交流学习，开阔他们的视野；最后，档案管理人员自身也要明确信息化技术的重要作用，并利用业余时间进行系统学习，完善自我。

三、结束语

总而言之，随着我国高校建设的不断完善，其档案管理工作面临着越来越大的困难，传统的工作方法已经无法适应社会发展的新形势，不能满足日益进步的新要求。为了切实提升工作效率，做到科学管理，各大院校一定要将信息化技术应用到高校档案管理中来，不断提升相关人员的素质能力，加大资金投入数量，积极引进新设备，并充分发挥其巨大作用，实现资源的共享，从而更好的为学生、为教师、为教学服务。

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