刘宝云

摘 要：材料缺失最容易出现的环节就是档案交接的过程。档案具有全面性、现实性、动态性等的特点，但当前档案在交接过程中存在许多问题，应从人员素质、制度建设、工作程序与信息技术方面进行解决。

关键词：档案移交；问题；措施

做好档案交接工作，不仅是明确档案人员责任，维护档案安全完整，确保工作连续不断有序进行的需要，而且也是《档案法》及《档案法实施办法》赋予档案人员的职责。

1 档案接交工作中存在的问题

1.1 档案交接不及时

一些科室负责人对档案交接工作不够重视，导致档案应交未交，交接不及时。 有的甚至会将有价值的材料当作多余的废物处理掉。

1.2 档案交接手续不严密

档案人员交接是一项认真细致、手续严密，责任重大的工作，而一些档案室专职人员工作责任心不强，移交不按程序办事，手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签的字也不签，造成工作的遗留和积压，甚至使档案资料遭受损失。另外多数档案人员是先被安排到档案工作岗位，再参加培训取得岗位资料证书。因此，有些档案人员接手时都是前人怎么交，自己就怎么接，看不出问题，更提不出问题，也难以完成各项清点核对工作。

1.3 声像档案交接不重视。

有些拍摄人员缺乏全局观念。档案意识不强，仅考虑科室或个人工作方便，致使部分声像档案长期在科室或个人电脑保存，不移交档案室统一管理保存，特别是随着人员变动，造成声像档案的失控和流失，致使单位档案不完整，严重影响了血站声像档案的长久保护和开发利用。

2 档案交接工作应采取的措施

2.1 加强领导，完善移交措施

档案交接是单位档案管理中的重要环节，应引起单位的重视，尤其是单位负责人应把档案交接工作摆上重要议事日程，在档案人员离岗或调动工作时要把好关，做到档案人员离职离岗先办理工作交接手续，然后再办理调动手续，对未办理档案交接手续的档案人员，不得签发调动工作通知，不得办理工资转移手续，不得离开原工作岗位，并要把档案交接工作纳入单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。另外档案工作专业性很强，应当保持档案人员的相对稳定，以利于档案工作的稳定开展。

2.2 档案人员离岗离职前要认真做好档案移交准备工作

档案交接分为移交和接收两个方面，而认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。对于移交方来说，在正式移交之前主要做好五项工作：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到帐物相符、心中有数；二是对借出的档案要及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况；三是对未整理的零散文件材料要分类存放、清理排序，做到系统有序；四是按档案移交要求编制档案移交文据及表格；五是撰写档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做好三项工作：一是了解移交单位职能活动内容和工作活动情况；二是向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况；三是必要时要了解或检查档案移交准备工作情况。只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。

2.3 加强档案交接中的思想教育工作

档案交接工作中出现的问题，不单纯是档案人员的业务素质问题，其中一个十分重要的原因就是近几年来，一些单位忽视了对档案人员的思想教育工作，使得一些单位档案人员工作责任心不强。因此在档案交接的过程中要补上这一课，教育交接双方端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感，从而保证档案交接工作严格按照规定办理，使档案工作前后衔接起来。