段广燎

2013年7至10月，我随局馆（室）业务指导处深入到省属56个单位（其中一级单位37家、二级单位19家）进行档案工作年度检查。为期4个月的年检，发现现行档案实际工作中存在很多问题亟待解决。随着社会的不断发展和各项改革的不断深入，室藏档案案卷质量问题越发显得重要，它关系到每个单位的正常发展、关系到档案的现代化管理、关系到档案信息资源的开发和档案的提供利用。质量就是效益，室藏档案案卷质量不容忽视。

一、室藏档案中存在的案卷质量问题

1、文件制成材料方面存在的问题：（1）随着科学技术的不断进步，档案载体出现了多样化。但综合档案室纸质载体的档案仍是数量最多、最普遍的档案。有些文件材料使用的纸张质量差，已发黄变脆，老化破损。（2）用纸大小规格不统一，与卷内文件目录、卷皮等不配套，不但在装订时漏页、掉页，而且在利用过程中有二次磨损的现象。（3）有些文件的书写、记录、定稿、签署等，使用铅笔、圆珠笔、红墨水、复写纸等不耐久的字迹材料，出现字迹磨损脱落、扩散褪变，甚至看不清楚。（4）现在的电子文本仅限于存储在服务器、硬盘之中，没有很成熟的电子档案归档终端模式。

2、文件材料形成过程中存在的问题：（1）文件材料的内容、书写、格式不规范。文字表达中逻辑不严，造成理解上的歧义。记录书写时，字迹潦草甚至无法辨认。漏盖印章和签署，以姓代名、制发时间不详，没有主题词，等等。（2）文件材料不完整，不系统。……