信息化建设在人力资源管理中的应用与研究

2014-08-15尉氏县机关事业单位社会保险管理中心

河南水利与南水北调 2014年10期

□岳香（尉氏县机关事业单位社会保险管理中心）

0 引言

随着计算机技术、网络技术突飞猛进发展，各行各业都面临着巨大冲击，人力资源管理正由传统的手工管理模式向新型的信息化管理模式转变。信息化建设在人力资源管理中的应用将极大地提高人力资源管理部门的工作效率，降低管理成本，规范业务流程，优化基础管理。人力资源管理信息化建设，是采用先进的信息技术有效处理企业的人力资源管理部门各种信息，最终提供出一套比较完整的知识和解决方案。

1 人力资源管理的信息化建设的必要性

1.1 信息化推动了人力资源管理转型

当今时代是信息时代，每时每刻都搜集、加工处理大量数据信息，使信息更好地为社会服务。数据信息是事实，概念或命令的形式化方式的表示，方便了阅读、通信、转换或处理。人力资源管理中的会计、统计、资料管理和试验资料的整理等等，这些庞大信息的处理目前是离不开计算机技术。

信息化使人力资源管理部门从提供简单信息转变为决策者的知识和解决方案，随时随地向管理层提供决策支持，向人力资源管理专家提供分析工具和建议，建立支持人力资源管理部门积累知识和管理经验的体系。信息化人力资源管理的实施转变了传统的人力资源部门为成本部门的印象，通过成本分析，人力资源部门创造的价值可以以定量的形式表示出来。

1.2 信息化有利于提高管理效率，降低管理成本

人力资源管理需要大容量地收集、处理、存贮人力资源信息，传统手工操作模式目前是完成不了这些繁琐的工作的。信息化人力资源管理系统能大幅度地提高工作质量和效率，及时掌握整个人力资源管理系统的全面情况，提供系统的准确的人力资源信息，可以促进人力资源工作的规范化及各项管理制度与指标体系的建立和健全，从而提高行政管理水平。信息化人力资源管理系统能提供各种加工处理了的人力资源信息，以满足人力资源管理的特殊要求，适应新形势对职工队伍提出的新要求，帮助选择方案，实现优化决策。建立计算机人力资源管理信息系统是一种客观发展的必然趋势。

2 信息化建设在人力资源管理中的应用

2.1 办公自动化的应用

当今社会竞争越来越激烈，通过办公自动化提高工作效率可以让自己处于领先地位。人力资源管理工作中，主要可用来进行文字录入和排版、图形图像处理、报表处理、档案管理、文书编辑、信息查询、综合分析。其涉及面之广，数据量之大可想而知，若利用手工进行这些统计工作，存在着几个明显的问题，比如说统计资料缺乏准确性、及时性，需要花费大量的人力，物力，财力等。手工方法所表现出来的种种劣势，使人们慢慢意识到管理信息化已成为当代社会发展一股不可抗拒的洪流。办公自动化系统的投入，减轻了手工作业造成的查询、统计等方面繁重的计算工作，缩短了各职能工作的时间，特别是信息系统数据库使数据资料的保存变得轻松。

2.2 Internet功能的应用

随着社会的发展，Internet技术已经离不开我们的工作、生活、学习，当然人力资源管理同样也需要计算机网络技术的支持，电子邮件、远程登录、文件传输、网络对话、网络检索等等网络功能是提高人力资源管理工作效率的重要保证。电子邮件发展迅速，已成为教育界、科学界、文化界人员交往的重要信息工具，它是计算机网络最主要、最广泛、最受欢迎的服务，是人力资源管理部门对外通信价格便宜、传递速度快的工具。总之Internet已经逐渐成为人力资源管理部门获取信息的主要渠道，已经习惯于每天看新闻、收发电子邮件、下载资料和文件。

2.3 计算机网络技术应用

人力资源各个部门单个计算机的资源是有限的，要想实现共享数据和硬件资源，就必须将计算机连接起来形成网络，从而实现了资源共享和信息交流。人力资源管理的网络化可以提高工作效率，降低工作成本。人力资源管理的网络建设是整个信息化系统的核心部分，网络硬件建设是基础，交换机和布线是桥梁，服务器是网络中心，利用现代信息技术来改进管理模式，架构一个共享资源的平台，提高计算机和网络技术在人力资源管理中的应用程度，逐步提高人力资源管理信息化水平。自动化办公中的网络打印文档、部门内外的信息交流、网络查询、电子公告牌的发布、远程登录等业务都必须在这个网络平台上完成。

3 建设人力资源管理信息化的措施

3.1 采购必要的信息化设备

要提高人力资源管理现代化水平，首先购置或更换升级计算机，计算机能够自动、高速、精确地进行信息处理，是实现办公自动化、管理信息化的必需设备。其次要购置计算机网络及外围设备，计算机网络系统由硬件和软件两部分组成，硬件对网络的性能起着决定的作用，是整个人力资源管理系统的载体；而网络软件则是支持网络运行、提高效益和开发网络资源的工具。硬件有服务器、工作站、网络适配器、传输介质、交换机、路由器等设备；软件有网络系统软件、通信协议、网络工具软件及应用软件。最后要购置打印机、扫描仪等外围设备。

3.2 组建内部局域网和网站

随着网络技术的飞速发展，计算机网络的应用越来越广泛，办公局域网已成为现代企业、政府、学校等社会机构的基础性设施。随着人力资源管理部门办公自动化的需要，办公室使用的计算机数目越来越多，并且一些办公设备如打印机、传真机和扫描仪等也是工作人员所必须使用的。面对这种情况，最好的解决办法是组建一个办公室局域网，共享这些资源。办公室局域网的安装与配置，主要包括组建办公局域网的需求分析、软硬件准备、确定拓扑结构、局域网硬件安装、服务器端与客户端的软件安装与相关设置等内容。信息化以大力推进各级人力资源部门内部局域网建设和连接各单位的外部网建设为基础，建立人力资源网站或主页，为人力资源工作公开和人力资源信息的更好服务开辟新的渠道。

3.3 开发人力资源管理信息系统

人力资源管理信息系统是建立在数据库技术基础之上的软件系统，是指一个由具有内部联系的各模块组成的，能够用来搜集、处理、储存和发布人力资源管理信息的系统，该系统能够为一个组织的人力资源管理活动的开展提供决策、协调、控制、分析以及可视化等方面的支持。以日常工作信息化和人力资源开发等行业应用为主导，以人力资源共享信息为基础，整合利用行业人力资源工作相关的个人和业务共享信息，实现行业内外的人力资源数据的共享整合和开发利用，提高行业人力资源管理工作的科学化、规范化和现代化水平，更好地为行业事业发展服务。该系统能够提供一个高效便捷的人事管理平台，无论是企业员工信息还是人事管理信息，都可以实现智能化管理，同时与人员有关的经费开支等数据的核算和汇总都可以实现实时及时，既节省了时间，也减轻了人事管理者的负担。信息系统可以为人力资源管理部门之外的其他管理人员及员工提供各种形式服务。组织的高层管理人员可以在系统上查看人力资源的配置、重要员工的状况、人力资源成本的分析、员工绩效等。对部门经理而言，可以在系统上管理自己部门的员工，可以在授权范围内修改属下员工的考勤记录、审批休假申请、进行绩效管理等。对于普通员工，可以在系统上看本月薪资明细、累计福利、内部股票价值、内部招聘信息、各种人事政策、个人考勤休假情况、注册内部培训课程等。此类服务的提供，使得人力资源管理从以前的相对封闭变得开放，滞后管理变成超前管理，这些好处显而易见。

3.4 人力资源管理系统信息化的维护

作为人力资源网络管理员，要想让计算机网络正常运行，必须平时做好网络的保养和维护工作，需提高管理水平和故障排除能力，当网络出现问题时，才可能在第一时间内把故障消除在萌芽状态，以尽量减少不必要的损失。计算机的运行环境、数据的备份与恢复、计算机网络故障的检测与排除、办公软件的升级等工作做好了，才能保证设计工作、组织培训、招聘人员以及工资发放、档案管理等琐碎的具体工作效率高、不容易出错，进而顺利完成。当然计算机的安全问题也不能忽视，尤其是网络的广泛应用，使得病毒与黑客的攻击日益猖獗。要想利用网络保证人力资源管理顺利工作，就要注意网络安全，注意防范各种可能的侵害。

3.5 优化人力资源配置

通过合理内部分工，真正实现“能者上、庸者下、平者让”的人力资源管理新局面，从而保证人力资源管理信息化顺利开展；建立干部能上能下、员工能进能出的灵活竞争机制，实行公开、公平、公正的用人自主权，竞争上岗，择优录取，选拔有知识、有能力的员工到人力资源管理网络中心，维护网络运行，保证业务的正常进行；建立健全合理的员工准入、使用、退出机制，推行从业人员职业化进程，并根据不同岗位、不同层次，设计不同的用工期待和待遇，形成正常的流动机制，有效地促进人才市场，吸引高素质、高学历人才，保证人力资源管理信息化落到实处。